In onze verbonden wereld verwachten mensen nu op afstand te kunnen werken en communiceren, zelfs als het gaat om het delen van belangrijke documentatie.
Voor bedrijven die rekeningen opstellen en belastingaangiften indienen, wordt de traditionele methode van het verzenden en ontvangen van papieren documentatie minder aantrekkelijk:het proces duurt langer, kost meer en neemt waardevolle opslagruimte in beslag.
Klanten hebben het ook gewoon te druk en zijn gewend om documenten op het scherm te bekijken en alleen af te drukken als dat nodig is.
Niet alleen dat, met een sectorfocus op gegevensbescherming, worden accountants geconfronteerd met enorme uitdagingen op het gebied van compliance, gegevensprivacy, toegang en uitwisseling.
Ten slotte is het streven naar papierloos werken en documentopslag zowel financieel als ecologisch zinvol.
Het is dan ook geen verrassing dat accountantspraktijken vragen om een slimme oplossing voor documentbeheer en opslag die werkt voor hun bedrijf, personeel en klanten. Als reactie daarop is TaxCalc een samenwerking aangegaan met SmartVault, een toonaangevende leverancier van oplossingen voor online documentbeheer en het veilig delen van bestanden, en lanceerde het TaxCalc Document Manager, mogelijk gemaakt door SmartVault als onderdeel van het nieuwe modulaire aanbod voor praktijkbeheer.
Document Manager maakt het veilig delen van bestanden in de cloud met klanten en opslag van bedrijfsgegevens en documentatie mogelijk - allemaal met bestandsversleuteling op bankniveau om gegevensbeveiliging te garanderen. Kortom, het biedt een nieuw tijdperk van documentopslag en het delen van bestanden.
Voordelen zijn onder meer:
Dit is het verhaal van slechts enkele van de praktische voordelen die een fictieve praktijkeigenaar genoot door TaxCalc Document Manager te gebruiken .
Maak kennis met Yasmin. Yasmin leidt haar eigen bedrijf, met tien vaste medewerkers. Ze weet al langer dat ze de manier waarop belangrijke documenten met haar klanten worden uitgewisseld, moet verbeteren. Sommige medewerkers van Yasmin sturen hun belastingaangiften nog steeds per post naar hun klanten, wat volgens haar inefficiënt en kostbaar is; anderen per e-mail, waarvan ze weet dat deze niet veilig genoeg is.
Yasmin besloot haar praktijk te ontwikkelen door beveiligd documentbeheer en -opslag te integreren in haar bestaande reeks TaxCalc-praktijkproducten. Kiezen voor TaxCalc Document Manager aangedreven door SmartVault , onderdeel van de nieuwe toolkit voor praktijkbeheer van TaxCalc, was absoluut logisch. Vrijwel 's nachts TaxCalc Document Manager transformeerde haar documentuitwisselingsprocessen in een supersnelle, veilige en zeer effectieve operatie.
Nigel bereidt al dertig jaar belastingaangiften voor. Hij is uitstekend in zijn werk, maar elke keer dat hij een belastingaangifte voorbereidt, drukt hij deze af en stuurt deze ter goedkeuring naar de klant. Hij was terughoudend om nieuwe technologie te omarmen.
Maar na te hebben gezien hoe eenvoudig het is om een belastingaangifte naar een klant te sturen via TaxCalc Document Manager , hij is meteen bekeerd. Nigel gebruikt nog steeds Control-P zoals hij altijd deed, maar in plaats van de printer in zijn kantoor te selecteren, selecteert hij SmartVault PDF Printer.
De aangesloten desktop plaatst de belastingaangifte automatisch in de juiste klantenmap voor de juiste periode.
De opdrachtgever krijgt vervolgens per e-mail bericht dat de aangifte gereed is voor beoordeling. Nigel is nu in staat om opdrachten veel soepeler en sneller af te ronden, en bespaart bovendien veel geld op printen en posten.
Hoewel Aisha enorm veel vertrouwen heeft in en trots is op de naleving van het bedrijf op bijna alle gebieden van het bedrijf, zoekt ze naar een manier om de manier waarop belangrijke documentatie wordt verzonden naar en ontvangen van klanten te moderniseren, vooral in het licht van AVG. Evenals rust in de wetenschap dat TaxCalc Document Manager zal helpen bij de naleving van de AVG, Aisha is verheugd dat alle documenten worden beschermd door beveiliging op bankniveau, wat betekent dat het bedrijf het risico dat een gevoelig document in verkeerde handen valt drastisch heeft verminderd.
Dit zijn slechts enkele van de transformerende voordelen die TaxCalc in de praktijk van vandaag kan brengen. Meer informatie over TaxCalc Document Manager mogelijk gemaakt door SmartVault en de nieuwe . van TaxCalc toolkit voor praktijkbeheer .