2018 wordt waarschijnlijk een druk jaar voor de verantwoordelijke functionarissen (RO's) van veel QI's die belastingjaar 2017 hebben gekozen als het jaar van hun eerste periodieke QI-evaluatie. Is de periodieke beoordeling alleen voldoende om de RO van comfort te voorzien om de nalevingscertificering te maken?

In dit artikel, het tweede in een serie van vijf delen, delen we inzichten over wat de periodieke beoordeling inhoudt, inclusief aspecten van de RO-certificering die niet volledig worden gedekt door de periodieke beoordeling en dat de RO dit moet aanpakken vóór de certificeringsdeadline.

Certificering van interne controles:wat is het?

Op grond van de QI-overeenkomst van 2017 is de RO verplicht om een ​​periodieke nalevingscertificering af te geven die bevestigt dat de QI voldoet aan de verschillende facetten van de QI-overeenkomst. De RO moet met name certificeren dat de QI:

• Heeft een nalevingsprogramma opgezet;
• Handhaaft effectieve interne controles;
• Heeft geen materiële gebreken vastgesteld of, indien materiële gebreken zijn vastgesteld, deze heeft verholpen; en
• Heeft een fout gecorrigeerd inhouden, deponeren of rapporteren zoals vereist onder de QI-overeenkomst.

Voor QI's die 2017 als hun beoordelingsjaar hebben gekozen, moet de RO-certificering uiterlijk 31 december 2018 zijn . Voor QI's die 2015 of 2016 als hun beoordelingsjaar hebben gekozen, is de deadline voor certificering 1 juli 2018 .

Wat is de periodieke QI-beoordeling?

De periodieke beoordeling is een evaluatie op basis van een steekproef van accounts via veldwerk uitgevoerd door een onafhankelijke interne of externe beoordelaar . Het belangrijkste doel van de beoordeling is te bepalen of de QI heeft voldaan aan haar documentatie-, inhoudings- en rapportageverplichtingen onder zowel de QI-overeenkomst als de Amerikaanse Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).

Wat valt niet onder de periodieke QI-beoordeling?

Er zijn bepaalde belangrijke elementen van de QI-certificering die de periodieke beoordeling mogelijk niet volledig behandelt:

1. De periodieke beoordeling hoeft slechts één jaar van de certificeringsperiode van drie jaar te beslaan van toepassing op de meeste QI's en de reikwijdte ervan omvat niet alle elementen van het nalevingsprogramma (de beoordelaar is bijvoorbeeld niet verplicht om schriftelijke beleidslijnen en procedures, het trainingsprogramma van de QI of de systemen en processen die door de QI worden gebruikt bij het nakomen van zijn verplichtingen te onderzoeken). We hebben gevallen gezien waarin QI's die zich voorbereiden op de certificering van 2018 zich concentreren op de status van het nalevingsprogramma gedurende het jaar dat wordt beoordeeld, maar verzuimen te beoordelen of er gedurende de rest van de certificeringsperiode een voldoende nalevingsprogramma aanwezig was.
2. Hoewel de periodieke beoordeling waarschijnlijk ongeldige documentatie aan het licht zal brengen die tijdens het onboardingproces van het account is verzameld , is er geen vereiste voor de beoordelaar om de bijbehorende interne controles te valideren. Daarom kan de RO mogelijk niet op basis van de beoordeling alleen certificeren dat deze controles effectief werken. Het volgen van veranderingen in omstandigheden van rekeninghouders blijft een van de grootste uitdagingen voor QI's. Kan de RO erop vertrouwen dat deze interne controle effectief werkt op basis van alleen de beoordeling?
3. In het geval van een materiële storing, stelt de periodieke beoordeling de RO niet in staat om gemakkelijk te bevestigen welk type storing en welke stappen zijn genomen om de storing te corrigeren . Kan de RO er volledig op vertrouwen dat de materiële storing volledig is verholpen voorafgaand aan de certificering?
4. De periodieke beoordeling kan aan het licht brengen dat de QI niet heeft gerapporteerd, ingehouden of gedeponeerd, maar de correctie van een dergelijke fout wordt niet beoordeeld . Kan de RO er zeker van zijn dat een dergelijke storing naar behoren is verholpen?

In één oogopslag:welke elementen van de RO-certificering vallen onder de periodieke beoordeling

Het goed doen

Hoewel de RO in de certificering rekening moet houden met de resultaten van de periodieke beoordeling, zoals aangegeven in de bovenstaande tabel, zijn er veel aanvullende componenten waarmee de RO rekening moet houden.

RO's moeten overwegen een uitgebreide beoordeling uit te voeren van alle betrokken beleidsregels en procedures , inclusief een "sense check" en validatie van historische items die kunnen worden beschouwd als potentiële materiële fouten of gevallen van wanbetaling, om te verifiëren dat de interne controles de rol vervullen waarvoor ze zijn ontworpen voorafgaand aan de periodieke certificering. De RO wil mogelijk externe ondersteuning en tools van derden overwegen om het nodige comfortniveau te bereiken vóór de certificeringsdeadline . Zowel interne als externe reviewers moeten onafhankelijk blijven en kunnen daardoor beperkt worden in hun vermogen om de RO te ondersteunen bij zijn/haar certificering.