Het belang van financiële controles voor organisaties voor het uitbesteden van financiële diensten (FSO)

FSO-organisaties hebben een unieke vraag naar financiële controles vanwege:

● Meer tijd en moeite om te communiceren en te coördineren met meerdere besluitvormers aan de kant van de klant. Dit komt omdat de beslissers op afstand zijn, maar toch betrokken zijn bij dagelijkse autorisatieactiviteiten.

● Een eis voor gedeelde verantwoordelijkheid voor besluitvorming met klanten. Dit helpt ervoor te zorgen dat ze niet alleen verantwoordelijk zijn voor foutieve of frauduleuze betalingen in gevallen waarin ze geen tijdige goedkeuringen aan de kant van de klant konden krijgen.

● De noodzaak om uitzonderlijke gegevenskwaliteit te hebben - alle juiste codering, rekeningen afgestemd op de bijbehorende PO's, tijdig beoordeelde en goedgekeurde rekeningen - om hoogwaardige diensten te kunnen leveren, zoals cashflowprognoses en financieel advies.

Sleutels tot efficiënte financiële controles:digitale en volledig geautomatiseerde processen

Xero's nieuwste Cash Flow App Advisory Playbook schetste het belang van gegevensautomatisering. Moderne cloudtechnologie is breed omarmd en handmatige interventies en op papier gebaseerde processen zijn zo goed als uitgeroeid. Functies zoals het indienen van facturen, praktijkbeheer, klantenbeheer en goedkeuringsbeheer hebben allemaal geprofiteerd.

Om de eerste stap naar gegevensautomatisering te zetten, moet u digitale gegevensverzameling en cloudgegevensopslag voor boekhouddocumenten introduceren.

Zodra u uw gegevens in digitale vorm heeft, kunt u beginnen met de introductie van Data Automation, dat in wezen een uitbreiding is van datadigitalisering met workflowgestuurde gegevensvalidatie en beslissingscontrole. Dit zorgt ervoor dat uw boekhoudgegevens volledig, geverifieerd en controleerbaar zijn.

Een op Xero gebaseerde Bill Automation-app-stack bouwen

Een op Xero gebaseerde Bill Automation-app-stack bestaat uit het volgende:

● Xero als het cloudaccountingplatform. Het moet worden gebruikt voor gegevensopslag in de cloud, gecentraliseerd documentbeheer en boekhouding.

● Tools voor het vastleggen van digitale gegevens, zoals Receipt Bank, Datamolino, AutoEntry en Hubdoc.

● Online goedkeuringsworkflow-apps, zoals ApprovalMax. Dit zou de meerlagige en volledig geautomatiseerde goedkeuringsworkflow tot stand moeten brengen, gebaseerd op de goedkeuringscriteria die uit Xero zijn gehaald, bijvoorbeeld:leverancier, GL-code, bedrag, volgcategorie, enz.

Resultaten van de introductie van financiële controles voor boekhoud- en boekhoudpraktijken

Er zijn een aantal voordelen verbonden aan het invoeren van financiële controles, zoals:

● Een gestroomlijnde klantcommunicatie en een krachtig autorisatieproces voor alle financiële documenten, inclusief PO's, rekeningen, creditnota's, enz.

● Een volledig geautomatiseerd en op meldingen gebaseerd autorisatieproces voor meerdere externe budgethouders en beslissers aan de klantzijde.

● Positieve winstgevendheid door gegevenskwaliteit te waarborgen door tijdige beoordeling en goedkeuring van alle financiële documenten.

● Hogere klanttevredenheid door betere transparantie en procesflexibiliteit.

● Een reductie in tijd en kosten, en verbetering van de auditkwaliteit door middel van geautomatiseerde auditrapporten die bij elke factuur en PO worden gevoegd.

● Verbeterde cashflowanalyse door rekening te houden met openstaande PO's en rekeningen die moeten worden goedgekeurd en die nog niet worden weergegeven in Xero.

ApprovalMax staat bij Accountex op stand 471.