Boekhouding op kasbasis registreert wanneer contant geld daadwerkelijk van eigenaar wisselt bij een transactie, waardoor u een realtime beeld krijgt van uw financiële positie die de werkelijke cashflow van een bedrijf of individu weerspiegelt. Hoewel het eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen is, wordt er geen rekening gehouden met eventuele lopende transacties die belangrijk kunnen zijn voor de toekomstige cashflow en prognoses. Of u nu kiest voor boekhouding op kasbasis of voor een andere boekhoudmethode, samenwerken met een financieel adviseur kan u helpen een duurzaam plan voor uw bedrijf of financiën op te stellen.

Kasbasisboekhouding is een methode voor het vastleggen van financiële transacties wanneer contant geld wordt ontvangen of uitbetaald. Deze methode wordt doorgaans gebruikt door kleine bedrijven en particulieren, omdat deze eenvoudiger te begrijpen en te beheren is. Een klein bedrijf dat kasboekhouding gebruikt, zou bijvoorbeeld pas een verkoop in zijn rekeningen registreren als de klant de factuur heeft betaald. Dit betekent dat inkomsten worden geregistreerd wanneer deze daadwerkelijk worden ontvangen, en uitgaven worden geregistreerd wanneer ze daadwerkelijk worden betaald. Het biedt een duidelijk beeld van de werkelijke cashflow op een bepaald moment, zonder de noodzaak om openstaande transacties te projecteren die nog niet zijn afgewikkeld.

Voordelen van kasboekhouden voor particulieren en bedrijven

Kasbasisboekhouding geeft aan wanneer geld daadwerkelijk is ontvangen en helpt mensen onderweg hun financiën bij te houden. Hier volgen zes algemene manieren waarop u van dit type boekhouding kunt profiteren: 

• Eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen. Het is eenvoudiger te implementeren, waardoor het ideaal is voor kleine bedrijven en particulieren.
• Geen complexe boekhoudkundige aanpassingen nodig. De kasbasismethode betekent dat u geen ingewikkelde financiële boekhoudkundige aanpassingen hoeft door te voeren, zoals bij de opbouwmethode. Hierdoor kunt u gemakkelijker in realtime uw financiële gezondheid bijhouden en transactiefouten tot een minimum beperken.
• Gemakkelijker te begrijpen voor niet-accountants. Het proces is nuttig voor mensen of sectoren waar niet-accountants mogelijk de boekhoudkundige taken uitvoeren. Het is eenvoudig te leren en stelt hen in staat zelf de boekhouding te doen.
• Goedkoop. Er zijn minder middelen en minder tijd nodig om de kasboekhouding te beheren. Het kost dus ook minder om de praktijk te handhaven dan een andere methode. U kunt het bijvoorbeeld misschien zelf doen in plaats van erachter te komen hoeveel een CPA uw kleine onderneming gaat kosten.  
• weerspiegelt de werkelijke cashflow. Het geeft een accuraat beeld van de cashflow in realtime, omdat transacties alleen worden geregistreerd wanneer het geld van eigenaar verandert.
• Belastingbesparingsmogelijkheden. U kunt mogelijk vertrouwen op boekhoudmethoden op kasbasis om belastbare verplichtingen uit te stellen tot een toekomstig jaar. U kunt ook beter uitgaven declareren tegen betalingen voor belastingdoeleinden.

Nadelen van boekhouding op contante basis voor individuen en bedrijven

Boekhouding op kasbasis geeft geen volledig beeld van de financiële gezondheid van een bedrijf of individu, omdat er geen rekening wordt gehouden met debiteuren. Hier zijn drie extra nadelen waarmee u rekening moet houden bij het gebruik van kasboekhouding: 

• Heeft geen openstaande facturen weer. Omdat transacties pas worden geregistreerd zodra het geld van eigenaar verandert, worden transacties die zijn overeengekomen maar nog openstaan, nog niet in uw boekhouding weergegeven. In het geval van een grote factuur kan dit een verkeerde voorstelling geven van de financiële gezondheid van het individu of bedrijf.
• Potentieel voor een verkeerde voorstelling van de financiële positie. Omdat facturen en rekeningen pas worden geregistreerd als het geld van eigenaar is veranderd, weerspiegelt de kasboekhouding niet het volledige rekeningsaldo van entiteiten.
• Weinig vermogen om toekomstige hulpbronnen of behoeften te voorspellen. Omdat de boekhouding niet op een geplande basis plaatsvindt, kan het moeilijker zijn om toekomstige financiële behoeften nauwkeurig te voorspellen.

Cashbasis versus boekhouding op transactiebasis

Het belangrijkste verschil tussen boekhouding op kasbasis en op transactiebasis is het tijdstip waarop de transacties worden geregistreerd.

Kleine bedrijven of individuen gebruiken vaak de contante basismethode omdat deze eenvoudiger is en alleen daadwerkelijke contante transacties worden bijgehouden, waardoor het gemakkelijker wordt om contant geld bij de hand te zien. Deze methode is geschikt voor kleine bedrijven of bedrijven die uitsluitend contant betalen.

Grotere bedrijven, of bedrijven met complexere transacties waarbij krediet of voorraad betrokken zijn, geven doorgaans de voorkeur aan boekhouding op transactiebasis. Deze methode registreert inkomsten en uitgaven wanneer ze zich voordoen, en niet wanneer contant geld van eigenaar verandert, waardoor een duidelijker beeld ontstaat van de financiële gezondheid in de loop van de tijd.

Als u de opbouwmethode gebruikt, houd er dan rekening mee dat bedrijven zich moeten houden aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) voor audit- of investeringsdoeleinden.

Waar het op neerkomt

Boekhouding op kasbasis kan nuttig zijn voor kleine bedrijven en particulieren die een realtime beeld van de cashflow willen. Het heeft echter beperkingen. Omdat deze methode geen rekening houdt met openstaande facturen, kan deze mogelijk een verkeerde voorstelling van zaken geven over de financiële positie, vooral als het om grote transacties gaat.

Tips voor kleine bedrijven

• Als u hulp nodig heeft, kan een financieel adviseur u helpen een cashflowproces te creëren dat voor uw bedrijf werkt. Het vinden van een financieel adviseur hoeft niet moeilijk te zijn. De gratis tool van SmartAsset koppelt u aan doorgelichte financiële adviseurs die uw regio bedienen, en u kunt een gratis kennismakingsgesprek voeren met uw adviseurs om te beslissen welke volgens u geschikt voor u is. Als u klaar bent om een adviseur te vinden die u kan helpen uw financiële doelen te bereiken, ga dan nu aan de slag.
• Als uw belastingaanslag van vorig jaar hoog leek, heeft u mogelijk niet alle mogelijke belastingafschrijvingen voor kleine bedrijven ontvangen. Hier vindt u een overzicht van de credits waarmee u rekening moet houden.

Fotocredit:©iStock.com/yokeetod, ©iStock.com/Blue Planet Studio, ©iStock.com/gorodenkoff