Omdat uw organisatie elke dag zaken doet, zijn er veel bewegende (en niet-bewegende) onderdelen om alle facetten in harmonie te laten verlopen.

Twee essentiële elementen zijn uw inventaris en activa, die het overgrote deel van uw bedrijf uitmaken:van uw verkoopvloer tot de backoffice en het magazijn.

Voordat we ingaan op het beheer van uw activa en inventaris, laten we eerst kijken naar de definitie van elk:

• Activa – wat je bezit.
• Inventaris – wat je verkoopt.

Het lijkt vrij eenvoudig als het onder woorden wordt gebracht. Maar de organisatie en het beheer van grondstoffen of afgewerkte goederen in de productieruimte of de producten in de schappen van winkelmagazijnen – kan complex zijn. Het is nog ingewikkelder als u activa of inventaris bijhoudt met handmatige processen zoals pen-en-papier of spreadsheets, of als u deze onderdelen van uw bedrijf helemaal niet beheert. Als dit klinkt zoals jij, ben je niet de enige, volgens het Wasp Barcode State of Small Business Report .

• 48 procent van de kleine bedrijven beheert geen inventaris of gebruikt geen handmatige processen.
• 55 procent van de kleine bedrijven gebruikt handmatig activabeheer of houdt activa helemaal niet bij.

Wanneer dit geldt voor uw bedrijf, kunt u verkoopcijfers niet vertrouwen of echt weten of de mobiele apparaten van uw verkooppersoneel misplaatst zijn of ergens onderweg zijn "weggelopen". Zonder geautomatiseerd beheer kunnen menselijke fouten in de loop van de tijd oplopen, wat resulteert in onnauwkeurige rapporten en ontevreden bestuursleden wanneer de verkoop daalt en activa lijken te verdwijnen. En in de tussentijd keldert de klanttevredenheid als hun favoriete artikel nooit op voorraad is.

Assetbeheer:wat voor verschil zal het maken?

De activa van uw bedrijf zijn belangrijk. De items die uw bedrijf bezit, maken dagelijkse routines mogelijk - van bureaus, stoelen en computers in de frontoffice tot smartphones en scanners voor uw magazijn- en veldwerkers. Als u deze activa niet bijhoudt, is de kans groot dat u kostbare items kwijtraakt of kwijtraakt of dat ze oud of verouderd raken. Dit kan veel tijd en geld kosten.

Nick Heller, productiemanager bij het University of Phoenix Stadium, zei dat dit het geval was voor de productieafdeling van het Arizona Cardinals-voetbalteam. Omdat er geen activabeheersysteem was, wist hij nooit wanneer de apparatuur voor het laatst werd gebruikt of wie deze voor het laatst gebruikte als een item zoekraakte. Vaak zouden er meerdere evenementen op een bepaalde dag worden gepland, waarbij tot $ 100.000 dollar aan waardevolle apparatuur werd gebruikt. Het was onmogelijk om bij te houden wat waar was. Sinds de bemanning echter een assetmanagementsysteem heeft geïmplementeerd, hebben ze per evenement vijf tot twintig arbeidsuren bespaard.

Net als de Arizona Cardinals kan uw bedrijf de efficiëntie aanzienlijk verbeteren dankzij de volgende factoren.

• Itemgegevens beter beheren: Met een activabeheersysteem hebt u niet alleen in realtime toegang tot records, maar kunnen meerdere medewerkers het systeem tegelijkertijd gebruiken op één allesomvattende database, in plaats van meerdere spreadsheets. Dit voorkomt dat gegevens worden overschreven of rapporten worden ingeleverd met onjuiste informatie over activa.
• Houd grondige en nauwkeurige activagegevens bij:  Het gebruik van barcodescanners en labels zorgt ervoor dat u alle benodigde gegevens nauwkeurig vastlegt, zonder toetsfouten.
• Bereid en archiveer rapporten sneller: Zeg vaarwel tegen verspilde uren aan het doorzoeken van stapels spreadsheets om de gegevens voor rapporten te verzamelen. Met gebruiksvriendelijke tools download je gemakkelijk informatie. U kunt zelfs rapporten aanpassen aan de behoeften van iedereen die de cijfers nodig heeft:uw magazijnmanager, CFO of uw bedrijfsauditor.
• Beheer eenvoudig wijzigingsverzoeken: Wijzigingsverzoeken voor activa worden vereenvoudigd om een ​​goedkeuringsproces te creëren. En aangezien gegevens nauwkeurig zijn en in realtime worden bijgewerkt, beschikt u altijd over een volledige geschiedenis, wat vooral waardevol is tijdens een audit.
• Automatiseer activaoverdrachten: En een geautomatiseerde oplossing voor activabeheer biedt u de tools om naleving af te dwingen, de efficiëntie te verhogen en fouten en vertragingen bij het overdragen van activa te elimineren.
• Activiteiten onderhouden: Een beter budget voor vervanging van activa door de staat en het onderhoud van activa bij te houden met gebruiksvriendelijke logboeken van de activa die u momenteel in huis heeft.

Het is tijd om de balans op te maken van uw voorraadprocessen

Net als bij uw activa, moet u absoluut de voorraad van uw bedrijf volgen. Als u goed weet welke artikelen beschikbaar zijn om te verzenden en welke niet, is het bijna onmogelijk om uw klanten uitmuntend te bedienen. Dat is de plek waar Process Control Outlet (PCO), een wederverkoper van industriële elektronica, zich bevond. Zelfs na 13 jaar bestaan, had het bedrijf nooit de controle over zijn inventaris overgenomen.

"Toen onze verkoopvertegenwoordigers een bestelling ontvingen, moesten ze door het magazijn lopen om te controleren of de artikelen daadwerkelijk in het schap stonden", zegt Robert Gonzales, adjunct-directeur marketing en communicatie voor PCO. "Onze medewerkers hebben veel tijd verspild, en ze konden onze klanten niet het onmiddellijke antwoord geven dat ze verdienen."

Uw voorraad is de belangrijkste inkomstenbron, dus waarom het risico lopen verkopen te verliezen omdat u gewoon niet weet wat u in uw magazijnschappen heeft staan.

Dit zijn de voordelen — van het magazijn tot de verkoopvloer — van een voorraadbeheersysteem met streepjescodes.

• Diefstal onder controle:  Zonder nauwkeurig voorraadbeheer is het onmogelijk om te weten of ontbrekende items zoekgeraakt of gestolen zijn door klanten of werknemers. Dat wil zeggen, pas als het te laat is en je je verliezen moet slikken.
• Klanttevredenheid verbeteren: Niets maakt een woedende klant sneller dan altijd zijn favoriete product op te hebben. Zie het onder ogen, uw bedrijf heeft veel concurrentie en die persoon kan zijn bedrijf ergens anders heen brengen als u niet aan zijn behoefte kunt voldoen. Een voorraadbeheersysteem helpt bepalen of een artikel op voorraad is en helpt u het gemakkelijker te vinden. En het houdt natuurlijk bij welke artikelen niet op voorraad zijn en geeft alle bijbehorende informatie die nodig is om opnieuw te bestellen.
• Nauwkeurig financieel beheer :  Het heeft geen zin om een ​​jaar te gaan zonder kennis van de financiële gezondheid van uw bedrijf. Voorraadsystemen helpen u bij te houden hoe u ervoor staat, zodat u het hele jaar door toegang heeft tot nauwkeurige, realtime statistieken. Er zijn dus nooit verrassingen.
• Producttracking: Van jaar tot jaar is het nuttig om te weten wat verkoopt en wat niet. Deze informatie helpt u bij het plannen en nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen voor de toekomst. U voorkomt verliezen doordat producten te lang in de schappen liggen of omzet mislopen omdat producten te snel uitverkocht zijn voor de vraag van de klant.

PCO ervoer onmiddellijke terugverdientijd via voorraadbeheer, voor een bedrag van $ 35.000 per jaar. En de voorraadkosten werden met 50 procent verlaagd. Uw bedrijf kan uw bedrijfsresultaten ook een boost geven door de controle over activa en voorraad te nemen en uw bedrijf klaar te stomen voor succes in de toekomst.