Terwijl QuickBooks automatisch transactienummers aan grootboekposten toewijst, kunt u deze wijzigen.

Beeldcredits:Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images

Vóór het wijdverbreide gebruik van creditcards en internet was het bijhouden van stortingen en betalingen vanaf een zakelijke bankrekening relatief eenvoudig, omdat de meeste transacties in een gemakkelijk te lezen en te begrijpen formaat op uw maandelijkse afschrift verschenen. Met moderne elektronische betalingssystemen gaat contant geld echter snel van en naar uw zakelijke rekeningen en vereist dit vaak constante monitoring. Als u QuickBooks gebruikt om uw zakelijke financiën bij te houden, heeft het programma geen ingebouwde methode voor het invoeren van elektronische opnames. Niettemin kunt u elektronische afschrijvingen of bijschrijvingen handmatig invoeren via het vertrouwde scherm Cheques schrijven.

Stap 1

Start QuickBooks en klik vervolgens op 'Bankieren' in de menubalk. Klik op 'Schrijf cheques' in het vervolgkeuzemenu.

Stap 2

Klik op de vervolgkeuzelijst 'Bankrekening'. Selecteer de rekening waarvan een bank of leverancier de elektronische opname heeft gedaan.

Stap 3

Voer in het veld 'Betalen aan de bestelling van' de naam in van de organisatie waaraan u de elektronische betaling heeft gedaan.

Stap 4

Klik op het pictogram 'Datum' en selecteer de datum van de transactie in de pop-upkalender.

Stap 5

Voer het bedrag van de elektronische betaling of opname in het veld rechts van het "$"-symbool in.

Stap 6

Typ indien nodig een beschrijving van de opnametransactie in het veld 'Memo'. Als de opname bijvoorbeeld betrekking had op de verwerking van de kaart van een handelaar of op de kosten voor het opnieuw bestellen van cheques, voert u 'Creditcardkorting' of 'Afdrukkosten controleren' in om u te helpen de afschrijving in het grootboek te onderscheiden.

Stap 7

Klik op het selectievakje naast het label 'Later afdrukken' om het vinkje te verwijderen.

Stap 8

Markeer het vooraf ingevulde chequenummer in het veld 'Nee:' en druk vervolgens op de toets 'Backspace' om de invoer te wissen.

Stap 9

Vervang het nummer dat uit het veld 'Nee:' is gewist door een acroniem waarmee u weet dat de opname een elektronische afschrijving was en geen cheque. Als u bijvoorbeeld een geldopname heeft gedaan, voert u 'ATM' in. Als de bank van uw verkopersaccount kosten heeft afgetrokken voor creditcardverwerking, voert u 'EFT' in voor 'Elektronische overboeking' of 'EW' voor 'Elektronische opname'.

Stap 10

Klik op de knop 'Opslaan' in het venster Cheques schrijven om de transactie op te slaan in het grootboek van de bankrekening die u heeft geselecteerd in de lijst met bankrekeningen.

Tip

Als u iets informatiever wilt invoeren dan 'ATM', 'EFT' of iets dergelijks, kunt u een referentienummer voor de transactie aan het acroniem toevoegen. Als op uw afschrift bijvoorbeeld het referentie-ID-nummer '123456789' staat voor een opname door de bank van uw zakenbank, kunt u 'EFT-123456789' invoeren in het veld 'NEE:', zodat u dit gemakkelijker en sneller in het grootboekscherm kunt vinden.