Volgens de 3rd Annual Accounting Firm Operations and Technology Survey is het gebruik van webportalen onder accountants-, belasting- en boekhoudprofessionals aanzienlijk toegenomen.

Het is gestegen van 52 procent in 2014 tot meer dan 75 procent vandaag. Nu de uitwisseling van digitale documenten en veiligheidsproblemen toenemen, zullen degenen die deze technologie nog niet hebben geadopteerd in de komende 12 tot 24 maanden aan boord komen, waardoor de 75 procent dichter bij een acceptatiegraad van 90 procent in het beroep komt.

Klanten verwachten dat informatie beschikbaar is wanneer ze die nodig hebben, ongeacht waar ze zich bevinden en zonder rekening te houden met de digitale mogelijkheden van uw bedrijf. Om aan die eisen te voldoen en, belangrijker nog, om documenten op een veilige manier af te leveren of uit te wisselen, hebben accountants en belastingprofessionals de waarde van webportalen ingezien. Voor degenen die de webportaaltechnologie nog niet hebben geadopteerd, is gewone e-mail niet voldoende; het biedt onvoldoende beveiliging bij het overdragen van documenten.

Twee belangrijke functies van webportals

Webportalen worden gebruikt om bestanden uit te wisselen en om bestanden te plaatsen voor toegang en herstel op een toekomstige datum. Het uitwisselen van bestanden kan bestaan ​​uit het heen en weer verzenden van back-upbestanden van QuickBooks, of het ondertekenen van opdrachtbrieven. Door voor deze zaken een webportaal te gebruiken, kan het bedrijf bewaarparameters instellen voor de documenten die worden uitgewisseld.

Voor het uitwisselen van back-upbestanden van QuickBooks kan een bewaartermijn van 30 dagen gelden. Wanneer u financiële overzichten of belastingaangiften in het webportaal van de klant plaatst, kunt u een bewaartermijn van drie tot vier jaar instellen, zodat u zeker weet dat bestanden die in de toekomst nodig zijn, gemakkelijk toegankelijk zijn voor de klant of het bedrijf.

Als een webportaal eenmaal is opgezet, is een van de weinige plaatsen waar bedrijven in de problemen komen, wanneer ze de klant niet toestaan ​​zijn eigen wachtwoord te beheren. Als klanten problemen hebben met inloggen, kan de mogelijkheid om hun wachtwoord te wijzigen ervoor zorgen dat ze de accountant niet bellen voor een administratieve taak zoals hulp bij het wachtwoord.

Vereiste functies van webportals

Er zijn verschillende vereiste functies bij het winkelen voor webportaaltechnologie. Onderzoek de webportaaltechnologie om er zeker van te zijn dat deze de volgende kenmerken heeft:

• Het gebruik van de webportal moet eenvoudig zijn. Klanten moeten gemakkelijk documenten kunnen uploaden en downloaden, anders gebruiken ze het niet.
• Er moet toegang zijn tot meerdere entiteiten vanaf één login. (d.w.z. individu, bedrijf, hun trustfondsen.)
• De accountant of belastingadviseur moet verschillende toegangsniveaus kunnen toewijzen aan eigenaren en werknemers van de klant. Een eigenaar kan bijvoorbeeld toegang hebben tot zijn eigen persoonlijke gegevens, de gegevens van het bedrijf en het trustfonds, terwijl de werknemers mogelijk alleen toegang hebben tot de gegevens van het bedrijf.
• Automatische melding verzonden naar het accountantskantoor of de klant wanneer een document door de andere partij is gepost.

Doc-It zal aanwezig zijn op Accountex op 23-24 mei, stand 1032