Ondernemers zien boekhouden vaak als het eten van broccoli - ze weten dat het goed voor hen is, maar vreselijk onaangenaam. Het doel is om door te komen zonder te kokhalzen of er te veel over na te denken.
Dat is jammer, want een effectieve boekhouding is een stil ingrediënt van zakelijk succes. Artikelen over marketing en leiderschap stelen de krantenkoppen, maar ijzersterke bedrijven hebben bijna zonder uitzondering een ijzersterke benadering van boekhouding.
Onlangs was ik getuige van de virtuele ineenstorting van een veelbelovend bedrijf met een prachtige productlijn, een flitsende website en een eigenaar die wist hoe te netwerken. Het grootste gebrek was een goed kostenberekeningssysteem om de werkelijke kosten van elk gefabriceerd product te tonen.
Dat is een extreem voorbeeld. De meeste slechte boekhoudkundige beslissingen leiden tot subtiele verliezen, niet tot een snelle ramp. Ze laten de onderneming langzaam leeglopen, waardoor de lekken moeilijk op te sporen zijn.
Hoe kunt u zien of de boekhouding van uw bedrijf werkt of niet? Om dat te helpen beantwoorden, heb ik een lijst samengesteld met misplaatste benaderingen van boekhouding. Deze lijst is gebaseerd op ervaring in de loopgraven als CPA/financieel adviseur voor ca. 20 particuliere bedrijven in de afgelopen tien jaar. Het is voornamelijk bedoeld voor middelgrote bedrijven (vanaf 15-20 werknemers), maar kan nuttig zijn voor kleinere bedrijven die willen opschalen.
Een "close" is waar u formeel elke regel op uw balans beoordeelt en de nodige correcties aanbrengt. Uiteindelijk is de beoordeelde periode vergrendeld, dus deze kan niet worden gewijzigd. Idealiter wordt dit maandelijks gedaan, zo snel mogelijk na het einde van de maand.
Waarom is een maandafsluiting nodig?
Het niet uitvoeren van een formele maandafsluiting is een van de beste manieren om een bedrijf te verlammen of zelfs te laten zinken. Als niemand in het bedrijf de tijd of expertise heeft om de afsluiting te doen, kan het werk gemakkelijk worden uitbesteed.
Veel bedrijven maken deze fout en realiseren zich dat niet eens. Dat komt omdat stimuleringsprogramma's de neiging hebben om in de loop van de tijd te evolueren en slechts geleidelijk in een puinhoop veranderen.
Hier zijn veelvoorkomende voorbeelden van waar ik het over heb:
Wat heeft elk van deze regelingen gemeen? Ze zijn een boekhoudkundige nachtmerrie. In de meeste gevallen is het onmogelijk om deze prikkels automatisch te volgen. Om de berekeningen uit te voeren, worden complexe, onnauwkeurige spreadsheets ontwikkeld. Er wordt tijd verspild aan het ruziën van de gegevens, het controleren op juistheid en het aanbrengen van wijzigingen.
Als deze inefficiënte processen openlijk op een lopende band zouden plaatsvinden, zouden ze vrijwel onmiddellijk worden vereenvoudigd. Maar verborgen op de computerschermen van de boekhoudafdeling blijven ze jarenlang middelen verspillen.
Zou voor elk van deze regelingen een businesscase gemaakt kunnen worden? Ja. De betere vraag is:kan een eenvoudiger gestroomlijnde regeling hetzelfde bedrijfsresultaat opleveren? Vaak is het antwoord een volmondig ja!
De meeste boekhoudsoftwareprogramma's zijn ontworpen met accountants in het achterhoofd, niet met operations managers. Zelfs volwaardige zescijferige ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) zijn vaak verschrikkelijk in het plannen van taken, het volgen van materiaalverbruik of het opvolgen van bestellingen via een productiefaciliteit.
Vanwege deze tekortkomingen worden soms afzonderlijke programma's gebruikt om de hiaten op te vullen. De operations manager kan bijvoorbeeld Microsoft Project gebruiken voor planning. De productiesupervisor heeft mogelijk een branchespecifiek programma met prachtige dashboards die de voortgang van het werk bewaken, evenals aanwezigheid en arbeidsefficiëntie.
Waarom is dat een probleem? Alle “echte” financiële activiteiten vinden plaats in de boekhoudsoftware. Facturen en betalingen van klanten, facturen en betalingen van leveranciers, salarisadministratie, enz. gebeuren aan de boekhoudkundige kant. De financiële overzichten vloeien voort uit de boekhoudsoftware.
In de bovenstaande voorbeelden zijn belangrijke balansrekeningen zoals voorraad en onderhanden werk echter afhankelijk van gegevens in deze afzonderlijke systemen. Zonder een betrouwbare koppeling met de boekhoudsoftware kunnen belangrijke items door de kieren vallen.
Hier is een kleine illustratie van dit grote probleem. Stel dat een bestelling van $ 20.000 op 30 november is voltooid en op 1 december is verzonden. Op basis van leveringsbonnen factureert de boekhoudafdeling de klant correct $ 20.000 op 1 december.
Om de financiële gegevens van november af te ronden, vraagt de CFO de productiesupervisor om een lijst met taken in de winkel die op 30 november zijn voltooid, maar nog niet zijn verzonden. 30 in de aparte database. De lijst die aan de CFO is verstrekt, bevat deze baan van $ 20.000 niet. De baan is door de mand gevallen.
De financiële resultaten van november zullen slecht zijn omdat de kosten voor de klus in november zijn, maar de inkomsten in december. Het rapport van de toezichthouder zou de situatie hebben gecorrigeerd, maar het rapport was onnauwkeurig. De financiële cijfers van december zullen ook onjuist zijn omdat ze vooraf worden geladen met $ 20.000 aan pure winst.
Dit voorbeeld is het topje van de ijsberg. Meerdere databases creëren de kans op fouten en onnauwkeurigheden in alles, van arbeidskosten tot onderhanden werk, van debiteuren tot crediteuren.
De ideale oplossing is een best-of-breed ERP-systeem dat voldoet aan de behoeften van zowel de boekhouding als de bedrijfsvoering. Omdat dat vaak niet mogelijk is, is Plan B een verregaande samenwerking tussen accounting, operations en IT. De missie van die groep is om een betrouwbare manier te ontwikkelen om nauwkeurige gegevens van de operationele software naar de boekhoudsoftware te krijgen. De oplossing is niet per se een datalink. Het kan een geautomatiseerd proces zijn dat ervoor zorgt dat er niets door de kloven valt. Het proces mag niet afhankelijk zijn van menselijke competentie.
Van alle punten in dit artikel is deze misschien wel de moeilijkste. Het is een van de grootste bedreigingen voor de financiële nauwkeurigheid en er is geen "gemakkelijke knop" om het probleem te verhelpen.
Als je meer dan 5 cijfers met de hand moet invoeren, zoek dan een betere manier . Dit motto is misschien niet altijd haalbaar, maar het is een goed doel.
Boekhoudsoftware is als een gigantische machine die:
Elke stap in dat proces moet zo geautomatiseerd mogelijk zijn, zodat de financiële afdeling hun tijd kan besteden aan het analyseren van de zinvolle rapporten.
Met de fintech-oplossingen die vandaag beschikbaar zijn, kan gegevensinvoer bijna volledig worden geautomatiseerd (bijvoorbeeld via bank- en creditcardfeeds gekoppeld aan online boekhoudsoftware). Zelfs complexe processen zoals salarisverwerking en rapportage kunnen volledig geautomatiseerd of uitbesteed worden (bijv. Gusto salarisadministratie).
BELANGRIJK VOORZICHTIG:AUTOMATISERING MOET NIET TRUMP ZINVOLLE RAPPORTAGE.
Hier is een voorbeeld van deze waarschuwing. Laten we zeggen dat er een gelikt online boekhoudsoftwareprogramma is dat gegevensinvoer volledig kan automatiseren, maar niet in staat is om nauwkeurige taakkostenrapporten te produceren. Overstappen op dergelijke software is niet aan te raden als u een werkgericht bedrijf bent.
Toch zijn er vaak mogelijkheden om te stroomlijnen zonder ingrijpende veranderingen. Veel accountants zijn perfectionisten. Ze geven de voorkeur aan comfortabele routine boven experimenteren. Boekhoudprocessen worden vaak inefficiënt en handmatig.
Als bedrijfseigenaar kan het verhelderend zijn om met uw boekhoudkundig personeel om de tafel te zitten en te vragen of u kunt kijken wat zij doen. Je leert veel over boekhouden en helpt misschien echt het proces. Stel je voor dat je op de kleuterschool zit (misschien hoef je niet eens te doen alsof!) en help ze vrolijk elke stap in twijfel te trekken. Vraag welke middelen er nodig zijn om bijzonder tijdrovende stappen te stroomlijnen.
Geld dat wordt besteed aan financiële analyse en planning is over het algemeen goed besteed geld. Geld dat wordt uitgegeven aan inefficiënte gegevensinvoer is gewoon weggegooid geld.
Ik was onlangs getuige van twee voorbeelden van dit belangrijke punt. De eerste was het bedrijf waar ik in het begin naar verwees dat bijna ten onder ging bij gebrek aan een goed kostenberekeningssysteem.
Het andere voorbeeld was een succesvolle combinatie van een productie-/retailbedrijf dat tegenwind kreeg en geld verloor. In het verleden waren ze winstgevend zonder een goed kostenberekeningssysteem. Maar toen de tegenwind kwam, hadden ze geen solide productiegegevens en namen ze uiteindelijk een subjectieve beslissing om de productiekant van het bedrijf te sluiten.
Wat als hun gevoelens onjuist waren en de productiekant het winstcentrum was? In dat geval leidde het gebrek aan goede rapportage tot een slechte beslissing die jaren aan potentiële winst verspeelde. Wat als de plant echt geld aan het verliezen was? In dat geval zou een goede rapportage de fabriek waarschijnlijk eerder hebben gesloten en aanzienlijke verliezen hebben bespaard.
Voor een effectieve projectkostenberekening is meer nodig dan alleen software. Goede kostenberekeningsprocedures vertragen de productie steevast, wat betekent dat het topmanagement het initiatief moet steunen. Sommige eigenaren/managers beweren dat ze op zoek zijn naar goede kosten, maar als ze zien dat de productiviteit afneemt, verliezen ze hun vastberadenheid.
Goed beheer samen met goede software is de sleutel. De meeste tier 1- en 2-ERP-systemen (vooral branchespecifieke platforms) gaan zeer goed om met projectkosten. In de lagere softwarelagen is de functionaliteit voor projectkosten echter vlekkerig. Sommige veelgebruikte programma's zoals Wave en FreshBooks bieden helemaal geen projectkosten. Andere programma's beweren het aan te bieden, maar de functionaliteit is zwak.
Als u op zoek bent naar functionaliteit voor projectkostenberekening op instapniveau, overweeg dan deze programma's:
Blind lopen op projectkosten is een dure fout. Een bedrijf dat de kosten van zijn projecten of zijn vervaardigde eenheden niet kent, is hoogstwaarschijnlijk een gedoemde onderneming. Dit geldt met name als het bedrijf van plan is te schalen.
Ik sta versteld van het aantal ondernemers dat hun belastingwerk beschouwt als een handelswaar waarover tegen de laagste kosten moet worden onderhandeld. Zelfs bedrijfseigenaren die de waarde van een superieure belastingprofessional erkennen, vergeten vaak advies in te winnen voordat ze grote, zelfs enorme beslissingen nemen.
Ik ben geen belastingvoorbereider, maar dat was ik vroeger wel, dus ik weet een beetje over dit punt. Het is waar dat er dure belastingkantoren zijn die weinig rechtvaardiging bieden voor hun diensten. Dit geldt met name voor bescheiden winstgevende, op contanten gebaseerde bedrijven van het type eigenaar. Alle planningsmogelijkheden die in die gevallen bestaan, zouden waarschijnlijk worden gecompenseerd door de hoge kosten van de planning.
De meeste bedrijven doen zichzelf echter pijn door niet te investeren in belastingadviseurs. Ze betalen voor deze mentaliteit op twee manieren:
Wees bereid een premie te betalen voor een belastingadviseur die waarde toevoegt door strategie. Sommige ondernemers willen deze extra waarde, maar willen er niet voor betalen. Dat is een vergissing, want de extra kosten kunnen een ongelooflijk rendement op de investering opleveren. Het bedrijf zal op zijn minst nauwkeurige belastingaangiften hebben waarop bankiers, investeerders of een toekomstige koper kunnen vertrouwen. Dat alleen al is veel waard.
Dit punt is waarschijnlijk de gemakkelijkste manier om direct het meeste geld aan boekhouding te verspillen. Ik heb dit op de harde manier geleerd tijdens een van mijn eerste softwaremigraties. De migratie mislukte uiteindelijk en resulteerde in een softwareafschrijving van $ 20.000. De all-in kosten waren waarschijnlijk het dubbele van dat als je de kosten van interne middelen en gemiste kansen optelt.
Die ervaring is klein vergeleken met sommigen. Er zijn verhalen van miljoenen dollars verspild aan mislukte ERP-implementaties. Ik ken ten minste één adviesbureau met een afdeling die zich toelegt op het helpen van klanten en softwarebedrijven met mislukte rechtszaken over ERP-implementatie.
Schema van een ERP-systeem. Bron:WayZ Consulting
Wat hebben deze horrorverhalen gemeen? Gebrek aan planning.
Een goede planning houdt in dat u ervoor zorgt dat:
Deze punten zijn bedoeld voor bedrijven die een tier 1 of 2 ERP-systeem implementeren, maar kunnen op een kleinere schaal zelfs van toepassing zijn op instappakketten zoals QuickBooks, Xero en Sage.
Neem nooit in een opwelling een grote softwarebeslissing. Bij de meest succesvolle implementatie waar ik aan heb meegewerkt, was een consultant voor softwareselectie betrokken die $ 25.000 ontving om te helpen bij het selecteren van software en de organisatie voorbereiden op een ERP-systeem. Dat is meer dan de volledige kosten van de software in mijn voorbeeld van een mislukking. Maar uiteindelijk hadden we werkende software die onze doelen bereikte, misschien wel beter dan welke implementatie dan ook die ik heb gezien.
De "how-to"-stappen rondom dit punt vallen buiten het bestek van dit artikel. Maar laat me duidelijk zijn:een van de beste manieren om ongelooflijk veel geld te verspillen, is door snelle softwarebeslissingen te nemen en te beknibbelen op vooraf onderzoek en planning.
Dit punt lijkt misschien jeugdig, maar dit is waarom het dat niet is. De meeste ondernemers begrijpen de operationele kant van hun bedrijf buitengewoon goed. Ze kunnen snel zien wanneer het niet goed gaat met een operations-medewerker.
Aan de boekhoudkundige kant is het niet zo eenvoudig. Als u boekhouding niet begrijpt, hoe weet u dan of uw controller of boekhouder niet bekwaam is?
Bovendien zijn er vaak verschillende legitieme manieren om een boekhoudkundige situatie aan te pakken. Ik vind het normaal dat een financiële professional kritisch is over de manier waarop een andere professional dingen doet. Vaak is die "manier van doen" volkomen acceptabel, maar de eerste professional is niet ruimdenkend genoeg om het te waarderen.
Hoe kan een ondernemer dan zien of een accountant competent is?
Ik benadruk het woord nederig . Het kan erg gevoelig zijn om professionele kritiek van buitenaf op uw personeel te krijgen. De uitbestede CFO mag niet iemand zijn die de behoefte voelt om zijn eigen waarde te bewijzen door fouten te zoeken. Ook moet de CFO duidelijk meer ervaren zijn dan uw medewerkers op het hoogste niveau. Het zal gewoon niet werken om een gelijke binnen te halen.
De beoordelende CFO moet bereid zijn de operatie volledig te begrijpen alvorens er kritiek op te geven. Ik heb situaties meegemaakt waarin mijn eerste reactie ongeloof was over de inefficiënties en ineffectiviteit van het boekhoudteam, om bij nader onderzoek te beseffen dat ze niet zo ver weg waren als ik dacht.
Ik heb kort overlegd voor een klein bouwbedrijf wiens boeken een complete ramp waren. Ze hadden een boekhoudkantoor ingehuurd om het werk te doen en kregen blijkbaar een zeer arm lid van het team. Het was zo erg dat ik suggereerde dat misschien de beste optie was om gewoon opnieuw te beginnen.
De ongelukkige eigenaar had de kosten van de incompetente hulp zelf, de kosten om de puinhoop op te lossen en de alternatieve kosten van onjuiste informatie. Helaas weet ik niet zeker of de eigenaar echt besefte dat hij een groot probleem had.
Met deze aanpak verspilt u op twee manieren geld:
Dit punt is een aanvulling op punt 8. Een deel van het inhuren van competente hulp is het met respect behandelen van de boekhoudfunctie. Wanneer u en uw boekhoudteam enthousiast zijn over het minimaliseren van gegevensinvoer (zie punt 4) en het maximaliseren van financiële planning en gegevensanalyse, komt het profitcenter-concept tot leven en voelt het personeel zich bevoegd.
Er zijn minstens drie manieren waarop uitstel geld verspilt:
Niemand is perfect, maar goed geleide operaties wijzen middelen toe om dingen op tijd op de juiste manier gedaan te krijgen. Aan de andere kant betalen uitstellers echt geld om hun gewoonte van uitstelgedrag te voeden.
Dit artikel begon met het vergelijken van boekhouding met broccoli - goed voor je, maar vreselijk onaangenaam.
Het hoeft niet zo te zijn. Een bedrijf dat boekhouding op de juiste manier benadert, zal ontdekken dat het een opwindend winstcentrum kan zijn. Naarmate dat werkelijkheid wordt, wordt het "goed voor u"-gedeelte van de boekhouding beter en verdwijnt het onaangename gedeelte.
Als iemand hetzelfde kan doen voor broccoli, laat het me dan weten!
Geld besparen tips | 10 trefzekere manieren om geld te verspillen
13 Beste online enquête- en onderzoekssites om geld te verdienen
Beste manieren om geld te investeren in 2021
De beste manieren om rood staan te vermijden en geld in uw portemonnee te houden
Zijn calcium- en vitamine D-supplementen weggegooid geld?
10 manieren om de winterkou te bestrijden en geld te besparen
7 manieren waarop coupons uw geld en tijd verspillen