Voor kleine bedrijven kan een onbetrouwbare cashflow catastrofaal zijn. Elk jaar moeten veel bedrijven sluiten vanwege een gebrek aan cashflow. Zelfs een cashflowprobleem op korte termijn kan het moeilijk maken om de loonlijst te betalen, te huren of benodigdheden te kopen.

Er zijn veel redenen voor cashflowproblemen. Een daling van de verkoop, seizoensinvloeden, onverwachte uitgaven en achterblijvende betalingen van klanten. Vooral betalingsachterstanden plagen veel kleine bedrijven, waardoor het moeilijk is om het licht aan te houden, laat staan ​​te groeien.

Om te voorkomen dat u zomaar een statistiek wordt, volgen hier zes tips en best practices voor cashflowbeheer om u te helpen uw bedrijf te laten groeien.

1. Heb een 360-gradenoverzicht van uw geldstromen

Een van de eerste dingen die u moet doen, is een overzicht krijgen van uw financieringssituatie. Hiervoor heeft u een kasstroomoverzicht en een kasstroomprognose nodig.

Het kasstroomoverzicht geeft u, net als het bankafschrift, op elk moment een overzicht van uw kassituatie en wordt meestal aan het einde van elke maand opgesteld. Het is een momentopname van het geld dat in uw bedrijf is gestroomd (winst, financiering, enz.) en is achtergebleven (facturen, loonlijst, voorraadkosten, schulden, enz.).

De cashflowprognose daarentegen wijst naar de volgende maand, kwartaal of zelfs jaar. Het is een hulpmiddel van onschatbare waarde om u te helpen elk probleem te voorspellen voordat het zich voordoet, zodat u mitigerende maatregelen kunt nemen. Gebruik gegevens uit uw kasstroomoverzicht, zoals betalingspatronen van klanten, evenals verkoopprognoses, voorraadplannen en andere uitgaven om uw prognose te bepalen.

De meeste boekhoudprogramma's bevatten een kasstroomoverzicht en prognoserapporten die u kunt maken op basis van uw bestaande boekhoudgegevens. U kunt ook deze SCORE-sjabloon voor cashflowprognose gebruiken.

2. Help uw klanten u sneller te betalen

Onbetaalde rekeningen zijn een factor die grote invloed heeft op uw cashflow. Studies tonen aan dat de kosten van onbetaalde rekeningen van kleine bedrijven meer dan $ 825 miljard bedragen. Maar u kunt de controle overnemen en de kloof tussen facturering en betaling overbruggen. Hier zijn enkele ideeën:

• Snel factureren - Stel de facturering niet uit tot het einde van de maand, want dat vertraagt ​​alleen de tijd die nodig is voordat het geld op uw bankrekening staat. Factureer in plaats daarvan zodra u de klus heeft geklaard. Als uw project groot of lopend is, zorg er dan voor dat u maandelijks factureert of zelfs gefaseerde facturering gebruikt, zodat u in belangrijke fasen van het project kunt factureren en deze betalingen sneller kunt ontvangen.
• Ontdek hoe uw klanten het liefst betalen - Veel grote bedrijven gebruiken toepassingen voor directe storting of betalingen, zoals Bill.com. Ontdek wat uw klant gebruikt en zorg ervoor dat deze correct is geconfigureerd om betalingen te ontvangen, waardoor problemen met late betalingen als gevolg van technische problemen tot een minimum worden beperkt.
• Analyseer uw factuurontwerp - We hebben het niet over fancy graphics, maar over de duidelijkheid, netheid en inhoud van uw factuur. Vermeld belangrijke contactgegevens, betalingsvoorkeuren (met links indien mogelijk), betalingsvoorwaarden (zoals overeengekomen in uw contract), gemakkelijk leesbare lettertypen, enz.
• Gebruik een factureringstool - Er zijn verschillende eenvoudige tools voor budgetfacturering waarmee u sneller betaald kunt worden. QuickBooks, FreshBooks, Wave en Hiveage hebben verschillende tools waarmee u eenvoudig facturen kunt genereren, betalingen kunt volgen en claimen, automatische herinneringen kunt versturen en kunt integreren met uw boekhoudsystemen.

3. Let op rekeningen die verschuldigd zijn

Zet een systeem op waarmee u inzicht heeft in welke facturen in behandeling zijn, of beter nog, welke de vervaldatum naderen, zodat u zo snel mogelijk betaling kunt claimen. Afhankelijk van uw klantenbestand is een Excel-spreadsheet een goede plek om te beginnen, maar met boekhoudsoftware wordt het een stuk overzichtelijker.

4. Creëer een relatie met degene die je de cheque geeft

Het kennen van de naam en het e-mailadres van de persoon die u de cheques geeft, is een enorm pluspunt. De meeste B2B-relaties zijn met verkoop-, marketing- of ander niet-boekhoudpersoneel. Maar als u de crediteurenadministratie kunt leren kennen, bent u beter in staat om antwoorden te krijgen over waar de betaling zich in de verwerkingscyclus bevindt en deze direct te claimen als er vertragingen zijn.

5. Heb een financiële buffer

Een manier om cashflowproblemen voor te blijven, is door een financiële buffer aan te houden, meestal in de vorm van besparingen. Dit is niet altijd gemakkelijk, vooral als u zich zorgen maakt dat u in de eerste plaats niet genoeg geld heeft. De meeste financiële planners raden aan dat particulieren en ondernemers 3 tot 6 maanden sparen om hun uitgaven te dekken. Dit is afhankelijk van uw persoonlijk comfortniveau. Probeer klein te beginnen, verhoog uw bijdragen in de loop van de tijd en gebruik uw cashflowprognose om uw spaarplan te informeren. Dit SCORE-artikel geeft meer informatie over hoeveel geld een klein bedrijf in reserve moet houden.

Een andere bron van kasreserves is een zakelijke kredietlijn. In tegenstelling tot traditionele leningen, geeft een kredietlijn u meer flexibiliteit en kan het worden gebruikt om werving en aankoop te financieren of als vangnet wanneer u wordt geconfronteerd met uitdagingen zoals het uitvoeren van de salarisadministratie tijdens een cashflowcrisis. Zorg ervoor dat u zich aanmeldt tijdens een fiscale gezondheidsperiode, leen wanneer u het geld nodig heeft en betaal het terug wanneer u dat niet doet.

6. Wees strategisch met uw groei

Snelle groei leidt vaak tot cashflowproblemen. Het winnen van een nieuw contract kan betekenen dat u moet investeren in nieuwe medewerkers, maar nettotermijnen van 30, 60 of zelfs 90 dagen kunnen leiden tot te late betaling en een geldcrisis op de loonlijst.

Ga groeimogelijkheden niet uit de weg, maar gebruik uw cashflowprognose om in de gaten te houden hoe lang het duurt voordat u uw schuld hebt afbetaald om te groeien (vergeet niet dat een kredietlijn ook op dit moment kan helpen). Bekijk elke klant als een investering en stel jezelf de vraag:maak ik winst en hoe lang duurt het om die te innen?