Voor veel ondernemers kan belastingaftrek voor reizen en entertainment (T&E) een mijnenveld zijn. Kun je een prospect meenemen om "Hamilton" te zien en de kosten van die theaterkaartjes op de eerste rij aftrekken? Als u met uw gezin meevliegt op zakenreis in Maui, kunt u dan hun vlieg- en hotelkosten aftrekken? Wat als u een Ferrari huurt om een klant langs de kust van Maui te rijden?
Bepaalde kosten voor zakenreizen zijn aftrekbaar zolang ze aan twee criteria voldoen:ze moeten "gewoon en noodzakelijk" zijn tijdens het zakendoen en ze moeten worden gedocumenteerd.
U kunt zakelijke kosten aftrekken, zelfs als een deel van de reis persoonlijke vakantietijd omvat. U kunt echter geen kosten aftrekken voor gezinsleden die u op zakenreis begeleiden, tenzij er een zakelijke reden voor hen is om aanwezig te zijn.
Stel dat je naar Maui gaat voor een driedaagse beurs en je man en zoon meeneemt, en dan twee dagen sightseeing als gezin doorbrengt. U kunt uw uitgaven voor de drie dagen van het congres aftrekken, maar niet voor de persoonlijke dagen. U kunt de uitgaven van uw gezin voor geen enkel deel van de reis aftrekken, tenzij er een echte zakelijke reden voor hen is om aanwezig te zijn (bijvoorbeeld als uw man in uw beursstand werkt).
De IRS definieert 'entertainment' als 'elke activiteit die algemeen wordt beschouwd als amusement, amusement of recreatie'. Dit kan het ontvangen van gasten omvatten op:
Een zakelijke discussie hoeft niet te resulteren in daadwerkelijke verkopen of zaken om de entertainmentkosten aftrekbaar te maken. De uitgaven moeten echter wel "direct verband houden met" of "geassocieerd zijn met" zakendoen of bespreken.
Entertainment dat plaatsvindt in een zakelijke omgeving is direct gerelateerd aan het bedrijfsleven. Voorbeelden hiervan zijn het hosten van een hospitality-suite op een brancheconferentie of een klant mee uit eten nemen na een beurs. (U kunt een maaltijd aftrekken als reis- of amusementskosten, maar niet beide.)
Dit soort entertainment vindt doorgaans plaats in een omgeving die niet echt bevorderlijk is voor het bespreken van zaken, zoals een nachtclub, een theater of een sportevenement.
Als het entertainment echter plaatsvindt voor of na een substantiële zakelijke discussie, wordt het over het algemeen als zakelijk beschouwd. Als een klant op maandag een vergadering heeft met uw team, op zondagmiddag naar de stad vliegt en u neemt haar mee naar een honkbalwedstrijd op zondagavond, dan zijn de kosten van dat entertainment aftrekbaar.
Over het algemeen zijn aftrekposten voor reis- en amusementskosten beperkt tot 50 procent van de kosten. Om te bewijzen dat uw inhoudingen legitiem zijn, moet u gedetailleerde gegevens bijhouden. Het is een goed idee om de uitgaven wekelijks te noteren (vaker tijdens intensieve zakenreizen). Records die "tijdig worden bijgehouden" (dat wil zeggen, kort na de gebeurtenis worden vastgelegd) wegen zwaarder door de IRS dan uitgaven die u een jaar later uit het geheugen reconstrueert.
Bewaar bij het opnemen van uitgaven voor reizen en amusement de bonnetjes en noteer het bedrag, de datum, de locatie en de zakelijke reden voor de onkosten.
Elimineer het gedoe van papieren bonnen door een app voor het bijhouden van uitgaven te gebruiken om bonnen te scannen of te fotograferen met uw smartphone. Zoek er een die integreert met uw boekhoud- en salarissoftware en rapportagefuncties biedt om u te helpen uitgaven te controleren.
IRS-publicatie 463 Reis-, entertainment-, cadeau- en autokosten, heeft meer informatie en voorbeelden om u te helpen reis- en entertainmentinhoudingen te begrijpen. Omdat dit gebied echter zo complex is, moet u met uw
