Boekhoudautomatisering is iets dat me fascineert sinds ik me in 2011 kwalificeerde. Ik heb veel doemscenario's gezien die het einde voorspelden van de boekhouding zoals we die kennen. En voor een buitenstaander moet de boekhouding rijp zijn voor automatisering, want het is gewoon een kwestie van wat dingen optellen, toch?
Toen ik PwC verliet, waar ik een opleiding tot auditor volgde, stapte ik over naar de tech start-up wereld. ProConfirm, mijn eerste bedrijf, was een platform om bankbevestigingen te automatiseren. We hebben ProConfirm in 2014 verkocht en ik had wat tijd om na te denken over de toekomst van ons beroep en of robots het binnenkort zouden overnemen.
Ik run nu mijn tweede boekhoudtechnologiebedrijf genaamd Coconut. Het lijdt geen twijfel dat technologie de komende jaren tot grote veranderingen in de boekhouding zal leiden. En over het algemeen denk ik dat dit een goede zaak zal zijn voor klanten en accountants.
Maar door dit alles realiseerde ik me dat de boekhouding op geen enkele manier zal worden geautomatiseerd zoals buitenstaanders verwachten.
De menselijke maat
Ik heb gesproken met duizenden zelfstandigen en eigenaren van kleine bedrijven en accountants bieden iets dat computers nog lang niet kunnen repliceren:gemoedsrust.
Het hebben van een mens om mee te praten, iemand die begrijpt hoe u zich voelt, jarenlange ervaring heeft en een professioneel oordeel, geeft klanten ultieme geruststelling. Ervaring laat je navigeren door complexiteiten die machines gewoon niet kunnen bevatten, hoe slim ook.
Daarom zijn accountants de zakelijke adviseur bij uitstek.
Het klopt gewoon niet
Toen we met Coconut begonnen, vroegen we ons af:als het het advieswerk is waar klanten naar hunkeren, hoe kunnen we er dan meer van doen? Wat we ontdekten, is dat er veel handmatige voorbereiding en opruimwerk te doen is. En dit wordt van buitenaf aangevallen omdat klanten de waarde niet zien. Het komt neer op:
Automatisering begint met metadata
We zochten naar manieren om dit probleem op te lossen en besloten te beginnen met de data. We hebben vastgesteld dat metadata van transacties de sleutel vormen tot automatisering. Metadata is informatie die de transactie in meer detail beschrijft. Aangezien traditionele banken geen metadata doorgeven aan de klant, is het moeilijk om de fiscale context van een transactie automatisch te begrijpen.
Het uitgangspunt voor Coconut was dus om een zakelijke betaalrekening aan te maken, waarmee we transactiegegevens van de bron kregen, inclusief de rijke metadata.
De ervaringen van klanten veranderen
Ook realiseerden we ons dat er veel werk ontstaat door de boekhouding uit te stellen tot het echt gedaan moet worden. We wilden een manier vinden om met de klant te communiceren wanneer er een transactie plaatsvindt.
Met traditionele bankgegevens is dat heel moeilijk, maar door te bouwen op een slimme betaalrekening zien we de gegevens in realtime, wat het een stuk eenvoudiger maakt.
De onmiddellijke interactie verandert de boekhouding van iets retrospectiefs in iets onmiddellijks omdat we:
Om dit mogelijk te maken hebben we een eigen proces ontwikkeld om de fiscale context van een transactie te begrijpen. We verfijnen dit voortdurend om de nauwkeurigheid te verbeteren. En het betekent dat binnen een paar seconden de boekhouding voor een transactie is gedaan en is opgeslagen in een overzichtelijk systeem, klaar voor gebruik.
Maar als de boekhouding gedaan is, wat dan?
Ons doel is om accountants vrij te maken voor het verstrekken van inzichten en advies aan klanten. Met heel weinig inspanning kunnen beide partijen zich concentreren op de harde dingen, waardoor het alledaagse en repetitieve wordt geëlimineerd. Het doel is dat accountants meer advieswerk kunnen doen of hun klantenportefeuille kunnen uitbreiden.
Werken met de Britse accountants
We zijn vanaf het begin nauw betrokken geweest bij klanten en het betekent dat we een product hebben gemaakt waar ze dol op zijn. Op dezelfde manier is het heel belangrijk om samen te werken met de boekhoudgemeenschap aan onze accountantstools.
Elaine Clark, de oprichter van Cheapaccounting.co.uk, is een van onze belangrijkste adviseurs. Ze ondersteunt bij de ontwikkeling van tools voor onafhankelijke accountants en netwerken zoals het hare. We zijn ook erg verheugd om samen te werken met Tony Margaritelli en de ICPA en zullen ervoor zorgen dat ICPA-leden voorrang krijgen op onze producten - tot ziens op de Practice Evolution 2019-conferenties waar ik meer zal delen!
Wat Kokosnoot doet
Het Coconut-product is een zichtrekening voor eenmanszaken die ze in een paar minuten vanaf hun telefoon kunnen openen, beschikbaar op iOS en Android.
Coconut geeft ondernemers advies over de belastingregels, categoriseert hun inkomsten en uitgaven en geeft een prognose van hun belastingaanslag. Het heeft ook een factureringstool, die facturen automatisch matcht met de betalingen op de rekening.
Accountantportaal
Naast onze klantaccounts bouwen we een Accountant Portal. Het doel is om accountants inzicht te geven in de transacties die uw klanten doen op hun Coconut-accounts. U kunt transacties, bonnen en notities in een echt toegankelijk formaat bekijken. Je kunt ze gemakkelijk downloaden. Ook willen we dat accountants via de portal met de klant kunnen communiceren om het boekhoudproces veel efficiënter te maken.
Wil je meedoen?
Ons doel is om de volgende generatie tools te ontwikkelen die accountants echt helpen hun klanten van dienst te zijn. Als je mee wilt doen, een praatje wilt maken of gewoon meer informatie wilt, neem dan contact met ons op via getcoconut.com/icpa
Sam zal spreken op de 2019 Practice Evolution-conferenties van de ICPA in Londen (27 juni) en Manchester (4 juli). Ga voor meer informatie en om een plaats te reserveren naar https://practiceevolution.co.uk/
Plannen voor de toekomst
Is Data as a Service (DaaS) de toekomst?
Tactieken voor het aannemen en opleiden van accountants van de toekomst
De bron van frustraties bij accountants
Accountants … omarmen de vierde industriële revolutie
De geheimen van SEO voor accountants
De vermogensbeheerder van de toekomst