Als eigenaar van een klein bedrijf moet u in de val zijn gelopen door met veel taken in een beperkte tijd te moeten jongleren.
Hoewel er geen magische formule is om de juiste balans te vinden en je tijd naadloos te beheren, kun je je tijdsvaardigheden verbeteren om meer taken op je takenlijst te volbrengen.
We raken zo in beslag genomen als we aan meerdere taken werken, dat we meestal de neiging hebben om het belang van een takenlijst te onderschatten. Hoewel de meeste dingen in de zakenwereld van nature zeer onvoorspelbaar zijn en dingen elke seconde kunnen veranderen, kan het ontwikkelen van een takenlijst u helpen uw ideeën duidelijk te definiëren, uw gedachten te visualiseren en naar uw uiteindelijke doel toe te werken.
Houd er rekening mee dat u uw takenlijst in de loop van de dag mogelijk moet wijzigen. Je kunt ook de avond ervoor alle belangrijke opdrachten noteren, wakker worden met een frisse start en je concentreren op het leveren van de beste resultaten.
Hoe ongewoon het ook mag klinken, als de deadlines beginnen te naderen, kan het moeilijk zijn om door de bomen het bos te zien. We worden zo overweldigd door alledaagse taken dat we soms niet zien welke taken onmiddellijke aandacht vereisen. Met onmiddellijke aandacht bedoelen we de taken die een nadelige invloed hebben op het hele project als ze niet worden voltooid en mogelijk tot mislukking leiden.
Prioriteer, prioriteer, prioriteer. Bepaal de urgente taken en behandel de brandende problemen voordat u een eindeloze lijst met e-mails beantwoordt en minder tijdig belt.
Probeer ook niet om dringende problemen uit de weg te gaan omdat je weg wilt rennen uit een ongemakkelijke situatie. Als een van uw klanten bijvoorbeeld klaagt over uw service omdat hij een probleem heeft met de toepassing, moet u het probleem onmiddellijk oplossen en een mogelijke bevredigende oplossing voorstellen. U wilt uw klant niet laten wachten, omdat ze gemakkelijk overstuur raken en misschien zelfs besluiten uw diensten niet meer te gebruiken.
Dit soort problemen lossen zichzelf niet op en zullen je vaak aanvreten. Dan kunt u zich niet concentreren op kritieke taken.
Van eindeloze meldingen afkomstig van sociale media, je cel of mensen, er zijn veel onderbrekingen die je focus kunnen breken. Hoewel het noodzakelijk is om prioriteit te geven aan uw dagelijkse taken, is het ook belangrijk om wat tijd vrij te maken voor de zorgen die uw creatieve workflow onderbreken.
Plan wat tijd, een uur of zelfs twee, en noem het 'kantooruren'. Laat tijdens de kantooruren alle communicatiekanalen open en ga aan de slag met de informatie die van de buitenwereld komt. Op deze manier kunt u uw aandacht richten op het echte werk en de tijd die u verspilt aan minder relevante dingen minimaliseren.
Julie Morgensen, de auteur van het boek 'Nooit e-mail checken in de ochtend', stelt voor om minstens een uur per dag vrij te maken om je e-mails niet te checken. Ze beweert ook dat de beste tijd om het te doen 's morgens vroeg is, wanneer we energiek en enthousiast genoeg zijn om aan de taken met hoge prioriteit te werken in plaats van willekeurig onze e-mails te beantwoorden.
De gemakkelijkste manier om de paniek te bestrijden die het gevolg is van dreigende deadlines, is door vaste tijdvakken te creëren en zich hieraan te houden. Dit wordt timeboxen genoemd. Timeboxing helpt je om het werk op tijd af te krijgen en te voorkomen dat je taken maar door blijven slepen. Het maakt niet uit of je deadline over een dag of over een maand valt, de tijd die je nodig hebt om je taak te volbrengen hangt af van de tijd die je jezelf geeft. Zorg er natuurlijk voor dat u een haalbare tijd vastlegt en streef ernaar om uw deadlines met succes te halen.
Als u uw output wilt vergroten, overweeg dan te investeren in de kennis en vaardigheden van uzelf en uw team.
Door uw vaardigheden te upgraden, kunt u uw taken efficiënter en moeiteloos beheren, de algehele productiviteit verhogen en het meeste uit uw team halen. Als je bijvoorbeeld meer content van goede kwaliteit per dag wilt produceren, lees dan over nieuwe schrijftechnieken en blijf op de hoogte van trends door persoonlijke ontwikkelingsblogs van de A-lijst te lezen.
Met de opkomst van technologie is het bijna ondenkbaar om meerdere taken uit te voeren zonder tijdbeheer of communicatietools, zoals Slack of Hubstaff. Als u uw tijd wilt besparen bij het ordenen van bestanden en documenten, kunt u overwegen tools zoals Dropbox en OneDrive te gebruiken.
U moet uitgebreid onderzoek doen, de beste tools voor projectbeheer bekijken, en kies degene die bij uw workflow past. Als je aan een weekendproject werkt, is zoiets als Trello voldoende. Als uw projecten echter enkele maanden of zelfs langer duren, moet u meer kijken naar tools zoals Active Collab en Basecamp.
Een projectmanagementtool kan jou en je team helpen om elke dag een merkbare hoeveelheid tijd te besparen door een efficiëntere workflow te creëren. Hiermee kunt u niet alleen communiceren, maar ook afbeeldingen delen en brainstormen over ideeën in een kwestie van seconden. Het kan jou en je team ook helpen om op dezelfde lijn te blijven en te focussen op zinvol werk.
Je moet je niet alleen beperken tot PM en communicatiemiddelen. Identificeer de repetitieve taken die een aanzienlijk deel van uw tijd in beslag nemen en zoek naar apps die u kunnen helpen efficiënter te werken.
Ken je beperkingen. Rekening houdend met de steeds toenemende vraag van de markt, is het erg moeilijk om te ontsnappen aan de harde realiteit van het dagelijks moeten multitasken. Hoe graag u ook al uw dagelijkse taken zou willen kunnen uitvoeren, u moet zich ervan bewust zijn dat onze productiviteitsniveaus niet altijd hetzelfde zijn. Nadat u uw prioriteitenlijst hebt gemaakt, bepaalt u hoe productief u bent en hoeveel taken u op die specifieke dag aankunt. In plaats van jezelf te overbelasten, richt je je inspanningen op het doen van je best op de taken die voorhanden zijn.
