Het is meer dan een jaar geleden sinds het begin van de pandemie. En in die tijd is het kantoor, net als de hele wereld, veranderd - waarschijnlijk voor altijd.
Maar de veranderingen die we tot nu toe hebben gezien, zijn nog maar het begin; er zijn er meer in het verschiet. Dit was altijd aanwezig in mei toen de nieuwscyclus zijn berichtgeving over bedrijven en staten voortzette die hun terugkeer naar kantoorplannen terugtrokken.
Terwijl grote bedrijven worstelen met het veilig terugbrengen van werknemers naar de werkplek, hebben eigenaren van kleine tot middelgrote bedrijven (MKB) zowel voor- als nadelen. Ze zijn meestal wendbaarder en kunnen sneller veranderingen doorvoeren dan hun grotere tegenhangers, maar hun budgetten en operationele plannen kunnen plotselinge verschuivingen niet gemakkelijk aan.
Als eerste stap moeten eigenaren van kleine bedrijven:
Nu het land weer opengaat, is het belangrijk om te beseffen dat de wereld niet kan terugkeren naar 'business as usual'.
Zelfs als een aanzienlijk percentage van de bevolking wordt gevaccineerd, kan niet iedereen het vaccin krijgen. Hoewel het vaccin en de versoepeling van overheidsmandaten het comfort zullen verbeteren, zullen veel mensen voorzichtig blijven in openbare en groepsomgevingen.
Het gaat er niet om dat mensen terug willen naar kantoor. In plaats daarvan gaat het erom hoe veilig ze zich voelen op de werkplek.
Hiervoor moeten bedrijfseigenaren beleid onderzoeken dat de capaciteiten van hun kantoren beperkt of vermindert, al was het maar uit grote voorzichtigheid. Om bij deze aanpak te helpen, moeten ze een afstandsplanner inzetten die kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt om stoelplannen te maken met veilige afstanden en tegelijkertijd optimaal gebruik te maken van de beperkte zitcapaciteit van een kantoor.
Voor de pandemie was het enigszins taboe om te diep in te gaan op de huidige gezondheid van een medewerker. Maar de verspreiding van COVID-19 betekent dat veel eigenaren van kleine bedrijven waakzamer moeten zijn om collega's die zelfs maar de geringste symptomen vertonen, weg te houden van kantoor.
Het zal steeds gebruikelijker worden om vóór het betreden van de werkplek gezondheidsonderzoeken uit te voeren, ook al is het maar een vragenlijst waarin wordt gevraagd of iemand symptomen van COVID vertoont. De Centers for Disease Control and Prevention (CDC) hebben gezegd dat volledig gevaccineerde mensen geen maskers meer hoeven te dragen, maar de mandaten van de lokale overheid kunnen ze nog steeds vereisen, en sommige bedrijven kunnen ze nog steeds eisen uit een overvloed aan voorzichtigheid.
Hetzelfde geldt voor persoonlijke ontmoetingen. Te midden van de pandemie raakten teams gewend aan videoconferenties en virtuele bijeenkomsten. Zelfs als werknemers weer vanaf één locatie aan het werk gaan, kunnen de dagen van tientallen mensen in een kleine vergaderruimte proppen, voorbij zijn.
Hiervoor zouden bedrijfseigenaren moeten overwegen om gespreide planningen of hybride kantoren te implementeren waar sommige mensen persoonlijk zijn en anderen op afstand. Als niet iedereen elke dag op kantoor hoeft te zijn, hoeft dat ook niet.
Technologie maakt tegenwoordig hybride werkopties mogelijk, waardoor eigenaren van kleine bedrijven het aantal werknemers op een veilig en beheersbaar niveau kunnen houden.
De belangrijkste verandering van de pandemie is waarschijnlijk de relatie van werknemers met hun werkruimte. Als gevolg hiervan zullen veel bedrijven zich tot technologie wenden, maar elke oplossing moet een praktisch doel hebben.
Bedrijfseigenaren moeten oppassen dat ze niet in de val trappen om technologie te gaan gebruiken. In plaats daarvan moeten ze oplossingen implementeren waar iedereen baat bij heeft, inclusief hun werknemers en kantoor- en HR-managers, en die oplossingen moeten hen helpen te opereren in een postpandemische wereld.
Oplossingen zoals een visuele directory, geautomatiseerde kamerboeking of bureauboeking/hotelplanning moeten werknemers in staat stellen hun zaken te doen en productiviteit te behouden, terwijl onnodige persoonlijke interacties worden geëlimineerd.
Tegelijkertijd moeten oplossingen eigenaren van kleine bedrijven en hun leidinggevende volmachten controle geven over wat werknemers wel en niet kunnen doen, of ze nu een bepaalde kamer boeken of te dicht bij een andere collega zitten. Het gaat ook om de tools die beweging op kantoor vergemakkelijken en verschillende plattegronden en scenario's visualiseren.
Op dit moment lijken de op handen zijnde veranderingen misschien monumentaal. Maar de veranderingen die we vandaag zien, zullen waarschijnlijk de kantoorervaring voor de komende jaren verbeteren. Niet alle verandering is slecht; ondernemers zouden het moeten omarmen.
Als ze dat doen, vinden ze misschien een betere manier om de werkdag te benaderen, en in het proces zullen ze de ervaring voor iedereen verbeteren.
Het plezier van het hebben van een bedrijf met pensioen
De kunst van verwijzingen
Pas op voor gemakkelijk geld
De toekomst van het Amerikaanse bedrijfsleven:voordelen voor bedrijven?
Voordelen van het kopen van een franchise
De staat van vrouwelijke ondernemers
De impact van COVID-19 op pensioenrekeningen