Oxford Economics zegt dat sterke winstgevendheid en omzetgroei gekoppeld zijn aan effectieve kostenbeheersing. Het beheren van uitgaven wordt echter steeds ingewikkelder. In de afgelopen 15 jaar zijn de reisuitgaven alleen al verdubbeld tot meer dan $ 1,2 biljoen. Door medewerkers geïnitieerde uitgaven zijn tegenwoordig de op één na grootste kostenpost in veel organisaties.

Dit zijn bestedingscategorieën, variërend van entertainment, advies, mobiele roamingkosten, thuiskantoorkosten en meer, verschuivend naar controle door werknemers. Wanneer deze bestedingsgegevens onvolledig, onnauwkeurig of te laat zijn, betekenen budgetten niet veel meer dan een getal. Managers kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden en slechte zichtbaarheid leidt onvermijdelijk tot slechte zakelijke beslissingen, waaronder de gevreesde bedrijfsbrede 'bevriezing van de begroting'.

Om budgeteigenaren te helpen middelen effectief te beheren en betere beslissingen te nemen, heeft SAP Concur Budget gelanceerd, een nieuwe oplossing die budgetgegevens zichtbaar, bijna realtime en uitvoerbaar maakt. Budget verbindt gegevens van SAP Concur-oplossingen, waaronder Expense, Invoice, Purchase Request en Travel Request, en creëert een uitgebreid dashboard voor uitgaven - voor en nadat deze plaatsvinden. Als gevolg hiervan kunnen financiële leiders, verkoopleiders en projectmanagers uitgavengebeurtenissen zien plaatsvinden. Gezamenlijk leidt elke werknemer die betere beslissingen neemt tot betere financiële resultaten en versterkt het de winst.

Anticipeer op risico's om de hoek

Budget stelt iedereen in staat om te zien wat er gebeurt, te anticiperen op risico's om de hoek en actie te ondernemen - voordat het te laat is. Het stelt bedrijven in staat om verder te gaan dan one-size-fits-all, achteraf maandelijkse budgetspreadsheets. Het is holistisch en flexibel, of bedrijven budgetten nu toewijzen aan werknemershiërarchieën of aan projecten. Werknemers kunnen eindelijk verantwoordelijk worden gehouden om te hoge uitgaven te elimineren, terwijl ze autonomie krijgen om proactief uitgaven aan te passen om onverwachte kansen te grijpen. De belangrijkste kenmerken zijn:

• Gemakkelijk te consumeren gegevens: Reguliere budgettaire discipline is eenvoudig wanneer u prestatiedashboards kunt zien op zowel mobiel als web, en budgetinzichten direct ingebed op het punt van onkosten- of factuurgoedkeuring.
• Afgestemd op de individuele behoeften van werknemers: Stel bijvoorbeeld uw eigen vooraf bepaalde limieten in voor budgetbuckets of automatische e-mailwaarschuwingen wanneer budgetdrempels worden bereikt. Stel gepersonaliseerde budgetsubcategorieën in om gedetailleerder bij te houden.
• Verkrijg controle over het bedrijf: Aanpasbare workflows voor budgetgoedkeuring, gebruikersmachtigingen en controleregels helpen bij het handhaven van beleidsbeslissingen in de hele organisatie.
• Verbind dieper in de organisatie door te integreren met financiële systemen via een openbare API.

Gartner denkt dat CFO's betere technologie nodig hebben om tijdige analyse en besluitvorming mogelijk te maken, prestaties te bewaken en zakelijke beslissingen te nemen met behulp van kwaliteitsgegevens. Traditionele budgetoplossingen missen de flexibiliteit, organisatorische schaal en het gebruiksgemak die nodig zijn om aan deze zakelijke behoeften te voldoen. Deze oplossingen zijn uitsluitend gericht op planning en doen weinig om financiële leiders te helpen budgeteigenaren in staat te stellen weloverwogen beslissingen te nemen op basis van kwaliteitsgegevens in bijna realtime. Met Budget hebben lijnmanagers nu toegang tot tijdige, bruikbare inzichten die traditioneel alleen beschikbaar waren voor de C-suite. Geschikt voor grote en kleine bedrijven, het optimaliseren van budgetten is een universele kans.

Ga voor meer informatie naar de pagina Budgetbeheer van SAP Concur.

SAP Concur staat op stand 240 op Accountex.