Kleine organisaties zijn comfortabel met mondelinge toezeggingen en e-mailgeloften bij het maken van inkooporders. Maar naarmate de organisatie groeit, groeien ook haar inkooporders en kosten. En op dat moment fungeren inkooporders als een veiligheidsdeken dat de inkooporders bijhoudt.

In een pril beginstadium lijken op papier gebaseerde inkooporders erg handig en gemakkelijk te onderhouden. Maar het regelen van al het papierwerk, het opslaan en ophalen ervan zorgt voor veel te veel ongemak. Het wordt erg moeilijk om de inkooporders bij te houden, omdat het aantal aankopen altijd toeneemt.

Daarom wordt het essentieel om een ​​aankoopordersysteem . te gebruiken dat helpt om aan de eisen te voldoen.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat het creëren van een geautomatiseerd inkoopordersysteem is helemaal niet eenvoudig, net als werken aan een spreadsheetprogramma en het invoeren van uw gegevens. Het gebruiksklare bestelsysteem maakt het moeilijk om een ​​systeem te vinden dat alle functionaliteit heeft. Er is een zeer beperkte ruimte voor maatwerk, waarbij een low-code automatiseringstool kan helpen om in een zeer korte tijd een persoonlijk PO-systeem te creëren.

Inkoopordersysteem begrijpen

Een software die uw aankopen van begin tot eind beheert, staat idealiter bekend als een inkoopordersysteem . Het genereert niet alleen inkooporders, maar volgt en beheert ook alle andere administratieve werkzaamheden. Een geautomatiseerde cloudgebaseerde inkoopordersoftware vermindert meestal de redundantie van het inkooporderproces en verbetert de inkoopefficiëntie. Het verbetert de productiviteit aanzienlijk en biedt een beter inzicht in de uitgaven van de organisatie.

Laten we nu eens kijken of een klein bedrijf een inkoopordersysteem nodig heeft.

Het is waar dat kleine bedrijven niet overwegen te investeren in een webinkoopordersysteem . Ze hebben geen end-to-end inkoopsysteem nodig, dat bepaalde aspecten van inkoop regelt. Als je een inkoopordersysteem kunt bouwen voor uw kleine bedrijf tegen een kleine prijs, dan is het logisch om vanaf het begin de geautomatiseerde cultuur in te bouwen

De werking van het aankooporderproces werkt het beste als het soepel functioneert. Een vooraf gedefinieerde processtroom voor inkooporders stelt het inkoopteam in staat om een ​​bestelling te verwerken zonder stappen te missen en deze eenvoudig op te volgen om vertragingen te voorkomen. Er zijn een aantal stappen die moeten worden onderzocht om het systeem soepel te laten werken.

1. Maak een inkooporder
2. Verzend meerdere offerteaanvragen (RFQ)
3. Analyseer en selecteer een leverancier
4. Onderhandel over contract en verzend PO
5. Goederen/diensten ontvangen
6. Ontvang en controleer factuur (3-Way Matching)
7. Autoriseer de factuur en betaal de verkoper
8. Registratie
9. Bestelling sluiten.

De beste inkoopordersystemen hebben:

1. Verbeter de procesefficiëntie
2. Verbeter documentbeheer
3. Verminder handmatige verwerking en de kans op fouten
4. Versnel de goedkeuring van inkooporders
5. Bestelling en voorraadbeheer stroomlijnen
6. De relatie tussen verkoper en koper verbeteren
7. Zorg voor zichtbaarheid van de uitgaven en verbeter de besluitvorming
8. Voorkom inkoopfraude

Manieren om het inkooporderproces te stimuleren

1. De bestaande workflow analyseren :het is essentieel dat u wat tijd vrijmaakt om het bestaande proces te volgen en te begrijpen, zoals ontworpen voor dagelijks gebruik. In een handmatig systeem van de inkooporder wijkt de beoogde stroom aanzienlijk af van de daadwerkelijke bewerkingen. Een grondig begrip van de bestaande workflow helpt om de tekortkomingen te identificeren en het hele proces te identificeren, om de inefficiënties aan te pakken.

2. Het autorisatieproces voor verbetering tot stand brengen :een inefficiënt autorisatieproces beïnvloedt de beste workflow voor inkooporders. Er ontstaat een verstoring in de workflow wanneer er te veel workflow nodig is. Zorg ervoor dat alleen die autorisaties worden verkregen en dat alle deelnemers training en opleiding krijgen over hun aandeel in het proces.

3. Een centrale leveranciersgids opzetten :een gecentraliseerde leverancierslijst zal de kwaliteit van informatie over verschillende leveranciers van onderdelen verbeteren, evenals de communicatie binnen de hele organisatie. Een gecentraliseerde leverancierslijst stelt afdelingen in staat om vanuit een gemeenschappelijk punt met elkaar te spreken, en vermindert de mate van verwarring, waardoor de inspanning die nodig is om informatie in de hele organisatie op te halen en te beheren, wordt vergroot.

4. Het automatiseert en stroomlijnt het handmatige proces :het andere voordeel van automatisering van inkooporderbeheer is dat het de efficiëntie van het bedrijf verbetert, fouten vermindert, documentbeheer en autorisatieprocessen stroomlijnt en de beschikbaarheid van de voorraad coördineert. Het verbetert ook het besluitvormingsproces in de hele organisatie.

We kunnen concluderen dat het stimuleren van het inkoopordersysteem, om de efficiëntie te verhogen, ook leidt tot een soepele werking van de voorraad. Het speelt een grote rol bij het ontwikkelen van betere relaties met de klanten en zorgt ervoor dat de band met de jaren sterker wordt.