Misschien wil uw organisatie een teambuildingprogramma of een jaarlijks liefdadigheidsprogramma ontwikkelen. Wat de gebeurtenis ook is, dergelijke activiteiten kosten geld. Een eerste overweging bij de vraag of een programma al dan niet van een ruw voorstel naar realiteit kan gaan, zijn de kosten. Om de kosten te beoordelen, stellen bedrijven een programmabudget op.
Het formaat van een budget varieert afhankelijk van het bedrijf, maar standaardbudgetten bevatten een schriftelijk rapport waarin de kosten worden gedetailleerd en gemotiveerd. Een begroting bevat ook een spreadsheet waarin de kwantitatieve aspecten van de begroting, met name de kosten, worden belicht. Dergelijke uitgaven omvatten vaste en variabele kosten. Robert Carbaugh legt in het boek "Contemporary Economics" uit hoe vaste kosten betrekking hebben op gemaakte kosten, ongeacht de geproduceerde hoeveelheid of volume. Voorbeelden zijn administratief salaris, huur- of locatiekosten en machines. Variabele kosten daarentegen passen zich aan op basis van output of gebruik; materialen en inputs zijn soorten variabele kosten. Het berekenen van de totale waarde van deze uitgaven levert de totale programmakosten op.
Kenmerken van een programmabegroting zijn onder meer een schriftelijk overzicht van de verdeling van de kosten, mogelijke oorzaken van schommelingen in de verwachte kosten en de dekking van de uitgaven. Het rapportoverzicht rechtvaardigt elk van de vermelde aankopen en biedt soms oplossingen om de kosten van het project te verlagen. In sommige gevallen is een kenmerk van een programmabegroting een lijst met manieren om de uitgaven te dekken, inclusief fondsenwerving of het omleiden van middelen van een deel van de organisatie naar het project.
John Mutz, auteur van 'Fundraising for Dummies', legt uit hoe programmabudgetten moeten weerspiegelen hoe het bedrijf de kosten heeft gepland. Het verwachte kostengedeelte van het budget dat in de spreadsheet wordt beschreven, schetst de items die nodig zijn voor de uitvoering van het programma. De spreadsheet geeft ook de totale kosten weer, waarnaar meestal in het hele rapport wordt verwezen.
Een programmabudget helpt bedrijven de kosten te begrijpen en te actualiseren. In sommige gevallen kan het berekenen van de kosten duidelijk maken dat het bedrijf het gegeven programma niet kan betalen; als dit gebeurt, bespaart het bedrijf waardevolle middelen door geen programma te ontwikkelen dat het zich niet kan veroorloven. Of het budget illustreert hoe het bedrijf zijn oorspronkelijke plannen kan wijzigen in iets dat kosteneffectiever is. Sommige bedrijven gebruiken een programmabudget als voorstel:in deze gevallen kan het bedrijf dat biedingen van verschillende bedrijven accepteert, de meest effectieve en betaalbare keuze bekijken die door de leveranciers wordt aangeboden. Een budget wekt ook een gevoel van verantwoordelijkheid voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het doen van aankopen voor het project. Het management kan de informatie in het budget gebruiken om richtlijnen en verwachtingen met betrekking tot kosten te creëren.
Alvorens de kosten op te lijsten, moeten budgetanalisten informatie uit meerdere bronnen verzamelen met betrekking tot prijzen. Het bedrijf mag pas bepalen welk item voor het programma moet worden gekocht na het raadplegen van veel prijzen. Op dit moment moet het bedrijf zich ertoe verbinden het product te kopen of de dienst te gebruiken. Het gebruik van louter schattingen maakt budgetten onbetrouwbaar en ongefundeerd.