Gefeliciteerd, je hebt een nieuwe medewerker aangenomen! Het toevoegen van personeel is een spannende mijlpaal voor een beginnend bedrijf, en het is gemakkelijk om overweldigd te raken bij het voorbereiden van zijn of haar komst.
Volgens de federale wetgeving moet u controleren of een werknemer in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken. Binnen drie dagen na aanwerving moet u Formulier I-9, Verificatie van geschiktheid voor werkgelegenheid invullen , wat inhoudt dat goedgekeurde documenten worden beoordeeld om het staatsburgerschap of werkgeschiktheid van de werknemer te bevestigen. U kunt formulier I-9 downloaden op de website van de Amerikaanse staatsburgerschap en immigratiediensten (USCIS). Beter nog, om de nauwkeurigheid te garanderen, gebruikt u de I-9 formulier- en sjabloonset van ComplyRight. (Boetes voor onjuist ingevulde I-9's kunnen hoog zijn.) Hoewel u de I-9 niet bij de overheid hoeft in te dienen, moet u deze drie jaar na de indiensttreding van de werknemer of een jaar nadat de werknemer vertrekt in het dossier bewaren uw bedrijf, wat later komt.
Houd er ook rekening mee dat de USCIS zojuist een herziene versie van de I-9 heeft uitgebracht. Vanaf 22 januari 2017 mag u alleen de nieuwe versie van 14/11/2016 gebruiken.
Het IRS-formulier W-4 geeft het aantal toeslagen aan dat een werknemer wil claimen. Dit is belangrijk omdat het bepaalt hoeveel u moet inhouden op het salaris van de werknemer. Download dit formulier van de IRS-website of gebruik deze downloadbare PDF-versie voor een elektronisch dossier.
De IRS vereist dat u de loonbelastinggegevens (inclusief de W-4) bewaart gedurende ten minste vier jaar nadat de belastingen zijn betaald. Staatswetten op het gebied van archivering kunnen ook van toepassing zijn, dus zorg ervoor dat u dit controleert.
Als werkgever moet u een deel van het loon van elke werknemer inhouden voor belastingen en de belastingen afdragen aan de bevoegde autoriteit. Deze belastingen omvatten federale inkomstenbelasting, socialezekerheids- en Medicare-belasting en, indien van toepassing, inkomstenbelasting van de staat.
U kunt de salarisadministratie zelf beheren of overwegen om een externe salarisadministratie in te schakelen. Payroll-serviceproviders blijven op de hoogte van wijzigingen in de belastingwetgeving, houden automatisch de juiste belastingen in op het loon van een werknemer en sturen u zelfs herinneringen wanneer het tijd is om uw belastingaangifte te doen. Zoek naar een service die speciaal is ontworpen en geprijsd voor kleine bedrijven.
Elke staat heeft zijn eigen rapportagebureau voor nieuwe huur om ouders op te sporen die kinderbijslag verschuldigd zijn en deze niet betalen. U moet elke nieuwe aanwerving binnen 20 dagen na aanwerving aan dit bureau melden. (Vind het nieuwe-huurrapportagebureau van uw staat op de website van het Office of Child Support Enforcement.)
Afhankelijk van de wet van uw staat, moet u mogelijk ook staatswerkloosheidsbelastingen betalen voor uw nieuwe aanwerving. Deze belastingen financieren het werkloosheidscompensatieprogramma van de staat voor mensen die geen werk hebben. Verdiep u in de wetten in uw land en hoe u zich kunt registreren bij Business.USA.gov.
Als u eenmaal een bedrijf heeft met ten minste één werknemer, moet u federale en staats- (en in sommige gevallen stad of provincie) kennisgevingen plaatsen met betrekking tot bepaalde arbeidswetten (zoals het federale minimumloon en antidiscriminatiewetten). Deze berichten brengen werknemersrechten en uw verantwoordelijkheid als werkgever over.
Zowel federaal en staatsposten moeten worden weergegeven waar werknemers ze gemakkelijk kunnen zien. Telkens wanneer een overheidsinstantie belangrijke wijzigingen aanbrengt in deze officiële berichten, moet u de verouderde posters vervangen door bijgewerkte. Anders kunt u aansprakelijk worden gesteld voor boetes of loopt u het risico op rechtszaken.
Omdat het aantal vereiste detacheringen toeneemt - en het moeilijk is om alle voorschriften van verschillende instanties te volgen - vertrouwen veel werkgevers op een gerenommeerde detacheringsdienst. Dit kan u veel tijd besparen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf volledig aan de regels blijft voldoen.
Aanwerven is een essentieel en opwindend onderdeel van het opbouwen van uw bedrijf, maar u moet met elke nieuwe werknemer een specifiek actieplan volgen. Voor aanvullende begeleiding kunt u zich aanmelden voor een gratis informatieve webinar, "Hiring Your First Employee:A Guide to Getting It Right", gepresenteerd door ComplyRight namens SCORE.
Kun je het webinar niet bijwonen? Download de e-gids 'Dus jij wilt de baas zijn'. Beide bronnen geven u het vertrouwen en de knowhow om slim in te huren en ervoor te zorgen dat u geen kritiek detail onbeheerd achterlaat.
