Wat is een voorraadbeheerproces? – Voordelen &uitdagingen
Omdat er steeds meer eCommerce-winkels online verschijnen, wordt de concurrentie elke dag groter. Om succesvol te zijn, moet elke functie binnen een organisatie leren samenwerken om efficiënt te kunnen voldoen aan de eisen en verwachtingen van de klant. Een bijzonder belangrijk aspect hiervan is het proces Inventory Management (IM) binnen het Supply Chain Management (SCM) van de organisatie, aangezien het gaat om het reguleren van alle betrokken processen vanaf het moment dat het item, dwz "voorraad" wordt ontvangen tot het moment dat het is naar de klant gestuurd.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer is het efficiënt aanpakken en "beheer" van de voorraadgoederen van een organisatie, van inkoop tot de uiteindelijke levering, in de verschillende stadia, namelijk grondstof, productie, afgewerkte goederen.
De benadering die elke organisatie hanteert bij het beheren van haar inventaris heeft een enorme impact op een aantal verschillende bedrijfsprocessen, omdat ze de kracht hebben om de bedrijfsresultaten te verbeteren of uit te putten. Het is daarom steeds belangrijker geworden dat bedrijven de juiste techniek kiezen, bepalen en toepassen, samen met investeringen in voorraadbeheersoftware (Bekijk:www.zapinventory.com) die kan resulteren in het efficiënt, productief en winstgevend maken van het proces.
Hoe beïnvloedt het uw organisatie?
Hoewel goed, efficiënt voorraadbeheer de winst voor het bedrijf kan verhogen, kunnen zelfs triviale fouten in processen uw omzet doen dalen en de winst beïnvloeden. Organisaties hebben drie niveaus, namelijk structuur, proces en systeem, die elk van belang zijn voor het algehele functioneren van de organisatie. In volgorde bepaalt het eerste niveau de cruciale elementen van het bedrijf, het tweede beschrijft de te volgen stappen en het derde brengt de elementen op één lijn en lost de problemen op. Voorraadbeheer werkt binnen elk van deze elementen.
Ongeacht de grootte, geen enkel bedrijf is beschermd tegen de negatieve gevolgen van slecht voorraadbeheer. Wanneer toeleveringsketens verkeerd worden beheerd, kan dit ernstige gevolgen hebben. Als u een te grote voorraad heeft of verouderde methoden gebruikt om uw goederen te volgen, of als u niet over adequate rapporten en prognoses beschikt, kunt u maar beter het touw in handen krijgen voordat het te laat is.
Slecht voorraadbeheer kan uw merk doden. We hebben gelezen over catastrofale voorraadfouten door grote merken zoals Nike, Target en KFC, maar als je niet zo groot bent als deze jongens, is dit iets dat je je gewoon niet kunt veroorloven.
Voorraadbeheerproces
Het voorraadbeheerproces lijkt vrij eenvoudig en helemaal niet ingewikkeld. Naarmate je dieper duikt en elke functie ontleedt, begin je je te realiseren hoe uitgebreid het is. Hoewel bedrijven verschillen in hun activiteiten, is het algemene proces van voorraadbeheer voor de meeste bedrijven ongeveer als volgt:
Ontvangen De eerste stap in het voorraadbeheerproces begint vanaf het moment dat de goederen door het bedrijf in hun magazijn worden ontvangen. Dit kunnen grondstoffen, componenten, indirecte materialen en gereed product voor wederverkoop zijn. Bedrijven gebruiken software met magazijnbeheermogelijkheden om het proces te stroomlijnen.
Recensie Na ontvangst worden de goederen beoordeeld, gesorteerd en opgeslagen in daarvoor bestemde ruimtes. Terwijl grotere organisaties zich hiervoor een aparte unit kunnen veroorloven, doen de kleinere het met het magazijn als opslagruimte. De goederen zijn gelabeld met SKU's (Stock Keeping Unit) en barcodes voor tracking.
Bewaken Nu alle goederen zijn verantwoord, worden de voorraadniveaus regelmatig gecontroleerd door een combinatie van fysieke en automatische voorraadtellingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de beschikbare voorraad en voorkomt kans op een voorraaduitval, dubbele bestellingen, risico's, enz. We zullen meer bespreken over de technieken van voorraadbeheer in de volgende sectie.
Bestellen Klanten plaatsen bestellingen in overeenstemming met de producten die door de winkel worden aangeboden, hetzij via de eCommerce-winkel of fysiek verkooppunt via het POS (Point of Sale). De bestelling wordt vervolgens ter goedkeuring verwerkt.
Goedkeuren Zodra de bestelling is ontvangen, wordt deze goedgekeurd tegen de kassabon, de inkooporder, enz. en verplaatst de leverancier deze naar voren voor de uitvoering van de bestelling.
Bekijk ZapERP voor orderbeheer
Verzending Nadat een bestelling is goedgekeurd, wordt deze klaargemaakt voor verzending naar de productie, de detailhandelaar of de eindverbruiker. Het implementeren van een orderafhandelingssysteem maakt het proces eenvoudiger te beheren en bespaart u een hoop tijd.
Bijwerken Elke keer dat een voorraad uit het magazijn wordt verzonden, moeten de gegevens worden bijgewerkt en gedeeld met het betrokken personeel om over- en onderbevoorrading van de voorraad te voorkomen.
Aanvullen Afhankelijk van de vraag en het aanbod, moet de voorraad indien nodig worden aangevuld, waarbij wordt afgeleid uit de voorraadniveaus zoals in het voorraadbeheersysteem. Meer over deze technieken in het volgende gedeelte, blijf lezen!
Wat zijn de verschillende technieken?
De meeste bedrijven hebben een of andere fysieke inventaris en ze hebben betrouwbare tools nodig om de voorraad hiervan te onderhouden en te beheren. Dit kan worden gedaan door een effectief voorraadbeheerproces te implementeren en een maximale workflow-efficiëntie, een optimaal rendement op de investering (ROI) en minimale kosten te bereiken. Laten we eens kijken naar de belangrijkste technieken voor voorraadbeheer:
Voorraadbeheer Dit is het proces van het handhaven van een optimaal voorraadniveau, d.w.z. het op voorraad houden van voldoende artikelen om snel aan de vraag van de klant te voldoen, terwijl de kosten om de voorraad laag te houden laag blijven. Hoewel het eenvoudig klinkt, kan het eigenlijk best moeilijk zijn om te bereiken. Deze term wordt vaak door elkaar gebruikt door bedrijven met Voorraadbeheer.
Lees onze blog over voorraadbeheer versus voorraadbeheer
LIFO &FIFO Deze waarderingsmethoden zijn de boekhoudkundige componenten van voorraadbeheersystemen. Last-In-First-Out (LIFO) is een methode waarbij de goederen die het laatst zijn binnengekomen, het snelst worden verzonden en First-In-First-Out (FIFO) is een methode waarbij de oudste goederen het snelst worden verzonden. Ze geven de werkelijke waarde van de voorraad weer tot aan de bedrijfsresultaten.
ABC-analyse Deze techniek bepaalt de waarde van de voorraadartikelen op basis van hun belang voor het bedrijf en de hoeveelheid. "Een Goederen” zijn laag in hoeveelheid maar hoog in waarde. "B Goederen” zijn matig in hoeveelheid en in waarde. "C Goederen” zijn hoog in hoeveelheid maar laag in waarde.
Voorraadoverzicht Een traditioneel handmatig en fysiek proces om de huidige voorraadvoorraad te vergelijken met geschatte toekomstige behoeften, het is ook gevoelig voor menselijke fouten, tijdrovend en arbeidsintensief proces. Na verloop van tijd heeft voorraadbeoordeling automatiseringstechnologie opgeleverd waarmee de voorraadbeheerder het gewenste minimumvoorraadniveau kan instellen en goederen automatisch opnieuw kan bestellen wanneer en wanneer dat nodig is.
Just in Time (JIT) Zoals de naam al doet vermoeden, vertrouwt de Just-In-Time-methode op precisielogistiek om ervoor te zorgen dat de voorraadgoederen 'just in time' aankomen om aan de vraag van klanten te voldoen. Dit is geweldig in termen van het verminderen van verspilling en het in beslag nemen van onnodige opslag, maar het is data-intens en van cruciaal belang dat men nauwkeurige kennis moet hebben van verschillende factoren en tools die nodig zijn om dit voor elkaar te krijgen.
Cyclus tellen Dit is een doorlopende voorraadcontroleprocedure waarbij specifieke delen van de voorraad op specifieke dagen op specifieke locaties worden geteld. Dit staat ook bekend als cyclusinventaris , en het zorgt ervoor dat elk item minstens één keer in een boekhoudperiode wordt geteld (meestal een jaar). Het is anders dan bij traditionele fysieke inventaris, waar ze de bewerkingen pauzeren terwijl alle items worden geteld.
Voordelen van een voorraadbeheersysteem
Om een efficiënt voorraadbeheerproces in te zetten, heeft u een goed voorraadbeheersysteem (IMS) nodig. Maar laten we, voordat we de voordelen van een IMS opsommen, kort ingaan op de voordelen van voorraadbeheer.
Betere nauwkeurigheid van de voorraad
Vermijd over- en onderbevoorrading
Verlaagde kosten
Verbeterde productiviteit
Betere inzichten
Verhoogde winst
Meer transparantie en duidelijkheid
Betere klantervaring
Als deze lucratief genoeg waren, zijn hier de voordelen van het hebben van een voorraadbeheersysteem. Nog beter als het is geïntegreerd met een ERP!
Vereenvoudigd voorraadbeheer Dit is misschien wel de beste op de lijst. Het constante proces van inkoop, logistiek, bevoorrading, orderbeheer en fulfilment is overweldigend. Het grootste voordeel van het gebruik van voorraadbeheersoftware is dat het het proces een stuk eenvoudiger en gemakkelijker maakt.
Verminderde handmatige inspanning en onnauwkeurigheden Handmatige werkprocessen vragen om fouten, of zoals we dat noemen, menselijke fouten. Het is onvermijdelijk. Voorraadbeheer omvat een aantal complexe berekeningen en processen die veel manuren in beslag kunnen nemen die een IMS efficiënt en nauwkeurig kan doen in een kwestie van een paar minuten. Bovendien automatiseert het alle processen voor het verzamelen en volgen van gegevens, waardoor er geen ruimte is voor fouten en onnauwkeurigheden, zoals dubbele gegevens.
Verminderd oversellingrisico Veel bedrijven worden geconfronteerd met een verbod op marktplaatsen zoals Amazon en eBay omdat ze hun producten te veel verkopen. Overselling vindt plaats wanneer de voorraad niet wordt bijgewerkt en de klant een bestelling plaatst voor een product dat is uitverkocht. Het resulteert ook in verlies van controle en teleurgestelde klanten. Een systeem zorgt ervoor dat uw voorraadtelling in realtime wordt bijgewerkt en vermijdt de gevolgen van een andere situatie.
Maak gebruik van automatisering Taken zoals RFID en het scannen van streepjescodes versnellen functies zoals inventarisatie, ontvangst en afhandeling. Het gebruik van een IM-software hiervoor vermindert niet alleen handmatige fouten, maar bevrijdt uw personeel ook van repetitieve taken die onnodige tijd in beslag nemen.
Verlaagt de kosten en verhoogt de winst Dit is het meest lucratieve punt op de lijst:winst. Het stroomlijnen van uw voorraadbeheerproces door middel van een goed systeem elimineert niet alleen indirecte voorraadkosten, maar levert ook verdere kostenbesparingen op. Het kan u helpen de doorlooptijd van uw leverancier te verkorten en overtollige en verouderde voorraden te verminderen, naast de grootste besparing die voortkomt uit automatisering. U kunt uw winst verhogen door uw IMS te gebruiken om de vraag en de voorraad dienovereenkomstig te voorspellen, zodat u tijdens seizoenen met grote vraag naar uw producten nooit een voorraad heeft.
Datagestuurde besluitvorming Voorraadbeheersystemen leggen informatie vast van meerdere gegevenspunten. Maak gebruik van deze mogelijkheid van uw IMS om gegevensgestuurde, hoogwaardige voorraadbeslissingen te nemen die u helpen de kosten te verlagen en tijd te besparen.
Verbeterde productiviteit De verschillende analyses in uw IM-software kunnen u helpen te bepalen welke van uw producten sneller verkopen, welke van uw verkoopkanalen de meeste verkopen opleveren en welke niet. Gebruik dit om intelligentere beslissingen te nemen, zoals waar u zich meer op moet concentreren en op welke gebieden verbetering nodig is.
Bespaart kostbare tijd Het is geen verrassing dat computers, of in dit geval software, meerdere keren sneller kunnen werken dan mensen. Wanneer u vertrouwt op voorraadbeheersoftware, zijn processen sneller, nauwkeuriger en betrouwbaarder, worden taakredundantie en dubbele gegevensverdubbeling verminderd, worden veel directe en indirecte kosten bespaard, en dat geldt ook voor uw kostbare tijd.
Verbeterde prognoses Wanneer u een IMS gebruikt, kan dit inzicht geven in verschillende trends door middel van het verzamelen en analyseren van gegevens over een bepaalde periode. Zodra u deze trends identificeert en begrijpt, kunt u de voorraadprognoses aanzienlijk verbeteren.
Voorraadoptimalisatie Een van de gemeenschappelijke uitdagingen van alle bedrijven die te maken hebben met fysieke inventaris, is over- en onderbevoorrading. Het bepalen en beheren van de juiste balans is essentieel. Gelukkig kan een robuust IMS u helpen voorraden die laag zijn in realtime te identificeren, zodat u vooruit kunt bestellen en een voorraadtekort kunt voorkomen, en ook de noodzaak om te veel voorraad te vermijden.
Betere zakelijke onderhandelingen Een IMS heeft functies voor het volgen van batches die de traceerbaarheid helpen vergroten en toegang krijgen tot waardevolle informatie, zodat u beter kunt communiceren met potentiële leveranciers, kunt bepalen welke van hen gunstig zijn en welke verbetering behoeven.
Naleving van GAAP Het correct en nauwkeurig waarderen van uw voorraad is verplicht om financiële transparantie te bewerkstelligen. De meeste IMS bieden de nauwkeurigheid die wordt vereist door het Algemeen aanvaarde boekhoudprincipe d.w.z. GAAP.
Verbeterde algemene zichtbaarheid Naarmate het bedrijf groeit, raken dingen in de loop van de tijd vaak begraven en verliezen ze het zicht tijdens het proces. In het geval van het terugroepen van een product, kan het een gigantische taak zijn en kan het ontelbare uren duren om de producten eruit te halen zonder een goede batch-trackingfunctie. Dit is zeker niet ideaal voor het runnen van een bedrijf. Met Digital IMS kunnen voorraadbeheerders gegevens voor producten ophalen op datum en locatie met behulp van serie- of identificatienummers.
Gegevensbeveiliging Niet alles is voor iedereen bedoeld. Wanneer u een bedrijf runt, is hiërarchie belangrijk, evenals het definiëren van rollen en toegang voor uw team. Als er geen systeem is, kunnen de lijnen wazig worden en kan er geen verantwoording worden afgelegd. Wanneer u een IM-systeem gebruikt, kunt u rollen definiëren en ook toegang voor elke gebruiker. Zo zorgt u ervoor dat alleen de beoogde persoon bij de gegevens kan. Het grootste voordeel is dat het op alle niveaus beveiliging biedt.
Uitdagingen die je kunt verwachten
Zoals bijna alles wat geweldig is, komen voorraadbeheersystemen ook met een paar uitdagingen. Pas op voor deze uitdagingen bij het uitbouwen van uw voorraadbeheerproces:
Kan complex zijn De verandering van handmatig naar automatisch is misschien goed, maar kan complex zijn. Aangezien voorraadbeheer zoveel processen en componenten heeft, vindt u het misschien een beetje intensief, en het kan even wennen zijn. Het is belangrijk dat u uw team ertoe aanzet de software te begrijpen en te gebruiken. In het begin kan het even duren voordat iedereen aan het platform gewend is. Dat gezegd hebbende, als je eenmaal de kans hebt gehad om de werking van het platform te leren kennen, zal het je leven op de lange termijn zeker gemakkelijker maken.
Risicofactoren Hoewel het risico als gevolg van fouten en inefficiënties wordt verminderd door geformaliseerde processen en geautomatiseerde workflows, moet u uw voorraadbeheerproces in de gaten houden voor mogelijke verbeteringen en fouten, om risico's op afstand te houden. Het kan raadzaam zijn om uw IM-proces te koppelen aan supply chain management (SCM) en kwaliteitscontrole (QC). Dit zou helpen om uw reputatie en bedrijfsresultaten te bewaken.
Een ander mogelijk risico kan zijn dat het systeem onverwacht crasht. Dit probleem kan echter worden verholpen door te kiezen voor een softwareplatform zoals ZapERP-inventarisbeheer, een cloudgebaseerd platform. Dus in het geval dat dit zou gebeuren, zullen al uw gegevens veilig worden ingevuld omdat ze allemaal in de cloud worden opgeslagen.
Intensief hulpbronnen Naast de potentiële initiële investering in de aanschaf van de software, kunt u verwachten dat u een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite zult besteden aan het verkrijgen van buy-in van het senior management en ook van de andere leden van het bedrijf als geheel. Voeg daarbij de kosten van training en opleiding voor de software voordat u "live" kunt gaan, d.w.z. de software bedrijfsbreed implementeren.
Misschien duur Deze is met name relevant voor kleinere bedrijven. De kosten die gepaard gaan met de aanschaf en implementatie van IM-software kunnen behoorlijk ontmoedigend zijn. Desalniettemin loont de initiële investering zich meer dan in de vorm van verbeterde klantenbinding en hogere winsten. Een van de manieren om de kosten te verlagen, is door een platform te kiezen dat in de cloud wordt gehost. Niet alleen is het risico lager, maar het kost een fractie van wat het u anders zou kosten als u er zelf een zou ontwikkelen.
BONUS:Hoe ontwikkel je een efficiënt voorraadbeheerproces?
Er zijn talloze mogelijkheden, maar uw bedrijf is niet zoals dat van uw buurman. U moet uw doelen en missie zorgvuldig analyseren en evalueren om de belangrijkste vereisten te bepalen die u zullen helpen deze te bereiken. Bekijk deze mini-checklist –
Bepaal een budget Zoals we eerder in deze blog hebben vermeld, kunt u enkele merkbare kosten verwachten bij het kiezen en implementeren van een IM-software. Het helpt om de geschatte directe en indirecte kosten te berekenen en uw comfortniveau te bepalen. Als je kiest voor software die aansluit bij inkoop, ERP (Enterprise Resource Planning) en boekhoudsoftware, dan helpt dat om de puntjes op de i te zetten. Onthoud dat, hoewel de initiële investering blijkbaar een groot aantal lijkt, de voordelen die u zult behalen op de lange termijn veel groter zullen zijn.
Logistiek en opslag uitzoeken Het type, de locatie en het aantal magazijnen dat u nodig heeft, is afhankelijk van de grootte van uw branche en bedrijf. Kies een IMS dat het gemakkelijker maakt om naadloos over alle kanalen heen te coördineren.
Zet jezelf op de eerste plaats Eén maat doet niet passen allemaal. U moet alle beschikbare opties afwegen en inzoomen op degene die al uw vakjes (vereisten) aanvinkt - of in ieder geval degene die de meeste van hen aanvinkt. Houd rekening met de aankoopkosten, onboarding-kosten, overstapkosten (ja, dit is ook belangrijk omdat het een zware factor zal zijn als u besluit over te stappen naar een alternatieve tool) enz. De meeste opties die er zijn, bieden een gratis proefperiode voor een aantal dagen instellen; profiteer daarvan en probeer al degenen die je aanspreken voordat je er een sluit.
Voorraadbeheer hoeft niet frustrerend te zijn
Het lijkt misschien alsof het beheren van uw producten een grotere en overweldigendere taak is dan ze daadwerkelijk aan potentiële klanten te verkopen. We hopen dat dit artikel erin is geslaagd een deel van de frustratie weg te nemen door behulpzaam te zijn bij het verstrekken van informatie over dingen waar u op moet letten bij het kiezen van de software, de voordelen en uitdagingen van een IMS. Investeren in de juiste IM-software kan ervoor zorgen dat u deze altijd en overal direct beschikbaar heeft, niet alleen voor uw inventaris, maar ook voor kosten en inefficiëntie uit uw organisatie.
Bekijk onze andere blogs voor meer informatie over voorraadbeheer, verkoop via meerdere kanalen, POS en nog veel meer. Als u een eCommerce-verkoper bent, moet u zich abonneren op deze blog! Om de deal zoeter te maken, geven we je zelfs 2 weken extra proef wanneer je je aanmeldt op ZapERP. Maak een screenshot van dit gedeelte en stuur ons een e-mail.
