1 april is voorbij, maar de transitie naar Making Tax Digital voor btw-aangifte is nog lang niet voorbij. De echte impact van de wijziging zal voelbaar zijn bij de eerste btw-aangifte. Wat voor u voorop moet staan, is het bijhouden van digitale gegevens, het beoordelen van uw btw-klanten en het beoordelen van uw huidige processen om ervoor te zorgen dat ze volledig compliant zijn.

Hoewel het in het begin misschien overweldigend lijkt, begin je met deze eenvoudige overwegingen terwijl je je voorbereidt op je eerste inzending.

Hoe dien je vandaag btw-aangifte in?

Bedenk allereerst hoe u vandaag nog btw-aangifte doet. Dien je namens je klant in met behulp van een boekhoudproduct, of gebruik je een spreadsheet om tot de negen cijfers te komen om ze handmatig in de online service van HMRC te typen? Doen uw klanten hun btw-aangifte liever zelf via een boekhoudproduct of de online service van HMRC? De laatste vraag zou moeten zijn, zijn deze processen compliant en zo ja, wil je ze onderhouden?

Hoe ga je digitale documenten bijhouden?

De volgende fundamentele stap zou moeten zijn om te beginnen met het bijhouden van digitale documenten om ervoor te zorgen dat de eerste btw-aangifte wordt ingediend. Het goede nieuws is dat spreadsheets acceptabel blijven voor het digitaal vastleggen van gegevens. Voor sommigen is dit misschien de logische eerste stap naar digitalisering. Op voorwaarde dat u API-compatibele of overbruggingssoftware gebruikt om de definitieve indiening te maken, heeft u de vrijheid om spreadsheets met waardevolle historische gegevens en berekeningen in het proces bij te houden.

Hoe dienen uw klanten momenteel hun btw-aangifte in?

Ten slotte moet u, ter voorbereiding op de eerste indiening, of u deze nu maandelijks of driemaandelijks indient, uw laatste beoordelingen over al uw btw-klanten voltooien om het volgende vast te stellen:

• Willen ze de btw-aangifte zelf invullen en indienen?
• Willen ze dat uw praktijk de aangifte voor hen voorbereidt en indient?
• Willen ze dat uw praktijk de aangifte valideert en indient nadat ze deze hebben voorbereid de gegevens?

Zodra u het eens bent geworden over hoe u voor elk van uw klanten te werk moet gaan, is de volgende stap het herzien van het systeem dat u vandaag gebruikt en zelfs het opzetten van een nieuw systeem voor het bewaken van uw deadlines. Dit zorgt ervoor dat u weet wanneer alle verschillende activiteiten moeten worden uitgevoerd en dat u van tevoren op de hoogte wordt gesteld van deadlines voor indiening.

Hoe controleert u momenteel uw btw-aangiften?

Onderzoek toont aan dat de meeste praktijken spreadsheets gebruiken om retouren te controleren, die meestal de belangrijkste mijlpalen en deadlines opsommen. Een oplossing waar praktijken naar kijken, is het kunnen opzetten van een geautomatiseerde workflow binnen hun belasting- en boekhoudsoftware die de waarschuwingsgegevens, de activiteiten en wanneer ze moeten worden voltooid, bevat.

De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen, is:is het proces dat je hebt efficiënt en compliant? Als het antwoord op een van beide vragen nee is, kijk dan samen met ons, Wolters Kluwer, naar stand 1060 op Accountex op 1 en 2 mei om erachter te komen hoe u beide kunt bereiken.