Een debetnota of debetnota is een bericht waarin klanten worden geïnformeerd over een daling van het saldo van hun rekening die moet worden gecorrigeerd.
Een debetnota wordt gebruikt om u te informeren over een aanpassing in plaats van een typische transactie. Lees meer over wat debetnota's zijn en hoe ze zich verhouden tot creditnota's.
Een debetnota is een boekhoudkundige term die verwijst naar een boeking die dient als een bericht aan klanten over een wijziging of aanpassing aan hun account waardoor het saldo daalt.
Een debetnota is in verschillende situaties gebruikelijk in de banksector. Een bank kan bijvoorbeeld een debetnota uitgeven wanneer zij vergoedingen beoordeelt. De vergoeding wordt van de rekening van de klant afgeschreven (of in mindering gebracht) en geregistreerd als een debetnota om aan te geven dat het een aanpassing is in plaats van een transactie. Een debetnota kan ook worden gebruikt bij het corrigeren van een onjuist rekeningsaldo.
Veelgebruikte debetmemo's omvatten vergoedingen voor geretourneerde cheques, vergoedingen voor onvoldoende saldo, rentekosten , kosten voor het afdrukken van cheques, huurkosten voor bankapparatuur en aanpassingen aan onjuiste aanbetalingen.
Debetnota's kunnen ook worden gebruikt bij facturering, bijvoorbeeld wanneer schulden die eerder zijn afgeschreven, worden teruggevorderd. Een debetnota vervangt in dat geval de originele factuur.
In het bankwezen worden de kosten automatisch van een rekening afgeschreven en wordt de afschrijving memorandum wordt genoteerd op het bankafschrift.
Als uw bedrijf bijvoorbeeld $ 10.000 op zijn betaalrekening heeft en de bank een servicetoeslag van $ 35 in rekening brengt, wordt de rekening met $ 35 verlaagd tot $ 9.965, waarbij die verlaging wordt vermeld in een debetnota. Mogelijk ziet u vergelijkbare debetnota's voor bijvoorbeeld kosten voor teruggestuurde of afgedrukte cheques.
Debetnota's worden ook gebruikt in double-entry accounting om een aanpassing aan te geven dat verhoogt het verschuldigde bedrag van een klant.
Als een klant bijvoorbeeld $1.000 aan hout bestelde en betaalde in april, en de kosten van hout toen het in juni werd afgeleverd, stegen tot $ 1.150, kon een debetnota worden uitgegeven voor de $ 150 extra houtkosten. De leverancier zou een debetnota van $ 150 aan zijn debiteuren toevoegen, terwijl de klant de extra $ 150 zou toevoegen aan zijn te betalen rekeningen.
Bankkosten zijn een reden waarom een bank een debetnota kan gebruiken om een rekeningsaldo. Een bank zal geld van een rekening halen vanwege onder meer onvoldoende saldo, rekening-courantkosten, bankservicekosten en kosten voor het afdrukken van cheques.
Als een klant te veel betaalt, kan de extra worden gecompenseerd met een debetnota. Hierdoor kan de boekhoudafdeling het opruimen door de memo terug te sturen naar de klant. Als het extra bedrag op de rekening van een klant het gevolg is van een boekhoudfout die resulteert in een restsaldo, kan dit ook worden gecorrigeerd met een debetnota.
Als een originele factuur wordt verzonden met een te laag bedrag, met de incrementele correctie kan een debetnota worden meegestuurd. Deze methode wordt niet vaak gebruikt omdat de meeste bedrijven een factuur opnieuw uitgeven met het gecorrigeerde bedrag.
Een debetnota en een creditnota informeren klanten beide over een wijziging in hun accountstatus. Een debetnota informeert klanten (of kopers) waarom hun rekeningsaldo is gedaald of waarom ze meer verschuldigd zijn. Creditnota's zijn het tegenovergestelde:ze noteren wijzigingen die een rekeningsaldo verhogen.