Samenvatting

Tot ziens, achterstallige debiteuren

Een paar jaar geleden werkte ik met een bedrijf met wat ik beschouw als een "gewone" debiteurenpositie:

• $ 1.000.000 aan vorderingen op maandelijkse verkopen van $ 1.250.000. Gemiddeld 25 dagen omzet in vorderingen.
• $60.000 van de vorderingen waren 90+ dagen na de factuurdatum.

Een jaar later waren ze gemiddeld:

• $ 625.000 aan vorderingen op maandelijkse verkopen van $ 1.300.000, of 14 dagen verkoop aan vorderingen.
• Slechts $3.000 van de vorderingen waren 90+ dagen na de factuurdatum.
• $45.000 aan oude vorderingen was omgezet in wissels die getrouw werden afbetaald en met een totaal resterend saldo van $39.000.

Hoe hebben ze het gedaan?

Voordat ik op het antwoord inga, zou ik willen suggereren dat achterstallige vorderingen een van de meest voorkomende en ernstige frustraties zijn waarmee ondernemers worden geconfronteerd –en een van de gemakkelijkst te vermijden.

In mijn werk als freelance CFO kan ik niet beginnen te tellen hoeveel vorderingen ik heb zien mislukken. Als je al langere tijd in een bedrijf van welke omvang dan ook bent, weet je waar ik het over heb.

Elke situatie is anders, maar ik heb ontdekt dat een algemeen patroon als volgt gaat:

1. Bedrijfsverkoper doet een verkoop aan een klant met weinig nadruk op betalingsvoorwaarden.
2. Bedrijf levert product of dienst, maar de levering loopt achter op schema of het eindproduct voldoet niet aan de verwachtingen van de klant.
3. Klant houdt alle betalingen in totdat het product of de service tot in de perfectie is verbeterd.
4. Het management van het bedrijf raakt gefrustreerd dat de klant wanbetaling gebruikt om hen te gijzelen totdat het herwerk is gedaan.
5. Er worden gespannen woorden uitgewisseld tussen het bedrijf en de klant.
6. Situatie daalt af in een zwart gat van wederzijds gebrek aan respect.
7. Oorspronkelijke factuur begint oud te worden in het AR-verouderingsschema.
8. CFO merkt de achterstallige vordering op tijdens de financiële beoordeling aan het einde van de maand en meldt dit aan het management.
9. Het management trekt een grimas en noemt de klant 'onredelijk', maar is 'vrij zeker' dat ze 'uiteindelijk zullen betalen'.

Tenzij je in het bovenste 95e percentiel van bedrijven zit, is dit een lijst die je me in je slaap zou kunnen voordragen.

Waarom achterstallige vorderingen een probleem zijn

De reële en verborgen kosten van achterstallige vorderingen zijn duizelingwekkend. Ze omvatten:

1. Opportuniteitskosten van managementtijd en energie die verspild wordt aan het afhandelen van de vordering.
2. Goodwill verloren bij een klant en een grotere kans dat de klant:- Niet opnieuw koopt. - Praat negatief over uw bedrijf tegen anderen.
3. Kredietrentekosten om operaties te financieren tijdens de niet-betalingsperiode.
4. Potentieel om de kredietlimiet te overschrijden, wat leidt tot een geldtekort en extra managementstress.
5. Loonkosten voor een boekhouder om overzichten te sturen en mogelijk facturen te herzien.
6. Kosten van CFO en accountant aan het einde van het jaar om de inbaarheid van rekeningen te analyseren.

Dit is geen volledige lijst. De negativiteit en het cynisme dat vaak voortkomt uit een debiteurenconflict, kan een reële impact hebben op de stemming van het management en het bedrijf. Het effect van deze en andere immateriële activa maakt het erg moeilijk om de volledige kosten echt te kwantificeren, maar het is waarschijnlijk hoger dan de meeste ondernemers denken.

Moet het zo?

De cyclus doorbreken

Hoe heeft mijn klant (en de selecte groep middelgrote bedrijven die op hen lijkt) de vorderingen in bedwang gehouden en zichzelf op een beter pad gebracht?

Hier is een 6-stappengids om de cyclus te doorbreken:

1. Implementeer een paradigmaverschuiving op deposito's . Veel te veel bedrijven en industrieën hebben een defaitistische houding dat het vragen om aanbetalingen "nooit zal werken in mijn branche". Ik ben het er respectvol mee oneens. Een aannemer vertelde me hoe ze naar een bouwconferentie waren geweest en legde aan collega-aannemers uit dat ze een aanbetaling van 10% op alle klussen eisten voordat ze met het project begonnen. Hun aannemersvrienden keken hen ongelovig aan en vroegen:"hoe doe je dat?"

   Hun antwoord? "We vragen er gewoon om."

   Het concept klinkt eenvoudig, maar ik sta versteld van het aantal ondernemers dat niet ziet hoe vooruitbetalingen in hun branche kunnen werken. Aanbetalingen werken in de boekhouding, de bouw, de detailhandel, de zorg... vrijwel elke denkbare situatie. Maar er is een managementteam nodig dat toegewijd is aan het concept en een verkoopteam dat zelfverzekerd genoeg is om simpelweg "om geld te vragen".

   Een correct geïmplementeerd aanbetalingsprogramma kan de vorderingen letterlijk negatief maken . Ja, dat lees je goed. Er zijn veel bedrijven die meer geld inzamelen dan waarvoor ze producten of diensten hebben geleverd. De aanbetalingen van de klant dienen als een kredietlijn die het bedrijf contant geld positief houdt. Dat is een extreem geval van het in toom houden van vorderingen, maar in veel situaties niet buiten bereik.

   Als bonus helpt een aanbetalingsvereiste om klanten te screenen die u uiteindelijk toch niet betalen. Het haalt ook een gekwalificeerde klant 'uit de markt', want als mensen ook maar een kleine cheque hebben uitgeschreven, is de kans veel kleiner dat ze blijven rondshoppen.

2. Creëer een cultuur waarin termen worden uitgelegd . Verkoopteams verkopen. Ze krijgen een vergoeding voor de verkoop. Vaak is die vergoeding gebaseerd op gesloten deals (niet op geleverde of verzamelde verkopen). De focus ligt op het krijgen van klanten om te tekenen op de stippellijn.

   De nadruk op het veiligstellen van de verkoop kan er echter toe leiden dat een cruciale sleutel tot incasso wordt genegeerd:betalingsverwachtingen vooraf aan de klant uitleggen.

   Dit is geen eenvoudige, onvoorbereide taak. Het houdt in dat:

   1. De klant heeft de mogelijkheid om te betalen.
   2. De mensen die het geld bij de klant beheren, zijn op de hoogte van de voorwaarden en stemmen ermee in.
   3. De klant begrijpt dat de bestelling niet doorgaat tenzij aan de voorwaarden wordt voldaan.

   Verkopers zijn notoir slecht in deze taken, tot het punt dat het zinvol zou kunnen zijn om iemand anders dit deel van de transactie te laten afhandelen. De ervaring heeft me echter geleerd dat het beter werkt als de verkoper het doet. Zij kennen de klant en zijn het best gepositioneerd om het juiste moment te vinden om de betalingscondities duidelijk te maken. Ze kunnen de termen onderweg ook versterken.

   Het moet door het management in de bedrijfscultuur worden ingebakken en deze verwachting moet van de verkoopmanager helemaal naar de nieuwste verkoopstagiair vloeien. Elk lid van het verkoopteam moet met een lichte angst leven om een ​​deal te sluiten zonder deze discussie.

3. Maak van herwerken een noodgeval . Niet-betaling heeft vaak zijn wortels in ontevredenheid van de klant. Dit geldt met name voor bedrijven in sectoren als de bouw, productie en detailhandel op maat. Daarom is een belangrijke manier om achterstallige vorderingen te voorkomen, het behandelen van herwerk als een bijna-noodgeval.

   Dit vereist een cultuuromslag waarbij het hele bedrijf betrokken is, niet alleen het verkoopteam. In een productieomgeving moeten de winkelchef en de productiemedewerkers zich er bijvoorbeeld van bewust zijn dat herbewerkingstaken prioriteit hebben. Het hele winkelpersoneel moet ook begrijpen dat kwaliteitscontrole niet alleen gaat om dingen van de eerste keer goed te krijgen, maar om betaald worden.

   Ik heb ooit met een fabrikant gewerkt die een "stop de persen"-benadering had voor herbewerking. Toen het product om welke reden dan ook terugkwam, wist de winkel dat die klus als eerste in de rij stond om opnieuw te worden opgebouwd. Wanneer cliënten zien dat er moeite wordt gedaan om hen gelukkig te maken, helpt dit de pijn van ontevredenheid te verminderen. De extra inspanning verkort ook de periode dat de klant het product of de dienst niet heeft besteld. Beide zullen een dramatisch effect hebben op de betaling.

4. Wijs de juiste persoon toe om dagelijks naar AR te kijken . Ja, dagelijks. En verrassend genoeg hoeft het niet de boekhouder of verkoopmanager of een eigenaar te zijn. Ik werkte met een bedrijf dat een bezorger had die de rol van ophaling op zich nam en uitstekend werk deed. Hij zou klanten gaan ontmoeten, met ze praten en achterstallig geld incasseren.

   De klant aan het begin van dit artikel had een persoon met een ongelooflijke benadering van collecties. Ze hield dagelijks bij wat er binnenkwam en wat er nog moest worden ingezameld. Ze nam dagelijks contact op (meestal telefoontjes) om het geld te laten stromen.

   Het andere dat ik van haar leerde, was de exacte procedure om geld op te nemen van trage betalers. Ze zou ze bellen en gewoon praten. Ze vroeg naar hen en hun bedrijf en hoorde hoe het ging. Uiteindelijk (en ze nam er de tijd voor) zou ze hun factuur naar voren brengen en vragen wanneer deze betaald zou worden. Steevast zeiden ze zoiets als:"Nou, we hebben een klant die ons donderdag betaalt en daarna zullen we een cheque op de post doen." Na het horen van zo'n opmerking, zouden de meeste mensen het laten gaan en hopen dat de cheque komt zoals beloofd.

   Niet zij. Ze hield nauwgezette aantekeningen bij en belde op de dag dat ze hadden gezegd dat hun klant ze betaalde. Als hun klant nog steeds niet had betaald, zou ze de volgende dag terugbellen en de klant gewoon vasthouden aan wat ze zeiden dat ze zouden doen.

   Mensen willen intrinsiek hun woord houden en dat stimuleerde ze door hen trouw aan hun engagement te herinneren. Met deze onophoudelijke follow-up betaalden ze niet alleen hun achterstallige rekening, maar betaalden ze in de toekomst vaak op tijd om de rompslomp te voorkomen.

   Een belangrijke opmerking hierover:je moet de "manier" vinden waarop de klant communiceert. Sommige klanten werken per e-mail, andere per telefoon, sommige met sms-berichten, enz. Maak niet de fout om de communicatiemethode van uw bedrijf te gebruiken en te verwachten dat de klant reageert.

5. Heroverweeg de voorwaarden voor vroege betaling . Als u stap 1 tot en met 4 correct uitvoert, heeft u misschien geen vervroegde betalingsvoorwaarden nodig. In mijn ervaring bieden de meeste succesvolle bedrijven echter korting als een klant een factuur binnen een korte periode (meestal 10 dagen) betaalt.

   Deze kortingen kunnen een dramatische impact hebben op de dagomzet in vorderingen. De klant waar ik in het begin naar verwees, zag hun vorderingen met 40% dalen binnen enkele maanden na het implementeren van een korting van 2% als deze binnen 10 dagen werd betaald. Dat gaf de betaalrekening een eenmalige pop van ongeveer $ 400.000.

   Als je rekent, is een korting van 1 of 2% voor betaling in 10 dagen een zeer hoge vergoeding om te betalen als je een paar dagen eerder geld op zak hebt. Zoals we eerder hebben besproken, brengen achterstallige vorderingen echter ook hoge kosten met zich mee. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om de hoge vergoeding te betalen om ze helemaal te vermijden.

   Een klant waarvoor ik werkte, bood een korting van 3% aan als de klant aan het begin van het project volledig betaalde. Als het alleen om de tijdswaarde van geld was gegaan, zou het een heel stomme stelling zijn geweest.

   Maar het ging niet alleen om het geld. Dit bedrijf verkocht een zeer op maat gemaakt product en hun klanten hadden steevast ten minste één onvervulde verwachting toen het product werd afgeleverd. Door het innen van contant geld vooraf uit de vergelijking te halen, werd het risico van het aantasten van de klantrelatie weggenomen door in het midden van de herbewerkingsfase om betaling te vragen.

   Een verwante maar andere benadering is om de vervaldatums van facturen eenvoudigweg in te korten. Dit concept komt van Xero, de leverancier van boekhoudsoftware. Door factuurgegevens van klanten te analyseren, hebben ze ontdekt dat "facturen met korte betalingstermijnen eerder achterstallig zijn, maar dat u uw geld nog steeds eerder krijgt dan wanneer u drie of vier weken de tijd geeft om te betalen." Dit wordt samengevat in de volgende afbeelding:

   Een woord van waarschuwing:korte vervaldatums zonder kortingen voor vroegtijdige betaling kunnen ervoor zorgen dat u er agressief en onredelijk uitziet, vooral in bepaalde sectoren. Bedenk bij het bepalen van een vervaldatum hoe u zich zou voelen als u uw eigen factuur zou ontvangen.

6. Gebruik wisselbrieven . Vaak hebben niet-betalende klanten cashflowproblemen. In plaats van door te gaan met "een dood paard te verslaan" door eindeloos te bellen of te bezoeken, werkt het vaak het beste om over te stappen op een wissel (in feite een formele lening).

   Ik denk aan een van mijn klanten die zeven jaar geleden een klant had die hen $ 100.000 schuldig was. Mijn cliënt stemde in met een betalingsplan en de eigenaren van het niet-betalende bedrijf (dat failliet ging) zijn tot op de dag van vandaag doorgegaan met het afbreken van het saldo. Door kleine maandelijkse betalingen, gecombineerd met een paar grotere afbetalingen, is het saldo nu ongeveer $ 20.000 lager. Als mijn cliënt ze hard had gepusht voor het hele bedrag in één keer of gedreigd had met juridische stappen, denk ik dat het grootste deel van de $ 100.000 uiteindelijk zou zijn afgeschreven.

   Deze methode was een hulpmiddel dat mijn cliënt in het openingsvoorbeeld gebruikte om verschillende grote vorderingen van>90 dagen te innen. Ze verplaatsten oude saldi van uitgaande naar schuldvorderingen en begonnen gematigde maandelijkse betalingen (vaak rond de $ 1.000 per maand) te innen, compleet met een redelijke rentelast. Het duurde ongeveer 3 jaar om de saldi terug te brengen tot $ 0, maar uiteindelijk werd vrijwel alles verzameld. En door enkele stappen 1-5 te implementeren, waren er geen nieuwe oude vorderingen die de plaats van de betaalde innamen.

   Hier zijn enkele tips voor het instellen van wissels:

   1. Ontmoet altijd persoonlijk om het papierwerk te bespreken en te ondertekenen, indien mogelijk. Rijd 3 uur als het moet.
   2. Vraag de klant welk maandelijks betalingsbedrag zal werken. Duw ze een beetje omhoog, maar niet veel. Ze moeten de betaling daadwerkelijk kunnen uitvoeren.
   3. Automatische opnames of vooraf geautoriseerde creditcardtransacties vereisen. De klant heeft al bewezen dat hij geen cheque kan opsturen; verwijder deze wegversperring voor hen.
   4. Bereken (redelijke) rente. Als het een knelpunt is, kunt u jaarlijks afspreken om de rente toe te passen op het saldo van de hoofdsom als ze getrouw de betalingen gedurende het jaar doen. De meeste bedrijven vinden het echter prima met een redelijke rentelast.
   5. Zorg ervoor dat je de vergadering verlaat met een ondertekend briefje en WAT GELD. Zelfs als het $ 25 is, zal de deal niet echt zijn voor de klant, tenzij ze afscheid nemen van hard geld. Zeer waarschijnlijk kunnen ze op zijn minst $ 250 of $ 500 betalen, of zelfs een veel groter bedrag, afhankelijk van het achterstallige saldo en de grootte van het bedrijf.

Het elimineren van achterstallige vorderingen is een mentaliteit

Het komt nogal eens voor dat bedrijven debiteuren door de kieren laten glippen. In sommige gevallen is er niemand die ijverig toezicht houdt op of zelfs echt geeft om de te ontvangen saldi. Als iemand er wel om geeft (meestal een eigenaar), hebben ze (vaak terecht) het gevoel dat ze de enige zijn die dat doet.

Dat brengt me bij het samenvattende punt:iedereen in de organisatie moet debiteurenbeheer begrijpen en er om geven. Het is handig om werknemers eraan te herinneren dat klanten, en niet het bedrijf, loonstrookjes voor werknemers uitschrijven. Elke medewerker moet duidelijk de directe lijn begrijpen tussen zijn acties en tijdige betaling door de klant.

De meeste stappen om achterstallige vorderingen te elimineren, komen ook overeen met de stappen om een ​​bedrijf goed te runnen en mensen eerlijk en respectvol te behandelen. Een zorgvuldige implementatie van deze stappen zal daarom niet alleen de vorderingen verminderen, maar uw bedrijf ook in een sterke positie brengen om vooruit te komen.