De meeste bedrijven stellen een begroting op voor elke activiteit die ze ondernemen, evenals voor hun normale activiteiten. Aan het einde van de periode of het project wordt het budget vergeleken met de werkelijke kosten en inkomsten en eventuele verschillen tussen het budget en de geanalyseerde werkelijke kosten en uitgaven. Deze praktijk, 'variantieanalyse' genoemd, is belangrijk in management accounting, dat zich richt op het produceren van toekomstgerichte informatie, zoals het ontwikkelen van budgetten en het meten van prestaties, om managers te helpen bij het formuleren van bedrijfsstrategieën, het plannen van bedrijfsactiviteiten en het evalueren van bedrijfsresultaten.
Op basis van informatie uit de financiële boekhouding maken managementaccountants vaak budgetplannen voor verschillende aspecten van de bedrijfsvoering van een bedrijf, en managers kunnen deze vervolgens gebruiken als leidraad om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Terwijl financiële accountants de nadruk leggen op naleving en het bijhouden van gegevens, voorspellen en plannen managementaccountants toekomstige zakelijke ontwikkelingen en stellen ze acties voor. Budgetplanning vormt de basis waaraan de werkelijke resultaten kunnen worden afgemeten en geëvalueerd.
Het meten van daadwerkelijke resultaten aan het budget is gericht op het monitoren en vastleggen van bedrijfsactiviteiten, waarvan de resultaten worden gebruikt voor verdere prestatie-evaluatie. De vergelijking van het werkelijke versus het budget toont vaak een verschil, of "variantie", dat gunstig of ongunstig kan zijn. In een kostenbudget zou bijvoorbeeld een lager werkelijk aantal dan het gebudgetteerde cijfer als gunstig worden beschouwd, terwijl in een verkoopbudget een hoger werkelijk aantal dan het gebudgetteerde cijfer als gunstig zou worden beschouwd.
Variantie wordt geanalyseerd om erachter te komen wat de variatie tussen werkelijke en budget veroorzaakte. Het plannen van budgetten en het meten van resultaten zijn slechts het begin van het proces van het vergelijken van het werkelijke versus het budget. Het management gebruikt het budgetrapport om de redenen voor elke variatie te identificeren, zodat het passende corrigerende maatregelen kan aanbevelen. Mogelijke oorzaken voor ongunstige afwijkingen kunnen een onrealistisch budget of ondermaatse prestaties zijn.
Variantieanalyse informeert managers beter over de huidige bedrijfsvoering. Door te weten wat heeft gepresteerd en wat niet, kunnen managers versterkende maatregelen of corrigerende maatregelen nemen. Het doel van het vergelijken van het werkelijke versus het budget is om waarde toe te voegen aan het bedrijf door betere planning, monitoring, evaluatie en controle. Het management kan een budget naar boven of naar beneden bijstellen om de realiteit beter weer te geven en nieuwe kostenbesparende of verkoopbevorderende maatregelen nemen.