Terwijl de Covid-19-crisis wegebt en stroomt, werken de meeste eigenaren van kleine bedrijven vanuit huis. Alsof het runnen van een bedrijf niet veeleisend genoeg was, heeft de pandemie de uitdagingen vergroot.

De concurrerende prioriteiten waarmee ondernemers altijd te maken hebben gehad - klantenwerk, administratieve taken, personeelskwesties, gezinsverantwoordelijkheden, zelfzorg - zijn nog moeilijker geworden om aan te pakken. Zonder duidelijke fysieke manier om grenzen te stellen, is het moeilijk geworden om je te concentreren op individuele taken en ze de nodige aandacht te geven.

Ik ken en begrijp de onrust goed. Tijdens de pandemie heb ik een extern personeelsbestand geleid en heb ik alle andere aspecten van ons bedrijf bijna volledig vanuit huis geregeld. Daarnaast werkt mijn man thuis. Voeg daar onze vier kinderen aan toe en het huis is op zijn zachtst gezegd vol. Ik realiseer me dat het moeilijk kan zijn om lijnen in het zand te trekken en verantwoordelijkheden te prioriteren. Het is echter noodzakelijk om manieren te ontdekken om individuele taken in compartimenten te verdelen, zodat u op alle fronten productiever kunt zijn. De situatie van iedereen is uniek, maar hier zijn enkele tactieken die voor mij hebben gewerkt.

5 tips om eigenaren van kleine bedrijven te helpen bij het beheren van concurrerende prioriteiten bij het thuiswerken

1. Onafhankelijke takenlijsten bijhouden

Het lijkt misschien handig om te vertrouwen op één takenlijst die alles omvat wat je op je bord hebt. Dat kan echter overweldigend worden. Maak niet alleen een hoofdtakenlijst, maar maak ook afzonderlijke takenlijsten voor elk van uw verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld:

• Werk
• Familie
• Gezondheid en welzijn
• Vrijwilligerswerk

2. Geef prioriteit aan uw prioriteiten

Uw takenlijst zal een mix van taken bevatten, sommige urgenter dan andere. Om ervoor te zorgen dat u zich eerst met de meest bedrijfskritieke verantwoordelijkheden bezighoudt, moet u uw lijsten ordenen om essentiële items op de voorgrond te plaatsen. Maar wat gebeurt er als de lijnen vervagen over wat je onverdeelde aandacht zou moeten krijgen? Overweeg een of meer van de volgende technieken te proberen om prioriteiten te stellen voor taken.

• Prioriteitsmatrix – Dit houdt in dat taken in kwadranten worden ingedeeld om te bepalen welke voorrang moeten krijgen. Bekijk de Eisenhower-beslissingsmatrix en de tijdmanagementmatrix van Stephen Covey voor meer informatie.
• ABC-methode - Deze techniek omvat het beoordelen en rangschikken van taken op een "A", "B", "C"-niveau van belangrijkheid. Wanneer meerdere taken dezelfde urgentie lijken te hebben, kun je verschillende A's, B's en C's identificeren. Vervolgens rangschik je de taken binnen elk van die prioriteitscategorieën om je actieplan te bepalen.
• Eat the Frog – Soms vind ik dit een waardevolle methode om mijn dagen door te brengen. "De kikker eten" houdt in dat je eerst de taken doet die je het minst leuk vindt. In plaats van de hele dag bang te zijn voor die vervelende taken, haal je ze uit de weg. Hierdoor kun je intensiever werken aan de andere verantwoordelijkheden die op je wachten.

3. Delegeren om het voor elkaar te krijgen 

Zeker, niet ELKE taak op uw lijst moet door u persoonlijk worden gedaan. Bekijk uw takenlijsten zorgvuldig om te bepalen welke verantwoordelijkheden u aan anderen kunt delegeren. Bijvoorbeeld:

• Kan iemand anders uw financiële rapport bijhouden?
• Kan uw wederhelft boodschappen doen?
• Kan een medewerker reageren op vragen op sociale media?
• Kunnen uw kinderen hun eigen was doen?

Als iemand anders perfect in staat is om een ​​paar taken van je lijst te schrappen, neem dan in ieder geval wat druk van jezelf af en laat diegene een bijdrage leveren.

4. Onderhandel over vervaldata

Communiceer met belanghebbenden om het opnieuw plannen van activiteiten met een lagere prioriteit te bespreken. De meeste mensen werken mee wanneer hen wordt gevraagd of het oké is om een ​​nieuwe deadline in te stellen voor niet-dringende taken die geen rimpeleffect zullen hebben als ze niet op een specifieke datum zijn voltooid.

5. Gebruik hulpmiddelen in uw voordeel

Ouderwetse tools zoals een dagplanner, bureaukalender en notitieboekje kunnen helpen om prioriteiten hoog in het vaandel te houden. Overweeg echter om cloudgebaseerde samenwerkings- en productiviteitstools te gebruiken om met teamleden te communiceren, taken te organiseren en projecten te beheren. Verschillende softwareplatforms die aan uw behoeften kunnen voldoen, zijn onder meer:

• Slap
• Trello
• Asana
• Google Drive en Google Agenda
• Teamwerk

Hoewel deze tools bedoeld zijn om bedrijven te helpen, kun je misschien ook manieren vinden om hun mogelijkheden te gebruiken voor het beheren van je thuisprojecten en -taken.

Op een gezonde balans tussen werk en privé te midden van de pandemie!

Ik hoop dat deze tips u helpen bij het navigeren door de nieuwe norm van het beheren van uw zakelijke en persoonlijke leven vanaf één plek. Ook raad ik aan om in contact te komen met andere ondernemers om ideeën, tips en trucs uit te wisselen. Hoe meer we elkaar kunnen steunen, hoe beter we kunnen overleven en bloeien in deze onzekere tijden.