Salariskantoren moeten hun gegevensbeschermingsbeleid vóór 25 mei herzien en bijwerken, de deadline voor GDPR . Elk bijgewerkt AVG-beleid moet duidelijk aan alle werknemers worden gecommuniceerd.
Neem dus contact op met huidige softwareleveranciers, gegevensverwerkers en aannemers om te zien wat zij doen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. U zult waarschijnlijk bepaalde contracten met uw externe contractanten of leveranciers moeten bijwerken of wijzigen.
De AVG maakt elk bedrijf (salariscliënt) verantwoordelijk voor eventuele derden (salarisbureaus) die namens hen persoonsgegevens verwerken. Onder de voorwaarden van de AVG moeten bureaus de informatie van hun klanten beheren en opslaan in een veiligere omgeving. Het is ook belangrijk om bij te houden hoe u deze informatie opslaat en met welk doel u ooit moet worden gecontroleerd of gerapporteerd.
Als een bureau wordt gecontroleerd, moet het mogelijk bepaalde informatie verstrekken om te bewijzen dat het voldoet aan de AVG, zoals:
Overeengekomen contract: Er moet een schriftelijk contract of een schriftelijke overeenkomst zijn tussen payrollbureaus en de klant die AVG omvat. Dit contract zou aangeven dat de persoonlijke gegevens van de werknemer aan het bureau zullen worden verstrekt om de loonlijst voor het bedrijf te verwerken. Dit betekent niet dat een payrollcliënt de persoonsgegevens van zijn werknemer zomaar aan een bureau kan overhandigen en vervolgens een oogje dicht kan doen. De payroll-klant moet ervoor zorgen dat het bureau ook voldoet aan de AVG.
Voldoen aan het contract: Om aan het contract te voldoen, zullen payrollbureaus bepaalde zakelijke informatie bewaren, zoals het PAYE-referentienummer van hun werkgever en hun bankrekeninggegevens, die allemaal legitiem levensvatbaar zijn onder de AVG. Payrollbureaus moeten deze persoonlijke informatie bewaren om te voldoen aan het overeengekomen contract voor het verwerken van de salarisadministratie van de klant.
Gewettigde reden: Elk bedrijf moet een legitieme reden geven waarom het de persoonlijke gegevens van een persoon bezit. Salarisbureaus worden beschouwd als verwerkers aangezien zij de persoonsgegevens van hun klanten en hun werknemers verwerken. Payrollbureaus houden de salarisgegevens van klanten en werknemers bij om de salarisadministratie te voltooien, zoals de nationale verzekeringsnummers van de werknemer, belastingcodes, geboortedata, salarissen van werknemers en gegevens over de werkgeversverzekeringen. Volgens de AVG-wetgeving wordt dit geclassificeerd als een geldige en legitieme reden om dit soort persoonlijke salarisgegevens te bewaren.
Wat u moet weten over toestemming, het e-mailen van loonstroken en uw wettelijke verplichting
Salarisbureaus zijn wettelijk verplicht om loongegevens namens hun klanten te beschermen. De gids onthult de ins en outs van de impact van de AVG op uw loonverwerking, waarbij de grootste zorgpunten worden belicht, waaronder het e-mailen van loonstroken, de toestemming van de werknemer en uw wettelijke verplichting.
Downloadgids
Payrollbureaus verwerken grote hoeveelheden persoonsgegevens, niet in de laatste plaats van hun klanten, de medewerkers van hun klanten en hun eigen medewerkers. Bijgevolg zal de AVG van invloed zijn op de meeste, zo niet alle onderdelen van het bedrijf en de impact ervan kan niet worden overschat. In dit CPD-geaccrediteerde webinar zullen we de wetgeving terugtrekken om duidelijk te schetsen:
Agenda
Registreer hier
BrightPay staat op Accountex 2018 op 23-24 mei, stand 430.