De door de OESO uitgegeven Common Reporting Standard (CRS) vereist dat rapporterende financiële instellingen (FI's) het belastingidentificatienummer (TIN) van bepaalde klanten verkrijgen. Dit stelt FI's voor een aantal praktische uitdagingen. De belangrijkste aandachtspunten zijn de validatie van verkregen FIN's en hoe om te gaan met klanten die beweren geen FIN's te kunnen overleggen. Helaas gaan toezichthouders niet uitgebreid in op dit onderwerp. Rapporterende FI's moeten dus niet alleen rekening houden met wettelijke vereisten, maar ook met operationele en strategische aspecten bij het ontwikkelen van beleid en het implementeren van de noodzakelijke processen.

Over het algemeen moeten rapporterende FI's volgens CRS het TIN verkrijgen van alle rekeninghouders en uiteindelijk belanghebbenden die ingezetene zijn van een te rapporteren rechtsgebied. Bepaalde jurisdicties (bijvoorbeeld Duitsland en Singapore) hebben echter de reikwijdte van het innen van FIN's uitgebreid in hun lokale CRS-implementatie en vereisen zelfcertificeringen van alle buitenlandse klanten om een ​​FIN op te nemen, ongeacht de fiscale woonplaats. Voor Singapore geldt deze verplichting zelfs voor binnenlandse klanten. Evenzo kunnen sommige FI's ervoor kiezen om TIN's te verkrijgen van alle klanten, in plaats van alleen diegene die ingezetenen zijn van een te rapporteren rechtsgebied, als onderdeel van een bredere benadering of in afwachting van rechtsgebieden die op een later tijdstip moeten worden gerapporteerd.

Uitzonderingen op de verplichting om FIN's in te zamelen

Beperkte uitzonderingen op de vereiste om een ​​FIN te verkrijgen, worden verstrekt onder CRS. Ten eerste, wanneer de fiscale woonplaats van de klant geen FIN's uitgeeft aan zijn ingezetenen. Ten tweede, wanneer het nationale recht van het rechtsgebied van de fiscale woonplaats van de klant de inning van een FIN niet vereist. Hoewel niet expliciet vermeld in de CRS, zijn er meer situaties waarin een klant geen TIN kan verstrekken. Hoewel de meeste rechtsgebieden bijvoorbeeld over het algemeen FIN's uitgeven, is het mogelijk dat ze dit niet doen aan bepaalde groepen inwoners (bijvoorbeeld minderjarigen). Bovendien is het mogelijk dat nieuwe bewoners hun TIN nog niet hebben gekregen op het moment dat ze worden gevraagd deze te verstrekken.

Indien een cliënt geen TIN kan verstrekken, dienen rapporterende FI's de cliënt te vragen dit feit redelijkerwijs toe te lichten en, afhankelijk van de uitleg, het FIN op een later tijdstip te innen. Voor de meeste rechtsgebieden die zich ertoe verbinden CRS te implementeren, geeft het OESO-portaal aan of zij in het algemeen TIN's uitgeven, die door de rapporterende FI's kunnen worden gebruikt om de redelijkheid van dergelijke verklaringen te bevestigen. Helaas gaat de leidraad op het OESO-portaal niet in op situaties waarin bepaalde groepen inwoners geen TIN krijgen toegewezen. Evenzo, als het verzamelen van FIN's wordt uitgebreid naar alle buitenlandse ingezetenen (bijvoorbeeld zoals in Duitsland of Singapore), is het OESO-portaal ontoereikend omdat het geen informatie bevat over niet-deelnemende rechtsgebieden. In die situaties moeten rapporterende FI's beslissen of ze andere bronnen gebruiken en het nodige onderzoek doen. Als alternatief kunnen ze besluiten om niet verder te gaan dan de informatie op het OESO-portaal en de claim van de klant te vertrouwen.

TIN-validatie

Een andere interessante vraag is of en hoe een eenmaal verkregen FIN gevalideerd moet worden door de rapporterende FI. De FAQ's van de OESO CRS maken duidelijk dat rapporterende FI's niet verplicht zijn om "het formaat en andere specificaties van een TIN te bevestigen" die de klant verstrekt. Rapporterende FI's zijn echter verplicht om een ​​"redelijkheidstest" uit te voeren op alle zelfcertificeringen die ze behalen. Rapporterende FI's mogen niet vertrouwen op een zelfcertificering als ze weten of reden hebben om te weten dat de zelfcertificering onjuist of onbetrouwbaar is, dat wil zeggen wanneer een redelijk voorzichtig persoon de bewering in twijfel zou trekken. Indien een klant stelt dat zijn TIN bijvoorbeeld "123456" of "abcdef" is, zou de rapporterende FI reden hebben om te weten dat de zelfcertificering onjuist is. Als zodanig moet nog een basisvalidatie worden uitgevoerd.

Desalniettemin willen rapporterende FI's wellicht verder gaan en het formaat van de verkregen FIN's bevestigen. Zoals te rapporteren personen zullen worden gemeld, ongeacht of er een TIN in het bestand is, helpt dit de kwaliteit van de verzonden gegevens te verbeteren en kan het latere administratieve inspanningen voorkomen wanneer de ontvangende jurisdicties terugkomen met vragen over specifieke klanten voor wie een onjuist TIN is gemeld. Bovendien voorkomt het implementeren van TIN-validatieprocessen nu een lastige saneringsoefening als de wettelijke vereisten in de toekomst zouden worden aangescherpt. Ten slotte is ervoor zorgen dat de informatie in het dossier correct is, meestal ook een algemene vereiste onder de wetgeving inzake gegevensbescherming. Zwitserland schrijft dit bijvoorbeeld voor in artikel 5 van de federale wet op de gegevensbescherming (Bundesgesetz über den Datenschutz).

Voor rapporterende FI's die besluiten deze extra inspanningen te leveren en het TIN-formaat te valideren, is het OESO-portaal waarschijnlijk de eerste bron die in overweging moet worden genomen. De FIN-informatie ontbreekt echter niet alleen voor bepaalde rechtsgebieden, waar de informatie beschikbaar is, is deze van wisselende kwaliteit en niet uniform gestructureerd. Het is dus mogelijk dat rapporterende FI's de informatie van het OESO-portaal in een uitgebreider formaat moeten brengen, zodat het bruikbaar is voor de operationele teams of als input voor hun IT-systemen.

Bovendien kan validatie, zelfs voor rechtsgebieden die gedetailleerde informatie over FIN's verstrekken, voor extra uitdagingen zorgen. Als een rechtsgebied bijvoorbeeld verschillende identificatienummers gebruikt en de klant niet weet welk nummer voor CRS-doeleinden als het TIN wordt beschouwd, kunnen omslachtige vervolgbesprekingen en aanvullende instructies nodig zijn.

Samenvatting

Hoewel sommige basis "redelijkheidstesten" verplicht zijn, is er geen uitgebreide vereiste of oplossing voor FIN-validatie. Validatie kan momenteel dus alleen worden uitgevoerd op basis van 'best effort' en rapporterende FI's moeten zorgvuldig de mogelijke voordelen en uitdagingen afwegen bij het nemen van een beslissing over de aanpak van dit onderdeel van CRS.