Als financieel adviseur vertrouwt u op het vertrouwen van uw klanten. Om dit vertrouwen te behouden, moet u hun persoonlijke gegevens veilig kunnen bewaren.
Helaas nemen cyberaanvallen toe. Met meer dan 16,7 miljoen slachtoffers van identiteitsfraude in 2017, hebben klanten goede redenen om een adviseur te waarderen die in staat is om hun persoonlijke informatie uit verkeerde handen te houden. Het is mogelijk om de gegevens van uw klanten veilig te houden; het vereist echter een zorgvuldige planning en aandacht voor detail.
Een manier om de gegevens van uw klanten te beschermen, is door middel van versleutelingssoftware. U kunt en moet software gebruiken om e-mails, gedeelde bestanden en andere bronnen van gevoelige informatie te versleutelen.
Sommige staten vereisen al dat financiële adviseurs encryptiesoftware gebruiken. Massachusetts, Californië en Nevada zijn enkele van de staten die momenteel van financiële adviseurs eisen dat ze alle persoonlijke informatie versleutelen die hun klanten zou kunnen identificeren. Zelfs als uw staat niet vereist dat u persoonlijk identificeerbare informatie versleutelt, is het belangrijk dat u dit doet.
U kunt om verschillende redenen encryptiesoftware vermijden. Misschien bent u niet bekend met de technologie of wilt u uw oudere klanten liever niet in verwarring brengen. Of misschien lijken de kosten van encryptie te hoog. Deze redenen mogen u echter niet in de weg staan. Encryptiesoftware hoeft niet al te ingewikkeld te zijn. Als u niet in staat bent om het zelf te installeren, huur dan een professional in. En als de kosten van deze service onbetaalbaar lijken, denk dan aan de kosten van een datalek. Mocht het worstcasescenario zich voordoen, dan kost het u vrijwel zeker meer tijd en geld om een datalek op te ruimen dan om versleutelingssoftware te installeren.
Versleuteling werkt door gevoelige informatie te verbergen voor nieuwsgierige blikken van hackers. Meestal gaat het om een complex algoritme dat platte tekstgegevens omzet in schijnbaar willekeurige tekens. Zonder een speciale sleutel is het bijna onmogelijk om te decoderen. Aangezien u over de softwaresleutel beschikt, ziet u de gegevens normaal. Degenen die de softwaresleutel niet hebben, kunnen uw gegevens echter niet ontcijferen.
In de huidige markt gebruiken de meesten ten minste een 128-bits sleutel om gegevens te beveiligen. Sommige gebruiken zelfs hogere encrypties zoals de 256-bit. Hoe hoger het getal, hoe meer bescherming er wordt geboden.
Velen wenden zich tot beveiligde klantportalen die door derden worden aangeboden voor hun coderingsbehoeften. Dit creëert een veilige plek voor zowel u als uw klant om toegang te krijgen tot gegevens zonder bang te hoeven zijn voor een loerende hacker. U moet verschillende leveranciers onderzoeken voordat u deze route kiest. Vind een oplossing die past bij de behoeften van uw klanten en die van u. Terwijl u verschillende leveranciers van cyberbeveiliging onderzoekt, stelt u hen vragen over hun beveiligingsmaatregelen. Hoe meer beveiliging ze kunnen bieden, hoe beter de gegevens van uw klanten worden beschermd.
Versleuteling kan worden gebruikt om een breed scala aan gegevensbronnen te beschermen. Overweeg om de correspondentie tussen u en uw klant, de browser die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot gegevens, e-mails, opgeslagen bestanden en andere bronnen van persoonlijke informatie, te versleutelen. Kortom, als een bestand de gegevens van uw klanten bevat, moet u overwegen het te versleutelen.
Versleuteling is een essentieel hulpmiddel voor financiële adviseurs. Als u echter goed over uw gegevensverzameling nadenkt, kan dit de behoefte aan versleuteling verminderen. Als u minder hoeft te coderen, kunt u mogelijk tijd en geld besparen. Bovendien wordt de last van het beschermen van klantgegevens tegen verkeerde handen gemakkelijker wanneer er minder gegevens hoeven te worden beschermd.
Hoewel u waarschijnlijk alle details van de persoonlijke bankrekeningen van uw klant nodig heeft, moet u even de tijd nemen om na te denken over welke andere informatie u werkelijk nodig heeft. Sommige informatie kan handig zijn om te hebben, maar is misschien niet helemaal noodzakelijk om uw diensten uit te voeren.
Bekijk de gegevens die u momenteel van klanten verzamelt. Loop door de lijst om te zien of je iets kunt elimineren. Bedenk welke data je daadwerkelijk gebruikt en welke data je zelden gebruikt. Het verwijderen van een item uit het initiële proces voor het verzamelen van informatie betekent niet dat u die informatie indien nodig op een later tijdstip niet kunt verkrijgen. Het betekent eerder dat u niet de last heeft om gegevens te beschermen die u in de nabije toekomst niet zult gebruiken.
Onthoud dat je later altijd om een stukje gegevens kunt vragen als het later relevant wordt.
De verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming rust niet alleen op de schouders van uw IT-afdeling. Zelfs als u over alle juiste versleutelingssoftware beschikt en deze regelmatig bijwerkt, is een datalek nog steeds mogelijk. Veel datalekken zijn in feite het gevolg van menselijke fouten, niet van een storing in de versleuteling.
Uit een onderzoek uit 2018 bleek dat meer dan 25 procent van alle datalekken in de VS werd veroorzaakt door onvoorzichtigheid of gebruikersfouten. U kunt dit helpen voorkomen door training van medewerkers over procedures om de privacy van klanten te beschermen. Het is belangrijk om uw medewerkers de tools te geven die ze nodig hebben om veilig met klantinformatie om te gaan. Het is ook een goed idee om medewerkers te informeren waarom het van cruciaal belang is om correct om te gaan met klantinformatie. De kosten van een datalek kunnen financieel catastrofaal zijn voor zowel u als uw klanten.
Het creëren van verplichte training voor werknemers is de beste manier om hen op te leiden. Houd er bij het ontwikkelen van het trainingsprogramma van uw bedrijf rekening mee dat een medewerker met een brede kennis van privacy- en beveiligingsvereisten beter in staat is om klantgegevens te beschermen. Met meer kennis zijn ze beter voorbereid om een inbreuk te voorkomen en systeemcompromissen te herkennen. U zou ook meer gespecialiseerde training moeten overwegen voor werknemers die nauwer omgaan met klantgegevens.
Leer medewerkers de best practices van datamanagement binnen uw bedrijf. Geef ze alle procedures die ze moeten volgen voor de juiste behandeling van uw coderingssleutel. Laat hen weten hoe belangrijk het is om klantgegevens te beschermen tegen nieuwsgierige blikken van potentiële identiteitsdieven. Help hen de basisprincipes van de versleutelingssoftware te begrijpen, zodat ze een mogelijke inbreuk snel kunnen herkennen. Herinner hen eraan dat elke medewerker verantwoordelijk is voor de bescherming van klantgegevens. Geef elk van uw medewerkers een gevoel van persoonlijke verantwoordelijkheid en geef ze de tools die ze nodig hebben voor een succesvolle gegevensbescherming.
Het kan ook een goed idee zijn om een handleiding te maken van wat uw medewerkers tijdens hun opleiding leren, zodat ze deze indien nodig kunnen raadplegen. Een papieren versie van deze informatie kan als waardevol hulpmiddel dienen wanneer werknemers tijdens het werk met vragen over gegevensverwerking worden geconfronteerd. Overweeg ook om regelmatig trainingen te volgen om werknemers op de hoogte te houden van de beste praktijken voor gegevensverwerking, aangezien deze in de loop van de tijd waarschijnlijk zullen veranderen. Een driemaandelijkse of jaarlijkse training moet alle updates van de versleutelingssoftware en wijzigingen in uw gegevensverwerkingsprocedure weerspiegelen.
Hoeveel u ook plant, de mogelijkheid van een datalek is altijd aanwezig. Naarmate versleutelingssoftware robuuster wordt, streven criminelen ernaar de steeds veranderende cyberbeveiligingspraktijken te ondermijnen.
Datadieven hebben een goede reden voor hun volharding. Data is een van de meest waardevolle grondstoffen op de markt. Met gestolen persoonlijke informatie kan een crimineel grote schade aanrichten aan de persoonlijke financiën van een slachtoffer.
Helaas komen datalekken met de dag vaker voor. Het is belangrijk om een noodplan te hebben, zodat u uw klanten kunt beschermen als er zich een datalek in uw bedrijf voordoet.
Werk samen met uw IT-afdeling of een cyberbeveiligingsbureau om een plan op te stellen voor het herstellen en herstellen van gestolen gegevens. Dit plan moet u in staat stellen om onmiddellijk te handelen om een mogelijk datalek te corrigeren. Het moet de details bevatten van uw procedures voor gegevensherstel, hoe u uw klanten op de hoogte stelt van de inbreuk en uw procedures voor het vergoeden van getroffen klanten. Overweeg ook om te investeren in een cyberbeveiligingsverzekering. Afhankelijk van de dekking kan deze verzekering helpen om de kosten van herstel en vergoeding voor uw klanten te dekken. In het geval van een cyberbeveiligingsramp kan een noodplan helpen om uw bedrijf op koers te houden.
Datalekken vormen een bedreiging voor elke financieel adviseur. Het belang van codering, goede training van medewerkers en het opstellen van een noodplan kan niet worden onderschat. Door vandaag een sterk cyberbeveiligingsprotocol in uw bedrijf te implementeren, kunt u helpen de langetermijnbeveiliging van de gegevens van uw klanten te waarborgen.
Axos Advisor is een programma dat financiële adviseurs bedient door exclusieve bankrekeningen aan te bieden aan hun klanten en een CRM-dashboard om de rekeningen van klanten te beheren. Als u tijdens dit proces vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Axos Advisor-team op 1-866-833-0529 of e-mail [email protected].