Loopt u wel eens tegen problemen aan bij het afhandelen van vrije tijd voor werknemers in loondienst? Misschien weet u niet zeker wanneer u kunt betalen - of dat u verlofaanvragen voor minder dan een volledige dag moet toestaan. En hoe zit het met een werknemer die tijd "inhaalt"?

Er zijn specifieke richtlijnen rond looninhoudingen voor loontrekkende, vrijgestelde werknemers.

Dit artikel behandelt de meest voorkomende situaties — en wat u moet doen om aan de rechterkant van de wet te blijven.

Maar eerst... de wet. Volgens het Amerikaanse ministerie van arbeid (DOL) betekent betaald worden op basis van salaris:"Een werknemer ontvangt regelmatig een vooraf bepaald bedrag aan vergoeding per loonperiode op een wekelijkse of minder frequente basis. Het vooraf bepaalde bedrag kan niet worden verlaagd vanwege variaties in de kwaliteit of kwantiteit van het werk van de werknemer.” En zo komen werkgevers soms in de problemen:ze houden ten onrechte geld in op het salaris van een vrijgestelde werknemer.

Als algemene regel geldt dat vrijgestelde werknemers hun volledige salaris moeten ontvangen voor elke week waarin zij werken. Het salaris van een vrijgestelde werknemer hoort namelijk niet gebaseerd te zijn op uren, maar op de waarde die de werknemer toevoegt aan het bedrijf. Het is dus niet legaal om hier of daar een uur af te trekken als een vrijgestelde medewerker te laat komt of naar de tandarts gaat. Als u dat doet, gaat de overheid ervan uit dat de werknemer op niet-vrijgestelde uurbasis moet worden betaald. Dat kan uw bedrijf aansprakelijk stellen voor overuren, achterstallige belastingen en andere boetes.

Wat IS dan legaal? U kunt het salaris van een vrijgestelde werknemer slechts in beperkte gevallen als volgt verlagen:

1) Wanneer een werknemer een of meer hele dagen (NIET gedeeltelijke dagen) afwezig is op het werk om andere persoonlijke redenen dan ziekte of ongeval

2) Wanneer een werknemer een of meer volledige dagen afwezig is, als uw bedrijf een vastgesteld vergoedingenplan heeft dat het salaris dekt voor afwezigheden vanwege persoonlijke redenen, ziekte of ongeval, en de werknemer zijn of haar beschikbare betaalde tijd heeft opgebruikt

Opmerking bij #1 en #2:Op grond van een schriftelijk betaald verlof (PTO) beleid, kunt u tijd van de bank aftrekken voor gedeeltelijke gemiste dagen (bijv. in stappen van een uur), maar niet als dit resulteert in een vermindering van betalen. Dus als een loontrekkende al zijn AOV-tijd opgebruikt en vervolgens werk mist, mag u alleen in dagdelen aftrekken. Als hij of zij een dagdeel mist, kunnen er geen inhoudingen worden gedaan.

3) Voor boetes die te goeder trouw zijn opgelegd voor overtredingen van veiligheidsregels van groot belang

4) Ter compensatie van bedragen die een werknemer ontvangt als jury- of getuigenvergoeding, of voor militaire beloning. Buiten deze compensaties mag er echter geen aftrek worden gedaan voor afwezigheden veroorzaakt door juryplicht, aanwezigheid als getuige of tijdelijk militair verlof.

5) Voor onbetaalde disciplinaire schorsingen van een of meer hele dagen die te goeder trouw zijn opgelegd voor schendingen van gedragsregels op de werkplek

6) Inhoudingen voor gedeeltelijke gewerkte weken tijdens de eerste of laatste weken van het dienstverband. (Als een werknemer bijvoorbeeld midden in een werkweek ontslag neemt. Het zou goed zijn om hem of haar alleen naar rato te betalen voor de dagen die in die week zijn gewerkt.)

7) Wanneer een werknemer een verminderd of intermitterend werkschema werkt op grond van de Family and Medical Leave Act (FMLA). (Het is oké om een ​​werknemer in loondienst gedurende deze tijd om te zetten in een uurbasis zonder de vrijgestelde status van de persoon te vernietigen.)

Voorzichtig te werk gaan voordat u in salaris snijdt

Als het gaat om werknemers in loondienst, is het van cruciaal belang om inhoudingen zorgvuldig te controleren. Inhoudingen op het loon voor persoonlijke/ziektetijd en onbetaalde disciplinaire schorsingen zijn alleen toegestaan ​​in stappen van een hele dag (behalve voor FMLA). Dit betekent dat u geen salaris kunt verzilveren als een werknemer op de betreffende dag werkzaamheden verricht.

Controleer voordat u een aftrek doet of er geen werkzaamheden zijn verricht. En voor geplande vrije tijd, zorg ervoor dat de werknemer begrijpt dat er geen werk wordt verwacht op de onbetaalde dagen. Als u op ongepaste wijze inhoudingen doet op het salaris van een vrijgestelde werknemer, kan de werknemer zijn of haar vrijgestelde status verliezen en recht krijgen op overwerkvergoeding voor de periode van de onwettige inhoudingen - of langer.

Voor meer informatie over deze en andere veelvoorkomende HR-misstappen, meldt u zich aan voor het gratis SCORE/ComplyRight-webinar, “ De 5 grootste HR-fouten die kleine bedrijven maken” op 1 februari 2018.