Na het doorbreken van een lage jaarlijkse omzet van zes cijfers, nam LendEDU, een door Y Combinator ondersteunde startup, de grote beslissing om zijn financiële en boekhoudfuncties in eigen huis te brengen. LendEDU, een website die consumenten helpt bij het leren kennen en vergelijken van financiële producten, waaronder studieleningen, persoonlijke leningen en verzekeringsproducten, wilde de bedrijfsgroei ondersteunen en tegelijkertijd efficiënter worden.

Gedurende deze tijd veranderde mijn rol bij ons bedrijf en werd ik Director of Finance &Operations, een nieuwe rol voor ons groeiende bedrijf. Eerlijk gezegd was dit ook een nieuwe rol voor mij, en samen besloten we dat we een onafhankelijke consultant moesten inschakelen om ons op weg te helpen.

Dit is het verhaal van hoe ons bedrijf zijn financiële en boekhoudfuncties intern heeft verplaatst met de steun van Toptal Finance Expert Andrew Fales.

Vroege moeilijkheden bij het vormen van onze boekhoudprocessen

In de zomer van 2017 was LendEDU een kleine startup die op verschillende vlakken een enorme groei doormaakte. Met consistente stijgingen in inkomsten, contant geld, klanten en werknemers, was het duidelijk dat officiële boekhoudprocessen en boekhouding spoedig noodzakelijk zouden worden.

Tot nu toe was LendEDU gericht op groei en de aspecten van het bedrijf die dit direct stimuleren. Het is begrijpelijk dat de beperkte middelen die het bedrijf tot zijn beschikking had, niet werden ingezet om officiële crediteuren- en debiteurenteams uit te bouwen. In plaats daarvan hebben werknemers met relevante vaardigheden en herkenbare verantwoordelijkheden deze aan hun takenlijst toegevoegd.

Tegen het einde van die zomer begon ons bedrijf na te denken over de voordelen die een officieel boekhoudproces zou kunnen bieden. Een snellere debiteurenomzet zou onze cashflow kunnen verhogen, methodes voor boekhouding op transactiebasis zouden ons kunnen helpen om de prestaties nauwkeuriger te analyseren, en een formele boekhouding zou ons in staat kunnen stellen om onze financiën efficiënt te beheren.

We hadden nu voldoende middelen om in dit aspect van ons bedrijf te investeren. Op dit moment leek het echter niet logisch om een ​​fulltime accountant in dienst te nemen, dus begonnen we onderzoek te doen naar uitbestede financiële teams die dit voor ons konden regelen. We kwamen een gerenommeerd bedrijf tegen dat zich richtte op het uitvoeren van boekhoudkundige handelingen voor startups. De uurtarieven waren exorbitant hoog, maar we dachten:"je krijgt waar je voor betaalt", dus gingen we verder.

Dit bleek een opmerkelijke vergissing te zijn. In augustus 2018 hadden we meer dan $ 50.000 uitgegeven aan onze uitbestede financiële afdeling, maar we hadden wel officiële maandelijkse financiële overzichten om dit aan te tonen. Onze inkomsten waren uitgesplitst per productlijn, onze uitgaven waren gespecificeerd en de opmaak was professioneel.

LendEDU's hogere uitgaven aan een uitbestede financiële afdeling

Er was slechts één probleem:we konden de cijfers niet vertrouwen. Het afsluitingsproces elke maand was een nachtmerrie. De vertegenwoordigers van het bedrijf dat we hadden ingehuurd, leken niet te begrijpen hoe we inkomsten verdienden, en ze waren niet geïnteresseerd in leren. Er werden lange e-mails uitgewisseld over verschillen in saldo, factureringsfouten en vragenlijsten, maar afstemmingen werden consequent naar de volgende maanden verschoven. Het proces was gebrekkig, de communicatie was verschrikkelijk en de klantenservice was verschrikkelijk. Het meest frustrerende van alles was dat het vertrouwen in onze financiële gegevens laag was.

De transitie naar intern starten

Na acht maanden geld naar dit externe accountantskantoor te hebben gesluisd en geworsteld om waardevolle resultaten te produceren, hadden we er genoeg van.

We besloten te overwegen om onze boekhoudfuncties in huis te halen. De voordelen van deze stap waren opwindend. Door de boekhouding intern te verplaatsen, konden we de maandelijkse financiële overzichten sneller, transparanter en goedkoper produceren. Het hardnekkige probleem was dat we nog steeds niet in staat waren om een ​​fulltime accountant in dienst te nemen en dat we geen handige CPA's voor het personeel hadden.

Op dit punt had ik de basis geleerd van het boekhoudproces dat we moesten opzetten en kon ik het grootste deel van het werk aan. Ik had echter iemand nodig met expertise om te overleggen over ons proces en, belangrijker nog, om mijn werk te controleren. Kortom, ik had iemand nodig die wist wat ik niet wist en iemand die niet alleen fouten kon identificeren, maar me ook kon helpen ze op te lossen. We hebben deze persoon gevonden bij Toptal. We hadden de site eerder gebruikt om een ​​softwareontwikkelaar voor onze website uit te besteden, en het was een geweldige ervaring. Deze keer hadden we iemand nodig met een boekhoudkundige achtergrond, bij voorkeur een CPA, die de sector begreep waarin ons bedrijf opereert.

Aanwervings- en onboardingproces

Nadat we de vacature op Toptal hadden geplaatst, ontvingen we talloze reacties van geïnteresseerde freelancers met indrukwekkende cv's. Binnen enkele dagen hadden we vijf telefonische interviews voor de volgende week.

We legden uit wat onze behoeften waren en vroegen hoe elke sollicitant ons kon helpen de boekhoudkundige problemen te vermijden die we in het verleden hadden ondervonden. We hebben een match gevonden met Andrew Fales.

Andrew is een CPA die een hoog aangeschreven belastingaccountantskantoor heeft opgericht dat gespecialiseerd is in verschillende aspecten van boekhouding en compliance voor startups. Andrew heeft gedurende zijn carrière ook voor tal van bedrijven in verschillende sectoren advies gegeven. Tijdens een telefonisch interview van 30 minuten legde Andrew een plan voor ons uit om een ​​intern boekhoudproces op te zetten. Hij zei dat hij goed was in QuickBooks en stelde voor dat hij me persoonlijk zou leren hoe ik door de software moet navigeren.

Bovendien leek Andrew volledig te begrijpen hoe ons bedrijf werkt en wat we probeerden te bereiken. Andrew zei dat het zijn bedoeling was om 'zich uit de baan te werken'. Zijn implicatie was dat hij ons wilde opvoeden om zelfredzaam te zijn, wat precies ons doel was. Zijn motivatie voor deze aanpak was het idee dat we hem zouden raadplegen in andere situaties die we tegenkwamen naarmate ons bedrijf volwassener werd, en dat is precies wat we hebben gedaan.

Maand One

Nadat we ons budget met Andrew hadden besproken, gingen we meteen aan de slag. In de eerste maand spraken Andrew en ik over Zoom voor 2-4 uur per dag, drie dagen per week. Ik gebruikte scherm delen terwijl hij me door de QuickBooks-software leidde, me snelkoppelingen leerde en de nadruk legde op boekhoudprincipes op transactiebasis die essentieel waren voor een nauwkeurige boekhouding. Er viel veel te leren. Elke keer dat ik een vraag had, had Andrew een antwoord. Elke keer dat er een fout was die hersteld moest worden, bood Andrew meerdere oplossingen. Binnen een maand hadden we een formeel boekhoudproces opgezet om toekomstige discrepanties te voorkomen en efficiënt te functioneren.

Maand twee

Tegen het einde van maand twee was ik in staat om onafhankelijk door QuickBooks te navigeren en close-out taken uit te voeren, zoals het afstemmen van bank- en creditcardrekeningen, het opbouwen van de loonlijst, het afschrijven van vooruitbetaalde uitgaven, het aanpassen van journaalboekingen en het produceren van officiële financiële overzichten.

Maand drie

Aan het einde van maand drie hadden we met succes nauwkeurige financiële overzichten voor het boekjaar 2018 opgesteld.

Maand vier

Tegen maand vier gebruikten we deze verklaringen als historische input voor inkomstenprojectiemodellen, kostenbegroting en ratio-analyse. Andrew heeft me niet alleen persoonlijk getraind om QuickBooks-software te gebruiken en me daarna te begeleiden, maar hij nam ook de tijd om de fijne kneepjes van ons specifieke bedrijf te leren kennen. Hij maakte gedetailleerde spreadsheets om de opbouw van de loonsom te berekenen, afschrijvingen bij te houden en uitgestelde/lopende belastingverplichtingen te berekenen. Met deze aangepaste bronnen kan ik zonder hulp complexe journaalboekingen maken.

Jaar 1

Het is iets meer dan een jaar geleden dat we Andrew hebben aangenomen en het vertrouwen in onze financiële gegevens is nog nooit zo groot geweest. Op dit moment spreek ik met Andrew via Zoom voor ongeveer 5-10 uur per maand, voornamelijk voor een evaluatie aan het einde van de maand en om vragen te stellen over eenmalige boekhoudkundige situaties die zich tijdens de periode hebben voorgedaan. Andrew heeft ons met succes geholpen bij het opzetten van een intern boekhoudproces dat efficiënter, nauwkeuriger en goedkoper is dan onze externe samenwerking ooit had kunnen zijn. Misschien wel het meest waardevolle is dat we een relatie hebben opgebouwd met een CPA en zakelijke professional die zich 24/7 voor ons beschikbaar heeft gesteld via Slack, telefoon, e-mail en Zoom voor elk advies dat we nodig hebben.

Projecten vooruit voor jaar 2

In 2020 beginnen we met onze jaarafsluiting 2019. Dit proces is meestal inspannender dan de gemiddelde maandelijkse afsluiting. In dit stadium is het van essentieel belang om alle noodzakelijke aanpassingen aan te brengen en een hoge mate van nauwkeurigheid te bereiken in onze financiële overzichten ter voorbereiding op het indienen van onze belastingaangiften.

Ook op onze takenlijst in het eerste deel van 2020 staat het gebruik van de QuickBooks-budgetteringstool. Dit stelt ons in staat om een ​​gedetailleerde vergelijkende analyse uit te voeren tussen onze geschatte budgetten en de werkelijke budgetten, wat ons uiteindelijk helpt om onze uitgaven te beheren. Andrew heeft me al een lijst met instructies gegeven over hoe ik me op dit project moet voorbereiden, zodat we in het nieuwe jaar van start kunnen gaan.