Ondanks de enorme evolutie die het bedrijfsleven de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, is één ding nog steeds hetzelfde:tijd is geld, en verspilde tijd is weggegooid geld.
In de afgelopen jaren hebben veel onderzoeken aangetoond dat vergaderingen minimaal effectief zijn en de organisatie zelfs duizenden dollars per jaar kosten - een gezamenlijke 37 miljard per jaar, volgens Fuze.com. (Dit komt goed van pas als u de vergaderkostencalculator van Harvard Business Review gebruikt om een ruwe schatting te krijgen van de uitgaven voor vergaderingen van uw bedrijf.)
Wanneer uw hoofd stopt met tollen van het getal dat de rekenmachine u zojuist heeft gegeven, neem dan de volgende ideeën mee naar uw organisatie. U stopt met uitgeven, begint te sparen en wordt een effectiever bedrijf.
Elke vergadering wordt geïnitieerd door iemand, of het nu een manager, een medewerker of een leidinggevende is. Bij het leiden van 'slimme' vergaderingen, wordt deze persoon nu de 'vergaderingsleider'. Het is hun taak ervoor te zorgen dat de vergadering die ze leiden zowel efficiënt als effectief is.
Heeft uw organisatie voor elke bijeenkomst een duidelijk plan? Het antwoord is waarschijnlijk:"Nou, ik heb meestal in gedachten wat ik wil bereiken..." Als dit het geval is, ben je niet de enige; 63 procent van de vergaderingen vindt plaats zonder een vooraf geplande agenda. Toch geef je geen advertentiedollars of operationeel budget uit zonder een actieplan, toch? Dus waarom zou u meer dan $ 2.000 per vergadering uitgeven zonder die onderdelen op hun plaats?
Daarom is een pre-meetingformulier een onmisbaar hulpmiddel voor uw organisatie. Een eenvoudig formulier houdt iedereen verantwoordelijk voor de vergadering waar ze naar toe gaan.
Pas deze lijst aan zodat deze specifiek is voor uw organisatie en bewaar een sjabloon in Google-documenten. Dit maakt het voor medewerkers gemakkelijk om snel en gemakkelijk toegang te krijgen. Onthoud dat u tijd wilt besparen, niet meer wilt uitgeven.
Laat iedereen dit uitprinten of het op hun computer laten verschijnen. Hierdoor blijft iedereen bij het onderwerp en gefocust, inclusief de leider en de aanwezigen.
Als de verwachte tijd voorbij is, heeft dit gevolgen voor iedereen in de vergadering, inclusief het bedrijf als geheel. "Als vergaderingen overuren maken, verspilt dit niet alleen de tijd van mensen tijdens de vergadering, maar heeft het ook een negatieve invloed op andere projecten die moeten worden voltooid", zegt Peter B. Stark, president van Peter Barron Stark Companies.
De sleutel is om een tijdslimiet in te stellen, maar ook om mensen te laten vertrekken als de 'vergaderingsleider' die tijd overschrijdt. Als je lang na hun aanvankelijke eindtijd in vergaderingen bent gebleven, ken je het knagende gevoel dat je iets anders te doen hebt, maar niet degene wilt zijn die opstaat en weggaat. Deze regel houdt de leider scherp - ze willen niet de persoon zijn die werd weggestuurd. Maak het effectiever met een timer die op de muur wordt geprojecteerd (een van de taken van de "vergaderingsleider").
Maak gelaagde tijdopties voor de "vergaderingsleider" om uit te kiezen:
Als een vergadering langer dan een uur moet duren, overweeg dan om een formulier na de vergadering te vragen om er zeker van te zijn dat er rekening is gehouden met elk moment. Hoewel werknemers niet microgestuurd hoeven te worden, kost het creëren van een cultuur van efficiëntie in de organisatie tijd en volharding.
De meeste vergaderingen hebben een of twee laatkomers. Terwijl ze door de deur sluipen, fluisteren ze of zeggen ze:"Sorry dat ik zo laat ben," terwijl ze op hun tenen naar hun stoel lopen om te voorkomen dat ze iemand "verontrusten". Alleen al het feit dat ze te laat komen, verstoort de vergadering en schept ook een slecht precedent:
“Wachten op achterblijvers stuurt twee berichten. Tegen de achterblijvers zegt het dat het oké is om te laat op vergaderingen te komen. Aan de mensen die kwamen zoals gepland, zegt het dat hun tijd niet waardevol is. Begin elke keer op tijd met vergaderingen:de achterblijvers zullen leren om sneller te zijn en de reeds snelle werknemers zullen de maatregel waarderen”, leggen experts van The Office Club uit.
Opmerking:een of twee keer te laat zijn is redelijk, we hebben allemaal te maken gehad met slecht verkeer of last-minute crises, dus reserveer deze methoden voor chronische laatkomers.
Voordat u deze 'slimme' vergaderideeën naar uw organisatie brengt, ondervraagt u medewerkers, en vraagt u zich af wat zij van vergaderingen binnen de organisatie vinden en of ze waardevol zijn. Laat gedurende deze tijd iedereen, inclusief leidinggevenden, vertellen hoeveel vergaderingen ze wekelijks bijwonen. Dit is uw basislijn om te vergelijken met de 'slimme' vergadergegevens (verzend ongeveer dezelfde peiling een maand nadat u met deze nieuwe ideeën bent begonnen).
Houd bij, pas het aan en pas het aan terwijl u bezig bent om geen tijd meer te verspillen en geld te besparen.
