Als u een bedrijf vertegenwoordigt, bent u op de hoogte van het Making Tax Digital-beleid van HMRC. Samenvattend:het is een plan om ervoor te zorgen dat elk bedrijf en individu toegang heeft tot zijn eigen digitale belastingaccount. Vanaf april 2019 zullen bedrijven die boven de btw-drempel van £85k werken, dit systeem moeten gebruiken om hun btw-administratie digitaal bij te houden en hun btw-aangifte in te dienen met behulp van MTD-compatibele software.
Als je gewend bent om met papier om te gaan, kan dit klinken als een ontmoedigend voorstel. Gelukkig zijn de geavanceerde scannerhardware van Fujitsu en de ScanSnap Cloud de ideale oplossing voor de Making Tax Digital-plannen van HMRC. Lees verder voor meer informatie...
Wat is Tax Digital precies maken?
Als het niet iets is waar u al aan denkt, is het belangrijk om te weten dat bedrijven nu verplicht zijn om het onlangs aangekondigde Making Tax Digital-platform te gebruiken om aan hun btw-verplichtingen te voldoen.
Als u een klein bedrijf runt met een omzet onder de btw-drempel, kunt u ervoor kiezen om het systeem te gebruiken, maar dat hoeft niet. De deadline is verlengd.
Voordelen van de online portal
Dus wat zijn de voordelen? Welnu, afgezien van het einde van de gevreesde belastingaangifte, betekent deze verandering dat gebruikers geen HMRC-informatie hoeven te geven waartoe ze al toegang hebben, zoals van werkgevers, banken en andere overheidsdiensten.
Het stelt mensen en bedrijven ook in staat om hun belasting in realtime in de gaten te houden. U hoeft niet meer te wachten tot het einde van het boekjaar - of langer - om erachter te komen hoeveel belasting verschuldigd is aan HMRC of verschuldigd is in terugbetalingen.
Net als bij online bankieren, krijgen bedrijven met Making Tax Digital toegang tot een uitgebreide online rekening. Digitale archiveringssoftware wordt rechtstreeks gekoppeld aan HMRC-systemen, zodat mensen informatie kunnen verzenden en ontvangen met behulp van de software - en dat is waar uw Fujitsu ScanSnap-scanner in het spel komt.
Fujitsu ScanSnap-scanners
Het scannen van documenten is een eenvoudige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat alle documentatie die u nodig heeft voor uw btw- en belastingaangiften veilig op één plek wordt opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk is voor uw online accounts.
ScanSnap-scanners van Fujitsu maken alles mogelijk, van afgedrukte bonnen tot facturen en zelfs parkeer- of treinkaartjes kunnen snel en eenvoudig worden ingescand. ScanSnap Cloud identificeert zelfs het type inhoud dat u uploadt en stuurt het rechtstreeks naar uw favoriete cloudservice, dus dat is niet nodig om zelfs uw pc op te starten.
Je kunt er zeker van zijn dat alles wat je nodig hebt veilig online en op één plek wordt bewaard, waardoor het gemakkelijk wordt om je btw- en online belastingaangifte in te dienen wanneer de tijd daar is. Het is een georganiseerde, effectieve documentopslag - ideaal voor grote en kleine bedrijven.
Bekijk onze uitgebreide selectie op www.ScanSnapit.com
Digitale transformatie bestaat al een tijdje, maar het begint pas echt te komen tot het denken en de realisatie van kleine en middelgrote bedrijven die manieren zoeken om efficiënter te worden, slimmer te werken en geld te besparen.
Er zijn verschillende voordelen aan het scannen van documenten en het samenvoegen ervan met digitaal geboren materiaal, die allemaal kunnen helpen om een gesprek met uw klanten op gang te brengen over documentscanners en de behoefte aan een speciaal scanapparaat.
Geld besparen – Het scannen van documenten elimineert de noodzaak om op papier gebaseerde archiveringssystemen te onderhouden. Dit vermindert de kosten die gepaard gaan met archivering, archivering en langdurige opslag van papieren documenten
Productiviteitswinst – Uit onderzoek blijkt dat medewerkers twintig procent van hun dag besteden aan het zoeken naar informatie. Met behulp van documentbeheersoftware hebben gebruikers binnen enkele seconden toegang tot besluitvormingsinformatie, wat tijd bespaart en de productiviteit verbetert.
Samenwerking – Veel scansystemen voor documenten zijn geïntegreerd met bedrijfsapplicaties, waardoor snellere toegang en de mogelijkheid om informatie in realtime te delen.
Eenvoudige organisatie – Elektronische documenten kunnen veel sneller, beter en gemakkelijker worden georganiseerd dan papieren documenten. Bovendien kan het vinden, bekijken en delen van elektronische documenten met ongekende snelheid en gemak worden bereikt - onmiddellijk.
Slimmer werken – De snelle verspreiding van mobiele technologieën en de mogelijkheid om rechtstreeks naar slimme apparaten, via een cloudservice of via een netwerk te scannen en te bekijken, betekent dat er efficiëntere manieren van werken kunnen worden aangenomen, zodat u een bedrijf kunt opbouwen rond uw werknemers in plaats van andersom ronde. Er kunnen bijvoorbeeld kosten worden bespaard op kantoorruimte en kantooroverhead als het personeel thuis werkt. Kies voor een meer proactieve en vooruitstrevende benadering die klaar is om de uitdagingen van het opereren en concurreren in de 21 st aan te gaan eeuw.
Maak je ruimte vrij – Ruimte is een kostbaar bezit geworden. Bespaar tijd en geld op dure kantoorverhuizingen en maak ruimte vrij en maak de droom van een papierloos kantoor werkelijkheid.
Planning voor noodherstel – Zou het bedrijf van uw klant bestand zijn tegen brand of overstroming? Kunnen ze het zich veroorloven om die waardevolle documenten kwijt te raken als ze na gebruik verkeerd worden gearchiveerd? Met het scannen van documenten kunnen ze een set van hun records op cd of dvd bewaren op een andere locatie of op kantoor of in de cloud om het risico te verkleinen dat hun waardevolle informatie verloren gaat door natuurrampen.
Verslechtering van de kwaliteit – Wanneer informatie momenteel op papier staat, is er een probleem met de achteruitgang van de originele pagina. Papier kan na verloop van tijd vervagen en scheuren door overmatig gebruik. Een gescande afbeelding zal niet vervagen of verslechteren
Efficiënt ophalen – Geeft toegang tot belangrijke informatie vanaf een bureau. Het kan worden gedeeld via kantoren en andere filialen, wat tijd en geld bespaart bij het ophalen van fysieke pagina's, kopiëren en faxen.
Wettelijke ontvankelijkheid – De algemene mening is dat gescande afbeeldingen waarschijnlijk toelaatbaar zijn voor de rechtbank, met hetzelfde gewicht als bewijsmateriaal als fotokopieën die als secundair bewijs worden beschouwd. Er is een mogelijke vermindering van de bewijskracht als de authenticiteit van de kopie in twijfel wordt getrokken (bijvoorbeeld als een handtekening wordt betwist).
Documenten en archiefbewaring – Gegevens moeten niet alleen worden bewaard voor zakelijk gebruik, maar ook om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, zoals naleving van de AVG. In het VK bijvoorbeeld, vereisen Acts zoals Sarbannes Oxley en The Companies Act 1985 (Section 221) dat bedrijven voldoende boekhoudkundige gegevens bijhouden om een "waar en eerlijk beeld te geven van de stand van zaken van het bedrijf en om haar transacties uit te leggen". Het vereist ook dat er adequate voorzorgsmaatregelen worden genomen tegen vervalsing van documenten en om eventuele vervalsing te ontdekken.
Recente wetgevingsrichtlijnen richten zich steeds meer op de voordelen van een digitale werkplek, waarbij mobiliteit en samenwerking worden omarmd.
Gelijkmatig gedigitaliseerde en doorzoekbare inhoud stelt een overheidsinstantie in staat om snel en binnen de toegestane tijdslimieten te reageren op verzoeken om vrijheid van informatie en toegang tot personen.
Groener – Scannen is een papierloos proces en vaak zijn er geen milieukosten wanneer documenten elektronisch worden verspreid. Als documenten worden gescand, wordt er minder papier verspild, wordt het vervoer van documenten verminderd en wordt er minder gestort. Het verminderen van papier, het transport ervan en de hoeveelheid bleekmiddelen die bij recycling worden gebruikt, is goed voor het milieu.
Klanttevredenheid – Responstijden worden verkort, informatie is binnen enkele seconden beschikbaar vanaf een computer, externe locaties en wereldwijde bedrijfskantoren zijn verbonden en kunnen sneller en efficiënter op de behoeften van de klant reageren.
Fujitsu exposeert op Accountex op 1-2 mei in ExCeL, Londen, op stand 1031.
HMRC steunt Rhino voor MTD
7 manieren om de efficiëntie te verhogen met een app
Is het tijd voor verandering?
Maak kennis met Dexter … Xero's nieuwe 'gezicht' van MTD
Belastingaccountants lopen achter op de MTD-curve
Wat is de volgende stap voor MTD?
Maak gebruik van digitale oplossingen voor uw non-profit