Tijdregistratie klinkt in theorie eenvoudig, maar de manier waarop bedrijven de tijd bijhouden, kan drastisch variëren, afhankelijk van de branche, locatie en andere factoren.
In de praktijk klinkt het niet ingewikkeld:één klik om te starten, een andere om te stoppen. Dat gezegd hebbende, wat er tussen die twee klikken gebeurt, is allesbehalve:
De methode die een bureau met tien medewerkers gebruikt om de tijd bij te houden, lijkt in niets op wat een onderneming met vijfduizend medewerkers nodig heeft. Een veldploeg die op een bouwplaats langskomt, opereert in een compleet andere realiteit dan een externe ontwikkelaar die uren in drie tijdzones registreert.
En toch blijft de vraag eronder hetzelfde:waar blijft de tijd?
Dit stuk is geen gereedschapsvergelijking. Het is een analyse van tijdregistratiepraktijken bij verschillende bedrijfsgroottes, teamstructuren en werkstijlen, gebaseerd op meer dan 84 miljoen uren geregistreerd bij meer dan 22.000 organisaties en meer dan 186.000 gebruikers op Hubstaff.
Duik in onze interactieve demo en ontdek de functies die het beheren van wereldwijde teams eenvoudiger dan ooit maken.
Vraag de meeste mensen waarom hun bedrijf de tijd bijhoudt, en je krijgt een van de volgende twee antwoorden:facturering of aansprakelijkheid. Beide zijn vaak genoeg waar, maar ze schetsen ook slechts het oppervlak.
Tijdregistratie kan verdeeldheid zaaien. Bij slecht gebruik is het veel te gemakkelijk om over te schakelen op toezicht. Aan de andere kant kan het dienen als een signaal:een manier om te begrijpen waar het werk gebeurt en of het juiste werk de meeste aandacht krijgt.
De redenen waarom organisaties de tijd bijhouden lopen sterk uiteen, maar de meest voorkomende zijn gegroepeerd rond een paar kernfuncties:
Deze functies sluiten elkaar niet uit, en de meeste organisaties besteden veel tijd aan het aanpakken van meerdere van deze functies tegelijk. Maar de motivatie om prioriteit te geven aan de een boven de ander (en de manier waarop deze worden geïmplementeerd) heeft de neiging aanzienlijk te verschuiven, afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de manier waarop de teams zijn gestructureerd.
Een klein extern bureau dat de tijd bijhoudt, voornamelijk voor facturering aan klanten, heeft bijvoorbeeld een fundamenteel andere relatie met de praktijk dan bijvoorbeeld een hybride onderneming die dit gebruikt om te begrijpen hoe het kernwerk over afdelingen is verdeeld. Hetzelfde hulpmiddel, verschillende vragen en totaal verschillende inzetten.
De manier waarop een bedrijf de tijd bijhoudt, zegt meestal iets over hoe het werkt:de omvang, de sector, hoe verdeeld de teams zijn en hoeveel zichtbaarheid het leiderschap eigenlijk in het werk wil hebben.
Er bestaat geen universele aanpak voor het bijhouden van de uren van werknemers, en het landschap is de afgelopen tien jaar aanzienlijk veranderd. Hieronder vindt u een overzicht van de vier meest gebruikte methoden.
Handmatige urenstaten (spreadsheets, papieren logboeken, geheugenoefeningen aan het einde van de week) blijven gebruikelijk in kleinere bedrijven waar de overhead van het adopteren van nieuwe software meer problemen lijkt dan het waard is.
De aantrekkingskracht is eenvoudig:geen kosten, geen leercurve, geen afhankelijkheid van een platform van derden.
Helaas zijn de nadelen net zo eenvoudig:
Handmatige tracking is niet verdwenen, vooral niet in sectoren waar administratieve processen langzaam veranderen.
Desktop- en app-gebaseerde tijdregistraties zijn een veelgebruikte oplossing onder externe en hybride teams. Met deze urenregistratie kunnen gebruikers de tijd voor taken en projecten bijhouden, urenstaten genereren, rapporten maken en meer.
Eenmaal ingesteld, kunt u met deze tools vaak de machtigingen aanpassen, zodat u alleen de gegevens verzamelt die uw team nodig heeft. Tools die zowel een desktop- als een mobiele versie bieden, zijn geweldig voor veldteams, omdat ze vaak alternatieve tijdregistratiemethoden bevatten, zoals GPS en geofenced tijdregistratie.
Voor teams die tijdregistratiesoftware voor werknemers evalueren, volgen hier enkele van de beste opties in deze categorie:
Elke categorie heeft een iets andere gebruikssituatie en teamgrootte, maar de categorie als geheel is de standaard geworden voor de meeste bedrijven die zich bezighouden met gedistribueerd werk.
Op hardware gebaseerde urenregistratie is nog steeds springlevend in sectoren waar het werk op een vaste locatie plaatsvindt:
Ponsklokken, kiosken, biometrische scanners en badgelezers bieden iets waar app-gebaseerde tools niet altijd voor zijn ontworpen:een fysiek verslag van wanneer iemand arriveerde en wanneer hij vertrok, gekoppeld aan een specifieke plaats.
Voor veldpersoneel, magazijnteams of iedereen wiens werk niet vanaf een laptop kan worden gedaan, blijven apparaten op locatie de meest praktische optie. Ze zijn betrouwbaar, vertrouwd en vereisen niet dat werknemers een extra stukje software bij zich hebben of beheren.
Aan de meer geavanceerde kant van het spectrum bevinden zich systemen die met minimale handmatige invoer werken. Deze systemen registreren de activiteit automatisch via schermmonitoring, app- en URL-tracking en werkpatroonanalyse.
Teams die op zoek zijn naar meer dan een personeelsbestand kunnen zich verdiepen in deze tools om te begrijpen hoe de werkdag is voorbij.
Cijfers op grote schaal kunnen argumenten beslechten die meningen niet kunnen.
In onze dataset, samengesteld uit meer dan 84 miljoen geregistreerde uren bij meer dan 22.000 organisaties en meer dan 186.000 gebruikers, ontdekten we het volgende:
Wat deze gegevens vooral mogelijk maken, is een eerlijk gesprek over waar de tijd naartoe gaat.
Van de drie werkstijlen behalen hybride teams met 57% de hoogste focustijd – een aanzienlijk verschil boven het gemiddelde van 53% voor alle modaliteiten.
Een deel van wat dit waarschijnlijk drijft is structuur:hybride werknemers hebben geleerd om hun dagen op kantoor en op afstand anders te behandelen, waardoor het wisselen van context wordt beperkt en dit leidt tot een opzettelijkheid die vaak tot uiting komt in de manier waarop ze hun tijd beschermen.
Het ritme van het schakelen tussen omgevingen, in plaats van de focus te verstoren, kan deze juist verscherpen. Voor een dieper inzicht in hoe hybride productiviteit zich verhoudt tussen sectoren en bedrijfsgroottes, is het volledige overzicht beschikbaar in ons Werkstijlrapport.
Het verschil tussen hoe kleine bedrijven en grote organisaties hun tijd besteden, wordt bepaald door de structuur.
MKB-bedrijven Bedrijven Tijd besteed aan focus 50%46%Tijd besteed aan kernwerk 45%48%De waarschijnlijke verklaring is rolspecialisatie. In een grotere organisatie hebben mensen de neiging om minder dingen diepgaander te doen, terwijl in een kleinere organisatie dezelfde persoon vaak meerdere functies tegelijk vervult, wat een ander soort aanhoudende aandacht vereist.
Geen van beide profielen is in absolute zin productiever, omdat ze eenvoudigweg zijn geoptimaliseerd voor verschillende bedrijfsscenario's.
Er bestaan veel mythen over werken op afstand, en het zou ons eerlijk gezegd verbazen als u niet op zijn minst één daarvan kent.
In ons onderzoek hebben we een aantal van de meest voorkomende op de proef gesteld – en de resultaten waren redelijk doorslaggevend:
Welke tijdregistratie bijdraagt aan dit gesprek is een record. Wanneer leiders daadwerkelijke gegevens hebben over waar uren naartoe gaan en wat voor soort werk er wordt gedaan, begint het nabijheidsdebat te wankelen.
De bedrijven die vandaag de dag het meeste uit tijdregistratie halen, gebruiken het niet op de manier waarop veel bedrijven het op de markt brengen:als een mechanisme om ervoor te zorgen dat mensen echt aan het werk zijn.
Voor alle duidelijkheid:die versie van de tool bestaat nog steeds. Het onvermogen om verder te innoveren dan oppervlakkige monitoring, waarbij zichtbaarheid gelijk wordt gesteld aan aanwezigheid en geregistreerde uren met geleverde waarde, schaadt bedrijven, hun werknemers en softwareleveranciers zelf.
Gelukkig wordt dit achterhaalde concept nu vervangen door iets nuttigers:een oprechte poging om te begrijpen hoe werk zich door een organisatie beweegt. Dit blijkt op een aantal concrete manieren:
De organisaties die deze transitie maken, hebben de neiging één onderliggende overtuiging te delen:dat het punt van het bijhouden van de tijd nooit echt over tijd ging. Het ging altijd over werk; wat voor soort, hoeveel, en of de voorwaarden bestaan zodat mensen het goed kunnen doen.
De meeste organisaties die worstelen met tijdregistratie hebben geen problemen omdat ze de verkeerde tool hebben gekozen. Ze worstelen omdat de praktijk nooit duidelijk is gedefinieerd:
Voordat we een nieuw systeem evalueren of een bestaand systeem herzien, is het de moeite waard om lang genoeg te vertragen om intern een paar eerlijke vragen te beantwoorden:
Een handig startpunt voor teams die een meer gestructureerd beeld willen, is de gemengde productiviteitsscore van Hubstaff.
Het is een eenvoudige formule die het percentage focustijd en het percentage kernwerk in één getal samenbrengt, waardoor teams een basislijn krijgen waar ze zich aan kunnen meten en een richting waar ze naartoe kunnen gaan. Als uit de score blijkt dat minder dan de helft van de werkdag naar gefocust of kernwerk gaat, is dat het onderzoeken waard.
Voor de volledige methodologie en een dieper inzicht in hoe organisaties in verschillende sectoren en werkstijlen dit in de praktijk brengen, vindt u de volledige bevindingen in ons Werkstijlrapport.
Bij tijdregistratie ging het nooit echt om controle. Het ging er altijd om te weten waar de focus naartoe gaat en wat dat patroon betekent voor de mensen die het werk doen.
Over 84 miljoen uren en meer dan 22.000 organisaties wijzen de gegevens in één richting:effectieve tijdregistratie zorgt ervoor dat teams zichzelf beter begrijpen. Het is de moeite waard om naar deze constructieve benadering van zichtbaarheid en transparantie te streven, ongeacht waar uw team inlogt.
Wat te overwegen bij een Pandemic Business Continuity Plan?
Een kassacheque vervangen
De hoofdsom uit financiële overzichten halen
Hoe de CARES-wet uw studieleningen beïnvloedt
5 redenen om zo snel mogelijk aanspraak te maken op sociale zekerheid
Hoe spaar ik voor pensioen, studie en betaal ik tegelijkertijd de hypotheek?
Hoe wordt de openingsprijs van een aandeel bepaald?