Er zijn maar weinig taken die de harten van eigenaren van kleine bedrijven angst aanjagen zoals boekhouden.

De verschillende taken die gepaard gaan met het afhandelen van de boekhouding voor uw kleine bedrijf - rapporten opstellen, uitgaven bijhouden, budgetten in evenwicht houden, belastingregels en -regelgeving begrijpen - kunnen uw hoofd doen tollen, vooral wanneer uw bord al vol is met andere cruciale taken.

U kunt echter niet voorbijgaan aan de met elkaar verweven taken van boekhouding en boekhouding. Ervoor zorgen dat je cashflowpositief bent, is hoe je in bedrijf blijft , dus uw doel moet zijn om de boekhouding zo beheersbaar en betaalbaar mogelijk te maken.

Met dat in gedachten zijn hier vijf boekhoudtips waarmee u geld kunt besparen en uw bedrijf soepel kunt laten draaien:

Gescheiden zakelijke en persoonlijke uitgaven

Een van de eerste dingen die u moet doen als u een bedrijf opent, is het scheiden van uw zakelijke en persoonlijke uitgaven door een zakelijke bankrekening te openen en/of het verkrijgen van een speciale zakelijke creditcard.

Het scheiden van uw uitgaven is om een ​​aantal redenen cruciaal, waaronder het feit dat u persoonlijke aansprakelijkheidsbescherming behoudt voor het geval iemand juridische stappen tegen uw bedrijf onderneemt.

Het is ook een gemakkelijke stap die u op de lange termijn tijd en geld bespaart. Als u uw persoonlijke bankafschriften moet doorzoeken om al uw zakelijke uitgaven te vinden telkens wanneer u een cashflowrapport wilt maken of uw driemaandelijkse belastingen wilt indienen, bezorgt u uzelf hoofdpijn (of, in een ander scenario, meer factureerbare uren om de accountant die u betaalt om u te helpen). U loopt ook cruciale uitgaven mis, waardoor u mogelijk onnauwkeurige financiële rapportages, belastingaangiften en IRS-controles krijgt.

Als je je uitgaven nog niet hebt gescheiden, is het tijd om te beginnen.

Word je eigen accountant met boekhoudsoftware

Er zijn voordelen aan het inhuren van een accountant op tijdelijke of zelfs fulltime basis, die we hieronder zullen bespreken. Maar als je een kleine onderneming bent, is het makkelijker dan ooit om je eigen boekhouding te doen met behulp van geautomatiseerde boekhoudsoftware-opties.

“Geautomatiseerd” is hier het sleutelwoord. Als je overweldigd wordt door het vooruitzicht om je eigen boekhouding te doen, weet dan dat er verschillende boekhoudsoftware-opties zijn die je boeken voor je kunnen doen. U koppelt uw zakelijke bankrekening en laat de software (afhankelijk van welke u kiest en wat uw behoeften zijn) dingen doen zoals uw uitgaven bijhouden, facturen verzenden en rapporten maken met één klik op de knop.

Het beste van alles is dat sommige van deze opties voor boekhoudsoftware volledig gratis zijn , en kan veel van de taken uitvoeren die een eigenaar van een klein bedrijf nodig heeft zonder upgrades of, als alternatief, met goedkope plug-ins en add-ons. Zodra uw bedrijf groeit, kunt u overwegen over te stappen naar een betaalde optie, die het geld waard zal zijn door zijn gemak en eenvoud.

Stel duidelijke betalingsvoorwaarden vast

Als uw bedrijf werkt met een factureringssysteem waarbij u moet wachten op de volledige betaling van uw klanten, ziet u vaak dat u krap bij kas zit. Dat komt omdat het verzenden van een factuur vaak nog maar het begin is van het proces om betaald te worden.

Het is belangrijk dat u vanaf het begin duidelijke betalingstermijnen voor facturen vaststelt, zodat uw cashflow niet wordt opgehouden door late betalingen van klanten die uw boekhoudkundige behoeften niet begrijpen. Geen wonder meer dan een derde van alle factuurbetalingen is volgens Xero te laat.

Bespreek en verduidelijk voordat u aan een opdracht begint uw betalingsvoorwaarden, waaronder:

• Vervaldatum van de betaling na ontvangst van de factuur (en hoe eerder u uw vervaldatum instelt - een of twee weken wordt een standaard - hoe eerder u wordt betaald).
• Geaccepteerde betaalmethoden, van contant geld tot cheques tot creditcards en digitale portemonnees.
• Boetes voor te late betaling en/of kleine kortingen voor vroegtijdige betaling.

Wees niet bang om herinneringen te sturen (je kunt je boekhoudsoftware soms gebruiken om automatische nudges naar je klanten te sturen) en om op te volgen wat je verschuldigd bent.

Budget voor onverwachte uitgaven

Iedereen kent de waarde van een regenachtig dagfonds, zowel zakelijk als privé. Dit is vooral belangrijk voor kleine bedrijven. Grote uitgaven, zoals het omgaan met de gevolgen van een natuurramp of grote apparatuurstoringen, kunnen elk klein bedrijf van de baan brengen.

Voorbeeld:volgens FEMA faalt na een ramp 90% van de kleine bedrijven binnen een jaar als ze niet binnen vijf dagen heropenen. Als u extra kapitaal bij de hand heeft, kunt u weer aan de slag.

Bouw ruimte in voor onverwachte uitgaven in uw budget. De alternatieven:de winkel sluiten totdat u het geld bij elkaar heeft, of een noodkrediet afsluiten, kost u ofwel verloren zaken ofwel rentebetalingen.

Ontmoet een proactieve CPA

Zoals we hebben besproken, zijn eigenaren van kleine bedrijven nu beter dan ooit in staat om hun eigen dagelijkse boekhouding te doen. Om de beste financiële beslissingen op lange termijn voor uw bedrijf te nemen, moet u echter een Certified Public Accountant (CPA) ontmoeten.

Een CPA, een getrainde en ervaren accountant die een examen moest afleggen om gecertificeerd te worden, kan u helpen de grote boekhoudvragen waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd, aan te pakken.

Deze vragen en taken kunnen zijn om u voor te bereiden op het belastingseizoen of om u te helpen bij het naleven van wijzigingen in de belastingcode. U kunt ook beroep doen op hun expertise als u een lening voor een klein bedrijf wilt afsluiten of als u de juridische structuur van uw bedrijf moet wijzigen.

Als uw bedrijf groeit en u werknemers wilt aannemen, is een CPA een geweldige rol om vroeg in te vullen. U kunt ook regelmatig (driemaandelijks of halfjaarlijks) vergaderen met een CPA om uw voortgang te bespreken. Gebruik bronnen zoals het American Institute of Certified Public Accountants om een ​​CPA-directory te vinden. U wilt een CPA die uw financiën kan beoordelen en ideeën naar voren kan brengen over hoe u verantwoord verder kunt gaan. Een proactieve CPA met ideeën die zich vertalen in echte besparingen of opbrengsten is hun vergoeding of salaris waard, en nog wat.

Boekhouding is niet het meest glamoureuze onderdeel van het runnen van een bedrijf, maar het is misschien wel het belangrijkste. Uw cashflow is de levensader van uw bedrijf, en als u er grip op heeft - en ook weet hoe u deze moet gebruiken - met de bovenstaande tips blijft u solvabel en duurzaam, wat er ook op u afkomt.