De pandemie heeft een enorme impuls gegeven aan de afhankelijkheid van digitale technologieën in een groot aantal industrieën. Accountants zagen zich genoodzaakt af te zien van lang gevestigde werkmethoden en binnen enkele dagen digitale praktijken in te voeren om hun klanten en hun bedrijven zo goed mogelijk te ondersteunen. In de meeste gevallen kozen accountants voor een nieuwe benadering van gedistribueerd, digitaal werken op grote schaal, in realtime.

Veel accountants hebben de digitalisering omarmd en hebben daardoor nieuwe kansen geopend. Maar de wereldwijde pandemie veroorzaakte ook een periode van economische en sociale onzekerheid, waardoor mensen uit hun evenwicht werden gebracht en omstandigheden werden geschapen waarin online cyberaanvallen kunnen profiteren. Pas onlangs noemde de Britse regering cyberkracht als een kernpijler van de nationale veiligheid.

Meer dan ooit moeten accountants en hun klanten de nodige beveiligingsmaatregelen nemen om hun gevoelige gegevens te beschermen en digitaal weerbaar te worden. Gelukkig zijn er nu boekhoudsoftwareoplossingen die processen naadloos in realtime integreren en betalingsworkflows van klanten, zoals salaris- en betalingsinvoeringen, veilig en allemaal op één plek kunnen beheren.

Hier hebben we de belangrijkste stappen uiteengezet die accountants moeten volgen, zodat ze digitaal street-smart kunnen worden.

  Haal de juiste technologie

Als eerste aanspreekpunt moeten accountants antivirus- en antimalwaresoftware in hun operaties introduceren, firewalls implementeren en op de hoogte blijven van de nieuwste versies van software en beveiligingspatches. Zo kunnen zij het beste voorbereid zijn om cyberaanvallen te mitigeren. Samenwerken met gespecialiseerde beveiligingsserviceproviders kan ook nuttig zijn en de Global Cyber ​​Alliance (GCA) heeft een lijst met effectieve beveiligingstools, waarvan sommige gratis te gebruiken zijn.

Accountants moeten ook kijken naar een gerenommeerde cloudserviceprovider. Deze aanbieders zorgen ervoor dat hoge standaarden worden gehandhaafd en dat de bedrijfsvoering betrouwbaar en veilig is en voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. Dit zal dan tijd vrijmaken voor accountants om zich te concentreren op wat echt belangrijk is, het leveren van uitstekende klantenservice.

Trainen, voorbereiden, handhaven, afschrikken  

Het opleiden van personeel om cyberaanvallen te herkennen en te vermijden is van cruciaal belang. Elke organisatie kan het slachtoffer worden van phishing-aanvallen of een toevallige beoordelingsfout, dus het is van cruciaal belang dat medewerkers worden opgeleid om online aanvallers voor te bereiden, op te sporen en uiteindelijk te vermijden. Interne opleiding zal ook kosteneffectief blijken te zijn. Maar het moet zo zijn ontworpen dat het personeel een beknopte handleiding geeft over wat goede beveiligingspraktijken zijn. Door medewerkers voor te bereiden op het herkennen van bedreigingen, kunnen accountantskantoren voorkomen dat er veel ontstaan.

Accountants moeten dan de tijd nemen om hun systemen voor te bereiden en ervoor te zorgen dat alle medewerkers toegang hebben, zodat ze gegevens zorgvuldig kunnen beheren. De beste manier om dit te garanderen, is door alleen toegang toe te staan ​​via een beveiligd privénetwerk of VPN. Het is ook van cruciaal belang om gebruik te maken van biometrie, of cloudgebaseerde beheersystemen voor mobiele apparaten en tweefactorauthenticatie om de authenticiteit en veiligheid van de apparaten van werknemers te bevestigen. Door systemen op deze manier voor te bereiden, wordt het digitale pantser van een bedrijf versterkt en worden cybercriminelen afgeschrikt.

Accountants moeten ook intern beleid afdwingen om de marge voor menselijke fouten glad te strijken. Het is verstandig om je te houden aan een beleid dat ervoor zorgt dat gegevens alleen rechtstreeks toegankelijk zijn vanuit cloudgebaseerde bedrijfssystemen en nooit worden opgeslagen op de apparaten van werknemers. Bovendien voorkomt software voor wachtwoordbeheer dat werknemers zwakke en ineffectieve wachtwoorden hebben of hetzelfde wachtwoord voor andere toepassingen gebruiken.

Onthoud uw zorgplicht en kies de juiste aanbieder

Het kan gemakkelijk zijn voor accountants om verstrikt te raken in nieuwe technologie, dus het is van vitaal belang dat ze hun belangrijkste zorgplicht nooit vergeten, namelijk het leveren van hoogwaardige, veilige diensten aan klanten. Cyberaanvallen kunnen niet alleen rampzalig zijn voor de bedrijfsvoering, financiën en reputaties van accountants, maar ze kunnen ook een enorme impact hebben op hun waargenomen betrouwbaarheid.

Overtredingen van wet- of regelgeving op het gebied van gegevensbescherming kunnen leiden tot boetes van de Information Commissioner's Office (ICO). Bedrijven moeten dus alle redelijke stappen kunnen bewijzen om naleving te bereiken en te waarborgen.

Door cloudtechnologie en door samen te werken met providers die robuuste en betrouwbare boekhoudsystemen kunnen leveren, kunnen accountants samenwerken met hun klanten om mogelijke inbreuken te voorkomen en hen te helpen snel te herstellen van digitale terugslag. Regelmatig beoordeelde, geteste en herziene plannen voor incidentbeheer en bedrijfscontinuïteit zijn daarom essentieel.

Digitaal veerkrachtig worden

We hebben uit de eerste hand de verbeterde voordelen gezien van de integratie van boekhoudsoftware met betalingstechnologie. Niet alleen worden de productiviteitsniveaus vergroot, maar door de operaties in de 21e eeuw te brengen, hebben bedrijven de tools om te concurreren in steeds concurrerender markten. Door vooruit te plannen en een op risico's gebaseerde best practice-benadering te volgen bij het gebruik van digitale technologieën, kan de veerkrachtige accountant zijn activiteiten met vertrouwen beheren.

Het is duidelijk dat voor elk bedrijf digitaal opereren de kans op inbreuken op de beveiliging, gegevens en cyberaanvallen kan vergroten. Voor accountants die dagelijks te maken hebben met grote hoeveelheden gevoelige financiële informatie, is het van vitaal belang dat ze vooruit plannen en een proactieve benadering hanteren. Maar dit mag niet ten koste gaan van hun kernrol en verantwoordelijkheden. Door deze drie stappen te volgen, kunnen accountants echt digitaal weerbaar worden.

Over Modulr

Modulr is de betalingstool voor accountants, salarisadministratiebureaus en financiële controllers die hen tijd bespaart en de administratieve lasten van betalingen verlicht . We houden van betalingen en werken samen met onze Accountancy Pathfinder-community om betalingstechnologie beter te laten werken voor accountants.

Dit artikel is bijgedragen door onze Pathfinder Lucy Cohen, mede-oprichter van Mazuma - de eerste op abonnementen gebaseerde accountancyservice in het VK. Lucy's rol in Mazuma is om het bedrijf vooruit te helpen door middel van innovatie, technologie en bedrijfsontwikkeling.