Als u een klein bedrijf runt, heeft u de keuze tussen kas- of transactieboekhouding. Bij contante boekhouding registreert u inkomsten wanneer contant geld wordt opgehaald bij een verkoop, hetzij op het moment van verkoop, hetzij wanneer een klant of creditcardmaatschappij het geld ophaalt voor een verkoop op krediet. Boekhouding op transactiebasis volgt algemeen aanvaarde boekhoudprincipes; u registreert inkomen wanneer u het verdient en er recht op krijgt, in plaats van wanneer u het ontvangt. U kunt van het ene type boekhouding naar het andere converteren door een combinatie van de laatste resultatenrekening en recente balansen te gebruiken.

Contante boekhouding op resultatenrekening

De resultatenrekening laat zien hoeveel er in de huidige periode is verdiend en uitgegeven. Als u kasboekhouding gebruikt, kunt u direct uit de resultatenrekening zien hoeveel geld u over de periode heeft ontvangen. Dat cijfer is de bovenste regel van de resultatenrekening, meestal aangeduid met inkomsten, verkopen, netto-omzet of verkoopopbrengsten .

Het omzetbedrag vertegenwoordigt het geld dat u daadwerkelijk van klanten heeft ontvangen voor de periode, ongeacht wanneer de verkoop is gedaan. Als u contante boekhouding gebruikt, geeft de resultatenrekening uw geldverzamelingen direct weer, zonder dat er aanvullende berekeningen nodig zijn.

Boekhoudmethode op transactiebasis

Als u GAAP volgt en boekhouding op transactiebasis uitvoert, erkent u inkomsten wanneer ze worden verdiend in plaats van geïncasseerd, en uitgaven wanneer ze worden gemaakt in plaats van betaald. Dit geeft een goed economisch beeld van de bedrijfsvoering, maar zegt niet veel over uw geldsituatie.

U kunt het bedrag aan contanten dat u voor de periode heeft verzameld, afleiden door te beginnen met de bovenste regel, inkomsten , op de resultatenrekening op transactiebasis. Dat cijfer pas je vervolgens aan met de wijziging debiteuren , een balansactief dat verdiend maar nog niet geïncasseerd geld vertegenwoordigt, gerapporteerd op de laatste twee balansen.

Als A/R is gedaald, betekent dit dat de winst- en verliesrekening uw kasontvangsten voor de huidige periode onderschat, aangezien de daling het geld vertegenwoordigt dat is geïnd uit verkopen - en verdiende inkomsten - in voorgaande perioden. Omgekeerd worden kasontvangsten te hoog gewaardeerd als de A/R toeneemt. Om kasontvangsten correct te vermelden, voegt u de wijziging in uitgaande toe aan de verkoopopbrengsten van de winst-en-verliesrekening .

Voorbeeld contant geld ontvangen van klanten

Stel dat u een boekhouding op transactiebasis gebruikt en uit uw huidige resultatenrekening blijkt dat u $ 100.000 aan verkopen hebt verdiend voor het afgelopen kwartaal. De balans van het einde van het vorige kwartaal toont uw uitgaande saldo op $ 40.000, terwijl uw balans uitgaande voor het einde van het meest recente kwartaal $ 30.000 was, een verschil van $ 10.000.

Dienovereenkomstig voegt u de $ 10.000 toe aan de omzet van de winst- en verliesrekening van $ 100.000 om te komen tot het bedrag aan contanten dat u in het laatste kwartaal heeft ontvangen, $ 100.000 + $ 10.000, of $ 110.000 . Als het uitgaande saldo was gestegen, zou u een negatief getal hebben toegevoegd, waardoor de kasontvangsten voor de periode zijn gedaald.

Rapportage van onverdiende inkomsten

Sommige bedrijven accepteren deposito's van klanten, wat geld is dat u ontvangt voor producten of diensten die nog niet zijn geleverd. Dit geld verschijnt niet in de inkomsten die worden gerapporteerd door een inkomensoverzicht op transactiebasis, omdat u het nog niet heeft verdiend. Het geld verschijnt wel als een verplichting, wat u verschuldigd bent, op de balans, meestal aangeduid als onverdiend inkomen.

Als u onverdiende inkomsten heeft, trekt u het vorige balansbedrag . af van de huidige. Trek dat verschil vervolgens af van de verkoopopbrengsten van de huidige winst-en-verliesrekening .

In ons voorbeeld, als het onverdiende inkomen voor het kwartaal van $ 8.000 naar $ 10.000 ging, trek dan het verschil, - $ 2.000, af van de aangepaste verkoopomzet om het totale contante geld te vinden dat voor het kwartaal van klanten is ontvangen. In dit geval is dat $ 110.000 - (- $ 2.000), of $ 112.000.