Als u thuis een berg papieren rekeningen en afschriften hebt liggen, vraagt ​​u zich misschien af ​​wat u moet bewaren en wat kan er in de shredder. Als het om bankafschriften gaat, moet u daar doorgaans minimaal drie jaar toegang tot hebben. In sommige gevallen heb je ze echter wel zeven jaar nodig.

Meer informatie over waarom het nodig is om bankafschriften te bewaren, voor hoe lang , en wat er gebeurt als u dat niet doet.

Belangrijkste tips

• De IRS en de meeste staten kunnen belastingaangiften gedurende drie jaar vanaf de indieningsdatum controleren, dus uw bankafschriften moeten minstens zo lang toegankelijk zijn.
• Het kan zijn dat u bankafschriften zeven jaar moet bewaren als u belegt of als u wordt verdacht van onderrapportage van uw inkomen.
• Bankafschriften van de afgelopen twee jaar kunnen nodig zijn voor het indienen van belastingen, het verkrijgen van leningen en andere financiële stappen waarvoor een verificatie van het inkomen vereist is.

Hoe lang moet u bankafschriften bewaren?

In de meeste gevallen heeft u toegang tot uw bankafschriften nodig voor minimaal drie jaar (maar mogelijk maximaal zeven) als bewijs in auditsituaties. Bankafschriften van het afgelopen jaar moeten worden bewaard voor belastingaangifte, maar u kunt ze ook nodig hebben om een ​​lening te krijgen of een huis te huren.

Banken zijn volgens de federale wet verplicht om de meeste gegevens gedurende ten minste vijf jaar, en velen houden de rekeningafschriften van leden tot zeven jaar beschikbaar. Informeer bij uw bank hoe lang deze uw administratie bewaart. Als er binnen die periode een controle of een andere behoefte aan een afschrift wordt geconstateerd, kunt u deze bij uw bank bestellen in plaats van ze bij de hand te houden, hoewel u mogelijk een kleine vergoeding moet betalen voor oudere afschriften.

Twijfelt u over afschriften van uw zakelijke bankrekening? Hier leest u hoe lang zakelijke gegevens moeten worden bewaard.

Waarom zou u bankafschriften bewaren?

Een van de belangrijkste redenen waarom je bankafschriften nodig hebt, is om een ​​bewijs van een item van inkomen, aftrek of krediet voor de Internal Revenue Service.

Fiscale redenen

De IRS heeft een periode van beperkingen die van toepassing is op aangiften inkomstenbelasting, en het beperkt de tijd die je hebt om je retourzending aan te passen, een terugbetaling te claimen of een tegoed te claimen. Bovendien beperkt de periode van beperkingen de tijd die de IRS heeft om de aanvullende belasting te beoordelen.

De verjaringstermijn van de IRS voor verschuldigde belastingen is drie jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke aangifte indient. Om een ​​terugbetaling of krediet te claimen, duurt het drie jaar vanaf de datum waarop u de aangifte hebt ingediend of twee jaar vanaf de datum waarop u de verschuldigde belasting hebt betaald, afhankelijk van wat later is.

In veel gevallen valt de limietperiode van uw staat samen met de IRS termijn van drie jaar, maar er kunnen enkele uitzonderingen zijn waar u woont. Zorg ervoor dat u de wetten van uw staat controleert om ervoor te zorgen dat uw verklaringen toegankelijk zijn voor de controleperiode.

Als u uw belastingaangifte moet wijzigen om een ​​krediet of teruggave te claimen maar u hebt geen toegang tot uw bankafschriften, u kunt mogelijk niet bewijzen dat u dat krediet of die terugbetaling verdient. Verder, als de IRS aanvullende belasting beoordeelt waarvan u weet dat u deze niet verschuldigd bent, heeft u mogelijk uw bankafschriften nodig om te bewijzen waarom u deze niet verschuldigd bent.

Andere redenen om bankafschriften vast te houden

Bewaar bankafschriften voor toekomstige geldschieters, verhuurders en anderen met wie u zou graag een financiële relatie aangaan. Bij het bepalen of u de betalingen voor een lening, een huurwoning of iets anders kunt betalen, kunnen zij u vragen uw bankafschriften in te zien om uw inkomen te verifiëren.

Bankafschriften kunnen ook handig zijn als bewijs van aankopen gedaan door debetkaart, cheque of bankoverschrijving als iemand beweert dat u hem geld schuldig bent. En als u gebruik wilt maken van een productgarantie of een verzekeringsclaim moet indienen, kan een bankafschrift helpen door te bevestigen dat u de gekoppelde aankopen heeft gedaan.

Wanneer moet u bankafschriften langer bewaren?

In sommige gevallen stelt de IRS voor dat u gegevens langer dan drie jaar bewaart vanwege de hoeveelheid tijd die het bureau u kan controleren.

• Als u loonbelasting betaalt, moet u de administratie gedurende vier jaar bewaren nadat de belasting verschuldigd is of is betaald, afhankelijk van wat later is.
• Als het inkomen niet wordt gerapporteerd en het meer dan 25% van uw bruto-inkomen uitmaakt, of als de IRS vermoedt dat dit het geval is, kan het u gedurende zes jaar op elk moment controleren.
• Als u een vermogensverlies meldt als gevolg van dubieuze debiteuren of waardeloze waardepapieren, moet u uw administratie zeven jaar bewaren.

Als u een jaar lang geen aangifte heeft ingediend, of als u een aangifte heeft ingediend waarvan de IRS denkt dat deze frauduleus is, is er geen limiet aan wanneer u kunt worden gecontroleerd.

Als je belastingen relatief eenvoudig zijn en je ze nauwkeurig hebt ingediend, u hoeft zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over het bewaren van bankafschriften na drie jaar. Als u echter meer gecompliceerde financiën heeft, inclusief investeringen, is het een goed idee om ervoor te zorgen dat u er voor zeven uur toegang toe heeft.

Bankafschriften en andere documenten ordenen

Als je een manier hebt om je uitspraken op te slaan en bij te houden gemakkelijk toegang tot informatie als en wanneer je het nodig hebt.

Paper Statements

Als je de voorkeur geeft aan jarenlange fysieke verklaringen in je dossier, Hiervoor heb je wel wat ruimte nodig. Hier zijn een paar tips voor het bijhouden van papieren documenten:

• Koop een speciale archiefkast voor uw financiële documenten.
• Scheid de documenten op jaar.
• Orden de documenten op type en categorie (persoonlijke bankafschriften, zakelijke bankafschriften, investeringsafschriften, creditcardafschriften, enz.).
• Bewaar ze in chronologische volgorde, zodat je snel kunt vinden wat je nodig hebt.
• Bewaar de belangrijkste documenten in een brandveilige kluis.

Zodra u verklaringen niet langer nodig heeft, versnippert u ze om gevoelige informatie te beschermen.

Elektronische verklaringen

Omdat elektronische verklaringen steeds vaker voorkomen, kunt u ervoor kiezen om virtuele records. Als u echter besluit om die route te volgen en ze op één apparaat te bewaren, loopt u het risico records te verliezen als het apparaat crasht, kwijtraakt of wordt gestolen. Overweeg om een ​​back-up van gegevens te maken op een beveiligd secundair opslagapparaat of in een beveiligde cloudomgeving.

Een andere optie met digitale afschriften is contact opnemen met uw bank om te weten hoe lang het houdt verklaringen bij, zodat u ze indien nodig op aanvraag kunt openen. Banken stellen u vaak in staat om via internetbankieren een aantal jaaroverzichten te openen, te downloaden en af ​​te drukken. Als u een afschrift nodig heeft dat niet online beschikbaar is, maar het valt nog binnen de periode die uw bank bijhoudt, kunt u dit meestal bestellen. Tijdsbestekken en kosten kunnen per instelling en accounttype verschillen, dus controleer dit voordat u deze route inslaat.

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Hoe lang moet je je belastingaangifte bewaren?

Normaal gesproken moet u uw belastingaangifte ten minste drie jaar bewaren vanaf uw dossierdatum, want dat is de verjaringstermijn van de IRS om bijtelling te beoordelen. Als u uw belastingen echter niet binnen een jaar na indiening hebt betaald, houdt u een aangifte bij de hand gedurende twee jaar vanaf de datum waarop u ze volledig hebt betaald.

De IRS kan u tot zes jaar lang controleren als zij u vermoedt uw inkomen met ten minste 25% onderrapporteerd. Bewaar uw belastingaangifte zeven jaar als u een verlies indient wegens dubieuze debiteuren of waardeloze waardepapieren.

Hoe lang moet je loonstrookjes bewaren?

Betalingsstroken moeten ten minste 12 maanden worden bewaard, zodat u ze nauwkeurig kunt het volgende jaar uw belastingaangifte doen. Volgens de IRS wilt u misschien uw loonstrookjes drie jaar bewaren om uw belastingaangiften te ondersteunen voor het geval u wordt gecontroleerd.

Hoe lang moet je creditcardafschriften bewaren?

Als je een zakelijke creditcard gebruikt, zorg er dan voor dat je toegang hebt de administratie minimaal drie jaar om als bewijs te dienen (indien nodig) voor uw belastingaangifte.

Voor persoonlijke creditcards kun je afschriften het beste 12 maanden bewaren om verifieer de kosten die aan u zijn gemaakt, de services waarvoor u hebt betaald, zakelijke uitgaven, liefdadigheidsdonaties of, indien betwist, een tijdige betaling van een lening.