De lente - met overal nieuw leven dat opduikt - is de bron van menig impuls om opnieuw te beginnen. De traditie van de voorjaarsschoonmaak gaat ver terug en je kunt het toepassen op de rommel van bestanden en financiële administratie - papieren en virtuele - die zich in je leven hebben opgestapeld.

Zo ga je aan de slag:

1. Stel een doel

Een project als de lenteschoonmaak kan je levend opeten als je geen grenzen stelt. Bepaal wat je wilt bereiken. Je kunt altijd volgende week of volgend jaar weer aan het werk, dus maak het behapbaar. Enkele ideeën zijn:

• Ruim twee jaar oude belastingdocumenten op.
• Sorteer door een of twee dozen met oude papieren of lades van archiefkasten.
• Ruim de kast vol met oude papieren op.

2. Weet hoe lang je papierwerk moet bewaren

Laat je niet meeslepen en gooi alles weg. Dit is wat je moet bewaren en voor hoe lang:

Kopieën van uw belastingaangiften. Bewaar deze voor altijd. "Ze helpen bij het opstellen van toekomstige belastingaangiften en het maken van berekeningen als u een gewijzigde aangifte indient", zegt de IRS. Ook bieden oude belastingaangiften het bewijs - mocht u het ooit nodig hebben - dat u in die jaren belasting heeft ingediend.

Ondersteunende belastingdocumenten en kwitanties . De IRS raadt aan om ondersteunende documenten te bewaren zolang u kunt worden gecontroleerd of verantwoordelijk kunt worden gehouden voor de deponeringen. Hier zijn een paar vuistregels:

• De IRS zegt dat ze belastingen over het algemeen drie jaar terug controleert, dus bewaar gegevens ter ondersteuning van aftrekposten ten minste drie jaar nadat een aangifte moest worden ingediend of ingediend. De IRS zegt echter ook:"Als we een substantiële fout vaststellen, kunnen we extra jaren toevoegen. Meestal gaan we niet verder terug dan de afgelopen zes jaar.” Dus misschien wilt u de gegevens zes jaar bewaren om er zeker van te zijn dat u gedekt bent.
• Bewaar de loonbelastingadministratie zes jaar.
• Als je een frauduleuze belastingaangifte hebt ingediend, zit je voor altijd vast, dus bewaar ondersteunende documenten.
• Als je geen inkomen hebt opgegeven dat hoger is dan 25 procent van het brutobedrag dat je hebt opgegeven, ben je zes jaar lang aansprakelijk voor de IRS.

Documenten ter ondersteuning van een verzekeringsclaim. Vraag uw woning-, verhuur- of autoverzekeringsmaatschappijen of agenten welke documenten u moet bewaren - en hoe lang u ze moet bewaren - voor het geval u later documentatie nodig heeft om een ​​claim te onderbouwen.

3. Gooi papieren weg als u elektronische kopieën heeft bewaard

Neem voordat u documenten weggooit contact op met banken en financiële dienstverleners — inclusief uw 401(k)-provider — om te weten hoe lang zij elektronische kopieën van uw gegevens bewaren.

4. Back-up

Download elektronische kopieën van bank- en verzekeringsgegevens en andere belangrijke documenten naar uw computer. Maak er een back-up van op een aparte harde schijf of cloudopslag.

Het is slim om back-ups te hebben voor uw back-ups. Gebruik een tweede harde schijf of koop een abonnement op een altijd actieve back-upservice die constant de volledige inhoud van uw computer kopieert om cloudopslag te beveiligen.

5. Beslissen wat je wilt versnipperen

Sommige papieren artikelen, zoals oude kranten en handleidingen voor dingen die u niet meer bezit, kunnen worden gerecycled. Maar loop geen risico op identiteitsdiefstal door documenten met persoonlijke of gevoelige informatie in de prullenbak te gooien. Versnipper ze in plaats daarvan. Dergelijke documenten omvatten:

• Rekeningen voor nutsvoorzieningen
• Bewijzen
• Aangesloten bankafschriften
• Geannuleerde controles
• Correspondentie — tenzij het echt waardevol is

Weinig mensen zijn bereid om thuis jarenlang documenten te versnipperen. Maar als u een van hen bent, geef uw papiervernietiger dan regelmatig rust om oververhitting te voorkomen. Smeer het snijmechanisme vaak in of gebruik smeervellen voor de versnipperaar. Lees de instructies van de fabrikant voordat u de limieten van uw papiervernietiger test.

6. Koop een scanner en gebruik hem dagelijks

Ga aan de slag met het scannen en vervolgens vernietigen van documenten die u wilt bewaren. Organiseer uw computerbestanden zodat u ze gemakkelijk in de juiste mappen kunt plaatsen.

7. Maak een verzekeringsinventaris

Zowel huurders als huiseigenaren hebben baat bij het maken van een inventaris van bezittingen. Technologie maakt het werk vrij eenvoudig:

• Gebruik je smartphone om elk bezit in je huis te fotograferen waarvoor je een verzekeringsclaim wilt indienen als het gestolen of beschadigd is. Nog eenvoudiger:maak een video terwijl je door het huis loopt terwijl je items aanwijst en hun waarde beschrijft.
• Document kamer voor kamer. Inclusief het huis zelf, van binnen en van buiten. Documenteer voertuigen, auto-accessoires en interieurinrichting, sportuitrusting, tuinmeubilair, speelgoed en constructies.
• Noteer het bedrag dat je voor elk artikel hebt betaald en, indien mogelijk, wanneer je het hebt gekocht. Schrijf het op de achterkant van elke foto of verbind de informatie met de foto's op je computer.
• Fotografeer vanaf nu nieuwe bezittingen terwijl je ze verkrijgt. Bewaar hun bonnetjes bij je inventaris.

8. Controleer uw bankrekeningen — en koop nieuwe

Kijk jaarlijks naar uw bankrekeningen. Als je er te veel hebt, sluit dan de inactieve. Vernietig ongebruikte cheques en registers van oude accounts.

Er is geen excuus om kosten te betalen of een lage rente op uw rekening te krijgen. Gebruik ons ​​Solutions Center om een ​​betere rente op een spaarrekening te vinden.

Heb je een lenteschoonmaakritueel dat je kunt aanbevelen voor meer veiligheid en minder rommel? Deel het in reacties hieronder of op onze Facebook-pagina.