Als u op zoek bent naar manieren om de activa van uw bedrijf te beschermen, ervoor te zorgen dat uw financiële overzichten nauwkeurig zijn en op elk moment de exacte positie van uw bedrijf weergeven, dan moet u balansafstemmingen maken. Een maandelijkse afstemming van de balans biedt een kosteneffectieve manier om de interne controleprocessen van uw bedrijf te verbeteren en risico's te verminderen.

Wat is een balans?

Voordat u over afstemmingen kunt nadenken, moet u begrijpen wat een balans is, en dat is een overzicht van de activa, passiva van een bedrijf en kapitaal op een bepaald moment. Het is een van de belangrijkste documenten in het boekhoudpakket van een bedrijf.

Managers, kredietverstrekkers en investeerders vertrouwen op de balans om de financiële situatie van een bedrijf te beoordelen, wat betekent dat het van cruciaal belang is om eventuele fouten te verwijderen. Als de balans niet correct is, kan dit ertoe leiden dat het management beslissingen over het bedrijf neemt op basis van onjuiste of verouderde informatie, wat kan leiden tot financieel verlies voor het bedrijf.

Wat zijn balansafstemmingen?

Een manier om de nauwkeurigheid van de balans te garanderen, is door een balansafstemming uit te voeren aan het einde van elke maand of elk kwartaal . Een afstemming is het proces waarbij alle posten die op de balans voorkomen, worden vergeleken met de transacties waaruit die saldi bestaan. Het doel is ervoor te zorgen dat u elke transactie in uw bedrijf heeft verantwoord en op de juiste plaats heeft vastgelegd.

Wat komt er op een balans?

Als u naar een balans kijkt, ziet u dat deze als volgt is opgesplitst in drie secties op de bovenste regel, gevolgd door een aantal regelitems of classificaties:

• Activa inclusief contanten, voorraad, debiteuren, vooruitbetaalde kosten en vaste activa.
• Verplichtingen zoals schulden aan leveranciers en crediteuren, loonadministratie en belastingen.
• Aandeelhoudersvermogen die de investering van de aandeelhouders in het bedrijf vertegenwoordigt plus het netto-inkomen sinds de start van het bedrijf. Als het bedrijf al zijn activa tegen boekwaarde zou verkopen en zijn schulden zou afbetalen, zou het eigen vermogen het bedrag zijn dat nog over is. Het wordt berekend met behulp van de volgende formule:eigen vermogen =totale activa − totale passiva .

Het zou vrij duidelijk moeten zijn dat bedrijven hun transacties in de juiste sectie moeten classificeren, anders is de balans niet nauwkeurig. Toch is het verkeerd toewijzen of coderen van transacties een veel voorkomende boekhoudfout, vooral voor kleine bedrijven die afhankelijk zijn van boekhoudsoftware om hun financiën te beheren. Wanneer u de balans op elkaar afstemt, probeert u deze fouten op te sporen en op te lossen voordat iemand voor de besluitvorming op de discrepantie vertrouwt.

Waarom de balans afstemmen?

Heel eenvoudig, een bedrijf moet een nauwkeurige balans bijhouden om de efficiëntie . goed weer te geven (of inefficiëntie) van zijn prestaties. Stelt u zich het scenario voor waarin u een cheque hebt uitgegeven door uw geldrekening te debiteren, maar de ontvanger de cheque pas enkele maanden laat zien. Gedurende deze periode zal uw contante betaling groter zijn dan zou moeten, dus het lijkt erop dat u meer contant geld beschikbaar heeft dan u in werkelijkheid heeft.

Extrapoleer dit voorbeeld over honderden vergelijkbare transacties die elke maand plaatsvinden, en u kunt zien hoe uw schattingen voor contant geld vreselijk mis kunnen gaan als u de rekeningen niet regelmatig op elkaar afstemt. De tijd nemen om de balans op elkaar af te stemmen kan:

• Zorg voor de nauwkeurigheid van de kaspositie , door te controleren of het contante bedrag in de boeken overeenkomt met het eindsaldo op de bankrekeningen van het bedrijf. Noch u, noch externe adviseurs zoals banken en kredietverstrekkers zullen kunnen zien hoe kredietwaardig het bedrijf is als de kaspositie niet goed is.

• Maak het gemakkelijker om fouten, dubbele items en fraude op te sporen dat zou mogelijk maandenlang verborgen blijven als u de balans niet zou afstemmen. Reconciliatie is in wezen een dubbele controle van de financiële positie van de onderneming, waardoor het risico op fraude wordt verkleind.

• Bewaak de activiteiten van het bedrijf , bijvoorbeeld hoeveel verkopen en aankopen het doet en het verbruik van grondstoffen.

• Zorg voor de nauwkeurigheid van alle koppen in de balans , door ervoor te zorgen dat af- en bijschrijvingen worden verrekend met een overeenkomstige bij- of afschrijving op een andere rekening. Dit is essentieel in een dubbel boekhoudsysteem.

Zelfstudie over balansafstemming

Er is geen gestandaardiseerd proces voor het afstemmen van balansen, aangezien elk grootboek moet worden beoordeeld en gecontroleerd op nauwkeurigheid van de classificatie, en elk grootboek heeft een andere aanpak nodig. Voorraad afstemmen betekent bijvoorbeeld dat de voorraadregelitems worden vergeleken met voorraadcontrolebladen. Voor contant geld kijk je naar de bankafschriften van het bedrijf.

Cash, debiteuren, inventaris, crediteuren, loonverplichtingen en schulden zijn slechts enkele van de grootboeken waar u naar zou kijken bij het afstemmen van de balans. Het volgende is een checklist voor balansafstemming om uw processen te begeleiden.

Contant geld afstemmen

Het banksaldo moet overeenkomen met de kaspositie op de balans, met het verschil van niet-afgehandelde cheques en deposito's die onderweg zijn naar de bank. Niet-goedgekeurde cheques van meer dan een paar weken oud moeten worden onderzocht om erachter te komen waarom de cheque niet is overhandigd.

Te betalen rekeningen afstemmen

Deze belangrijke rekening toont het bedrag dat uw klanten verschuldigd zijn op facturen die u heeft verzonden. Door deze rekening af te stemmen, ziet u welke facturen achterstallig zijn en of er rekeningen moeten worden afgeschreven als oninbare vorderingen of moeten worden geëscaleerd voor achtervolging en incasso's.

Voorraad afstemmen

Om de voorraad op elkaar af te stemmen, kunt u de voorraadoverzichten van het bedrijf bekijken of een fysieke voorraadtelling doen. Hoe dan ook, de aanwezige voorraad moet overeenkomen met het nummer op de balans. Afwijkingen kunnen het gevolg zijn van diefstal of fraude, of ze kunnen het gevolg zijn van een goedbedoelde remake om een ​​klant tevreden te stellen. Hoe dan ook, het moet worden onderzocht.

Vaste activa afstemmen

Als u dit account op elkaar afstemt, weet u of het bedrijf nog steeds over de computers, voertuigen, machines enzovoort beschikt die het denkt te hebben. Als u de activa die op de balans staan ​​niet kunt vinden, zijn er mogelijk problemen met diefstal of slechte rapportage - en betaalt u mogelijk te veel belasting.

Te betalen rekeningen afstemmen

Crediteuren vertegenwoordigen de bedragen die het bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers voor producten en diensten die u hebt besteld. Het afstemmen van deze rekening is essentieel om ervoor te zorgen dat u leveranciers op tijd betaalt en uw leveranciersrelaties niet in gevaar brengt door frequente late betalingen. Dit account verandert snel, dus misschien wilt u een wekelijkse afstemming uitvoeren.

Loonadministratie afstemmen

Payrollverplichtingen kunnen behoorlijk ingewikkeld worden, vooral wanneer het bedrijf sommige werknemers per uur betaalt en anderen een salaris. Het balansafstemmingsproces voor deze rekening is om ervoor te zorgen dat loonkosten (inclusief overuren, bonussen en commissies) voor de juiste periode worden geregistreerd.

Leningen afstemmen

Worden te betalen bankbiljetten, schulden en leningen niet goed geregistreerd, dan is de financiële positie van de onderneming, zoals vermeld op de balans, niet correct. Om deze transacties op elkaar af te stemmen, moeten de leningdocumenten worden afgestemd op de post die op de balans wordt weergegeven.