Onafhankelijke contractanten, consultants, freelancers en werknemers in de gig-economie vertegenwoordigen de grootste groeiende groep van de Amerikaanse beroepsbevolking. Naar schatting 56,7 miljoen Amerikaanse freelancers, die andere bedrijven diensten en expertise bieden die niet in-house te vinden zijn, en vaak een integraal onderdeel worden van het personeelsbestand van een bedrijf.

Op het eerste gezicht vervullen onafhankelijke contractanten dezelfde taken als gewone werknemers, maar soms vervagen de grenzen tussen onafhankelijke contractanten en werknemers, wat af en toe problemen met de IRS veroorzaakt.

Waarom u rekening moet houden met de IRS bij het inhuren van aannemers

Een van de voordelen van het inhuren van onafhankelijke contractanten is dat u hen geen salaris, uitkeringen of loonbelasting hoeft in te houden zoals u dat voor werknemers zou doen. De IRS heeft haar inspanningen opgevoerd om arbeidsbelastingen te innen en treedt hard op tegen werkgevers die werknemers ten onrechte als onafhankelijke contractanten beschouwen.

Statistieken suggereren dat naar schatting 3,4 miljoen werknemers worden geclassificeerd als onafhankelijke contractanten, terwijl ze als werknemers zouden moeten worden gerapporteerd. De gevolgen van een fout kunnen worden onderverdeeld in twee groepen:onopzettelijk of opzettelijk wangedrag.

Onbedoelde gevolgen:

• $50 voor elke W-2 die de werkgever niet heeft ingediend
• Boetes van 1,5 procent van het loon, 40 procent van de VAIS-belastingen die niet worden ingehouden van de werknemer en 100 procent van de VAIS-belastingen van de werkgever
• Een boete voor het niet betalen van belastingen gelijk aan 0,5 procent van de onbetaalde belastingplicht voor elke maand, tot 25 procent van de totale belastingschuld

Opzettelijke gevolgen van wangedrag kunnen leiden tot extra boetes en straffen:

• Boeken van 20 procent van het loon, 100 procent van de VAIS-belastingen die niet worden ingehouden van de werknemer en 100 procent van de VAIS-belastingen van de werkgever
• Strafstraffen van maximaal $ 1.000 per elke verkeerd geclassificeerde werknemer
• Mogelijkheid tot een jaar gevangenisstraf
• Degenen die verantwoordelijk zijn voor het inhouden van belasting kunnen persoonlijk aansprakelijk zijn voor niet-geïnde belasting

De IRS legt een brede definitie op van onafhankelijke contractanten versus werknemers:

"De algemene regel is dat een persoon een onafhankelijke contractant is als de betaler het recht heeft om alleen het resultaat van het werk te controleren of te sturen en niet wat er zal worden gedaan en hoe het zal worden gedaan."

Als u als werkgever enige vorm van controle uitoefent over wanneer, waar en hoe het eigenlijke werk wordt uitgevoerd door een onafhankelijke contractant, komt u mogelijk in duister water als het gaat om de indeling van banen.

De onafhankelijke contractant-test

Ga er niet vanuit dat alleen omdat u de werknemer inhuurt als aannemer, de relatie zo is gebleven. In het verleden gebruikte de IRS een 20 Factor Test om te bepalen of een werknemer een onafhankelijke contractant was. Sindsdien is het gecomprimeerd in drie algemene categorieën.

Als u met onafhankelijke contractanten werkt en bang bent dat u ze verkeerd classificeert, evalueer dan het volgende:

• Gedragscontrole :Heeft het bedrijf het recht om te sturen en te controleren hoe de werknemer de taak uitvoert waarvoor hij is aangenomen, door middel van instructies, training of andere middelen?
• Financiële controle :Heeft het bedrijf het recht om de financiële en zakelijke aspecten van het werk van de werknemer te controleren, inclusief hoe het bedrijf de werknemer betaalt, hoe de werknemer zijn diensten beschikbaar stelt en de mate waarin de werknemer niet-terugbetaalde zakelijke kosten heeft?
• Relatie tussen de partijen: Zijn er schriftelijke contracten tussen de twee partijen en biedt het bedrijf voordelen zoals een verzekering, een pensioenregeling, vakantiegeld of ziektegeld?

Als je nog steeds niet zeker weet hoe je ze moet classificeren, overweeg dan de volgende voorbeelden:

Een onafhankelijke contractant:

• Opereert onder een bedrijfsnaam
• Heeft zijn/haar eigen medewerkers
• Houdt een aparte zakelijke betaalrekening aan
• Maakt reclame voor de diensten van zijn/haar bedrijf
• Heeft een contract met u waarin de relatie wordt beschreven
• Facturen voor voltooid werk
• Heeft meer dan één klant
• Heeft eigen tools en stelt eigen uren in
• Bewaart zakelijke gegevens

Terwijl een werknemer:

• Voert taken uit die door anderen zijn gedicteerd of gecontroleerd
• Krijgt training voor te doen werk

Als u nog steeds niet duidelijk bent over het verschil tussen de twee classificaties, is de veiligste gok om de werknemer als werknemer te classificeren. Zorg ervoor dat u advies inwint bij uw accountant of advocaat voordat u dit doet. Bovendien kan de IRS u helpen de beslissing voor u te nemen via formulier SS-8 Bepaling van de arbeidsstatus voor doeleinden van federale belasting op arbeid en inkomstenbelasting.

Er is een veilige haven!

Als u denkt dat u mogelijk verkeerd geclassificeerde werknemers heeft, komt u mogelijk in aanmerking om uw werknemers opnieuw te classificeren als werknemers voor toekomstige belastingtijdvakken via het Vrijwillige Classificatie Settlement Programma. Nogmaals, zorg ervoor dat u met uw belastingadviseur of advocaat praat over de voor- en nadelen van het programma in relatie tot uw zakelijke situatie en risico.

Leer meer over het verschil tussen contractanten en werknemers door met een SCORE-mentor te praten. Bekijk ook deze IRS-gids om u te helpen bepalen hoe u uw werknemers kunt classificeren.