Bezig met laden…

Geschillen zijn vaak een obstakel waar een bedrijf zo nu en dan mee te maken krijgt. Er zijn veel soorten geschillen, zoals kwaliteitsgeschillen, factuurgeschillen, leveringsgeschillen, administratiegeschillen en nog veel meer. Bij al deze komt het factuurgeschil vaker voor. Kleine bedrijven zijn meestal afhankelijk van de cashflow die uit hun facturen wordt gegenereerd, dus een betwiste factuur kan leiden tot een blokkade in de bedrijfsvoering.

Gerelateerd: 5 effectieve technieken voor cashflowbeheer voor kleine bedrijven

Wat is een factuurgeschil?

Een factuurgeschil is wanneer een klant weigert het geoffreerde bedrag van de factuur te betalen onder vermelding van discrepanties. Het verschil kan een van de volgende oorzaken zijn:

• Datumfout
• Tijd
• Aantal
• Prijzen
• Artikelbeschrijvingen en andere

Veel voorkomende factuurgeschillen:

• De klant is niet tevreden met het product:

Dit geschil doet zich voor wanneer er een productmismatch is. De verwachting van de klant en de levering van het product door het bedrijf zouden niet overeenkomen. De opdrachtgever zal dus op grond van deze reden weigeren het geoffreerde bedrag te betalen. Soms, ook al zou de klant dat product in eerste instantie hebben besteld, hebben ze de neiging om van gedachten te veranderen, dus het bijhouden van de gesprekken tussen de klant en de leverancier kan helpen bij het oplossen van dit geschil.

• Timesheets:

Als het bedrijf diensten verleent, is het gebruikelijk om de klant zijn tijd te factureren. De dienstverlener moet de klant dus vooraf informeren dat de tijd in rekening wordt gebracht. Factuurgeschillen kan zich voordoen wanneer de opdrachtgever weigert te betalen voor de tijd die het bedrijf voor hem heeft besteed. Een opgenomen urenstaat lost dit soort situaties op.

Lees: Waarom is het essentieel om de juiste tijdregistratiesoftware voor uw bedrijf te hebben?

• Prijsgeschillen:

Meestal zijn dit soort factuurgeschillen komt het meest voor omdat de klant en de verkoper zullen onderhandelen over de kwestie van de prijs die voor de dienst of het product in rekening wordt gebracht. Dit probleem wordt meestal opgelost wanneer de klant en de verkoper een minnelijke oplossing bereiken door face-to-face te praten. Zo niet, dan is er de procedure voor factuurgeschillen optie.

Gerelateerd: Hoe kleine bedrijven hun financiën kunnen bijhouden

Procedure voor factuurgeschillen:

1. De verkoper op de hoogte stellen:

Volgens de wet inzake factuurgeschillen in de meeste landen moet de verkoper uiterlijk 21 dagen na ontvangst van de factuur op de hoogte worden gesteld van de afwijking. De klant dient een e-mail met de factuur als bijlage naar de verkoper te sturen met de redenen voor het weigeren van de betaling voor de factuur. Als de klant met een persoon heeft gesproken, moeten de datum van de communicatie, de functie van de persoon en de details van het gesprek worden vermeld.

2. Factuurbehandeling:

De volgende stap is de factuurcorrectie waarbij de klant de factuur moet bijvoegen met een factuurretourbrief met vermelding van de reden van retournering en de correctie die van de kant van de leverancier wordt verwacht. De klant dient een kopie van deze brief en factuur te bewaren. Er zijn veel fouten in de facturering die het bedrijf moet vermijden voordat ze ze naar hun klanten sturen.

Zodra de factuur is ontvangen, kan de verkoper de corrigerende actie starten tegen het factuurgeschil .

Tips voor het omgaan met factuurgeschillen:

1. Gegevens bijhouden:

Elk bedrijf moet alle e-mails en andere correspondentie bijhouden, samen met de factuurdetails van tijd, kosten en andere factoren. Dit record helpt in het geval de klant een factuurgeschil aankaart. De gegevens zullen als bewijs dienen wanneer de verkoper de claim van de klant weerlegt.

2. Duidelijke termen:

Onduidelijkheid in betalingsvoorwaarden leidt vaak tot factuurgeschillen. Een van de efficiënte manieren om met deze situatie om te gaan, is door de verkoopvoorwaarden duidelijk op elke factuur te vermelden. Door herinneringen naar klanten te sturen wanneer de vervaldatum voor de rekening nadert, kan een tijdige betaling worden gegarandeerd.

3. Citaten:

Offertes of schattingen zijn geen facturen. Facturen zijn waar de klanten worden gefactureerd en offertes geven een ruwe schatting van hoeveel het product of de dienst zal kosten. Het verzenden van een offerte of schatting helpt de verkoper om de exacte verwachtingen van de klant te kennen, en door hun goedkeuring van de offerte te krijgen, kan de verkoper het risico van betwiste facturen verkleinen.

4. Emoties:

Als je een betwiste factuur ontvangt, betekent dit niet noodzakelijk dat de klant gelijk heeft en de verkoper ongelijk, of omgekeerd. Bij het bespreken van het probleem moet de verkoper kalm blijven en zijn emoties onder controle houden, omdat het escalatie van de zaak voorkomt. Door alle feiten goed te onderzoeken, zal het veel gemakkelijker zijn om tot een minnelijke oplossing te komen. In het geval van een storing moet de verkoper deze accepteren en corrigerende maatregelen nemen, omdat dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen.

5. Software:

Investeren in goede facturatiesoftware is goed voor de business. Er is veel facturatiesoftware op de markt zoals ZapERP die automatisch facturen berekent en naar klanten verzendt. De software kan tijd en geld besparen als het gaat om facturatiegeschillen. ZapERP heeft functies waarmee u uw eigen factureringssjablonen kunt ontwerpen of de beschikbare aangepaste sjablonen kunt gebruiken.

Het beheren van facturen en rekeningen wordt eenvoudiger met ZapERP. Geniet van de krachtige integratie van ZapERP met Xero en ervaar eenvoudiger eCommerce-facturen en factuurbeheer. Alle facturatie en facturatie van Xero zijn goed te beheren met deze software. Meld u gratis aan!

Kortom:

Het probleem van betwiste facturen aanpakken is een van de grootste uitdagingen voor kleine bedrijven. Door ze snel op te lossen, kunt u de cashflow terugwinnen en het vertrouwen van de klant winnen. Door de algemene voorwaarden duidelijk te vermelden en met regelmatige follow-up, kunnen bedrijven tijdige betalingen van de klanten verwachten en ook het risico op factuurgeschillen verminderen.

Gerelateerd: 8 Factureringstips voor eigenaren van kleine bedrijven

Onze vrienden van Hubstaff hebben ook een interessant artikel over 'De 11 manieren waarop uw bedrijf kan profiteren van geofencing'. Heel handig als u uw personeelsbestand wilt koppelen aan facturering.

Afbeeldingscredits:
geldcrashers
WikiHoe
Bedrijfsadvies

Veelgestelde vragen over factuurgeschillen

Wat is een betwiste factuur?

Er is sprake van een betwiste factuur wanneer er twijfel bestaat over de nauwkeurigheid, volledigheid of kwaliteit van goederen of diensten die op een factuur worden gefactureerd . Het is in feite een discrepantie die aangeeft dat er iets mis is of niet klopt met de factuur.

Kan ik een factuur betwisten?

Ja, u kunt een factuur betwisten als deze u verkeerd lijkt. Elke klant heeft het recht om een ​​factuur te betwisten op geldige gronden. Facturen zijn niet juridisch bindend en de ontvanger van de factuur hoeft niet te betalen als hij er een probleem mee heeft.

Hoe reageert u op een betwiste factuur?

Ga bij een betwiste factuur tactvol om met de situatie. U moet kalm blijven en hen er voorzichtig aan herinneren dat de factuur verschuldigd is. Vraag naar hun redenen voor vertraging of niet-betaling. Laat ze eventueel een bewijs van akkoord zien. Als ze gegronde klachten hebben, breng dan de nodige wijzigingen of wijzigingen aan op de factuur.

Wat is de tijdslimiet voor een factuurgeschil?

Het Bedrijf kan een factuur betwisten binnen dertig kalenderdagen vanaf de factuurdatum.

Kan rente in rekening worden gebracht op een betwiste factuur?

Er kan geen rente in rekening worden gebracht op een betwiste factuur als u schriftelijke kennisgeving . heeft gegeven van het facturatiegeschil aan de uitgever van de factuur. U hoeft het betwiste bedrag pas te betalen nadat het onderzoek is afgerond en over dat bedrag kan geen rente in rekening worden gebracht.