Verzekeringsmaatschappijen en de Internal Revenue Service zijn verre van vergelijkbare organisaties, maar soms hebben ze hetzelfde papierwerk nodig. Verzekeringnemers zullen misschien verrast zijn om een verzoek om een W-9-formulier van een verzekeringsmaatschappij te ontvangen, maar het is een veel voorkomend proces. Hoewel W-9-formulieren doorgaans in het belang zijn van de IRS en soortgelijke overheidsinstanties, kunnen ze ook verzekeringsmaatschappijen van belangrijke informatie voorzien, waardoor W-9-formulieren voor verzekeringen een geschikte methode zijn om verzekeraars de vereiste gegevens te sturen. W-9-formulieren zijn gemakkelijk in te vullen, en een aanvraag voor een door een verzekeraar zou u niet moeten storen.
Het W-9-formulier wordt formeel het verzoek om identificatienummer en certificering van de belastingbetaler genoemd. Het is een algemeen formulier dat de IRS helpt om elke belastingbetaler te "taggen" met het juiste identificatienummer. Het koppelt ofwel een burgerservicenummer (voor particulieren) of een werkgeversidentificatienummer (voor bedrijven en andere entiteiten) aan de locatie en naam van een bepaalde belastingbetaler. Het formulier bevat ook informatie over certificeringsvereisten, zoals het zijn van een Amerikaans staatsburger, en uitleg over verschillende bedrijfsstructuren en hoe de W-9-regels daarop van toepassing zijn.
Verzekeringsmaatschappijen vragen om een kopie van deze W-9-formulieren als onderdeel van de verwerking van verzekeringsinformatie. In deze gevallen zijn W-9-formulieren vaak de eenvoudigste manier om de nodige informatie te verkrijgen. Net als de IRS moet de verzekeraar de verzekeringnemer nauwkeurig identificeren. Het formulier combineert adresgegevens, naam, classificatie en het identificatienummer dat voor veel financiële doeleinden wordt gebruikt, netjes in één document. In plaats van een nieuw formulier te maken, vinden verzekeraars het gemakkelijker om eenvoudig een W-9 aan te vragen voor hun eigen administratie.
Niet alle verzekeraars eisen dat mensen een W-9 opsturen om in aanmerking te komen voor een verzekeringspolis. Meestal vragen verzekeraars alleen om het formulier als er een probleem is met de administratie. Als een verzekeringnemer bijvoorbeeld een claim indient voor een specifieke gebeurtenis, kan de verzekeraar zien dat het opgegeven adres niet overeenkomt met het adres dat hij in zijn dossier heeft of dat het burgerservicenummer of de naam iets anders is. Om het probleem te verduidelijken, zal de verzekeringsmaatschappij vervolgens om de W-9 vragen om ervoor te zorgen dat er geen frauduleuze activiteiten plaatsvinden.
Het ontvangen van een verzoek om een W-9-formulier van uw verzekeringsmaatschappij betekent niet dat u wordt verdacht van fraude of dat uw claim wordt afgewezen. Sommige verzekeraars werken hun gegevens zelfs elk jaar bij en kunnen als vanzelfsprekend om een W-9 vragen om ervoor te zorgen dat de informatie volledig is. Omdat het een belastingformulier is, heeft de W-9 veel gewicht op het gebied van financiën.