Als u het goed doet, kan het aannemen van personeel een eerlijk en ordelijk proces zijn dat resulteert in een veelbelovende nieuwe medewerker - en de hulp die uw bedrijf nodig heeft. Als het echter verkeerd wordt behandeld, kan het de deur naar discriminatie openen en u in legaal heet water doen belanden.

In elke fase van het dienstverband - van het plaatsen van vacatures tot het afnemen van sollicitatiegesprekken - moet u zich houden aan de federale, staats- en zelfs lokale antidiscriminatiewetten. De belangrijkste daarvan is Titel VII van de Civil Rights Act, die bescherming biedt tegen de wettelijk beschermde kenmerken van ras, huidskleur, religie, geslacht en nationale afkomst.

Hoe zit het met je sollicitaties? Een belangrijk hulpmiddel in uw wervingsproces, sollicitaties moeten bepaalde wettelijke parameters volgen om discriminatie te voorkomen. Stel de verkeerde soorten vragen of zie verplichte openbaarmakingen over het hoofd, en uw sollicitaties kunnen meer kwaad dan helpen.

Laten we eens nader bekijken wat uw toepassingen wel en niet kunnen dekken om eerlijke en waterdichte wettelijke naleving te garanderen:

1. "Verbied de doos"

Misschien wel een van de grootste en snelst groeiende wettelijke vereisten bij sollicitaties van vandaag, "ban the box" verwijst naar de vraag:"Ben je ooit veroordeeld voor een misdrijf?" Als uw staat of stad de box-wetgeving verbiedt, kunt u niet informeren naar het strafblad van een sollicitant tot het sollicitatiegesprek - of, in sommige gevallen, nadat de sollicitant is gekwalificeerd en een functie heeft aangeboden. Door dit soort ondervraging uit te stellen tot later in het wervingsproces, helpt de ban the box-wetgeving bij het ondersteunen van een eerlijkere en bredere arbeidsmarkt voor de miljoenen mensen met een criminele achtergrond.

Sinds januari 2017 beperken 24 staten en meer dan 100 steden vragen over strafrechtelijke geschiedenis bij sollicitaties. Afhankelijk van de staat kan de wet alleen van toepassing zijn op openbare werkgevers, of op zowel openbare als particuliere werkgevers.

Deze 15 staten verbieden de box alleen bij openbare werkgevers:

• Californië
• Colorado
• Delaware
• Georgië
• Louisiana
• Maryland
• Missouri
• Nebraska
• Nieuw-Mexico
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Tennessee
• Virginia​
• Wisconsin

Negen staten verbieden de box met openbare en particuliere werkgevers:

• Connecticut
• Hawaï
• Illinois
• Massachusetts
• Minnesota
• New Jersey
• Oregon
• Rhode Island
• Vermont
• Plus … District of Columbia

Als u zich in Californië bevindt, moet u zich ervan bewust zijn dat uw staat aanvullende beperkingen heeft met betrekking tot ondervraging van de criminele geschiedenis. Vanaf 1 januari 2017 is het verboden sollicitanten te vragen naar jeugddossiers of deze informatie te gebruiken om beslissingen te nemen over hun dienstverband.

Voor alle verbodsbepalingen in de doos, is het belangrijk om te begrijpen dat u nog steeds een achtergrondcontrole mag uitvoeren op een anderszins gekwalificeerd persoon. U bent ook niet verplicht om een ​​persoon met een strafblad in dienst te nemen. In plaats daarvan moet u er alles aan doen om het onderzoek naar het strafrechtelijk verleden te verplaatsen van de eerste sollicitatiefase naar later in het wervingsproces.

Aanvullende overwegingen:Verbod op de box-wetten kunnen vragen over bepaalde soorten veroordelingen beperken, met uitzondering van vragen over arrestaties zonder veroordeling of verwijderde records. Ook zijn bepaalde bedrijfstakken en banen vrijgesteld, zoals functies in de kinderopvang, gezondheidszorg, wetshandhaving en financiën.

2. Andere legale landmijnen om te vermijden

U gebruikt een sollicitatie die voldoet aan de vereisten van uw staat om de box te verbieden. Helemaal klaar, toch? Niet zo snel. Andere items die u niet mag vragen of waarop u mag zinspelen bij sollicitaties zijn:

• Burgerlijke staat – Aanvragers hoeven de heer, mevrouw, mevrouw of mevrouw niet te omcirkelen in de aanvraag.
   
• Meisjesnaam – Vraag het niet, want dit kan duiden op burgerlijke staat, geslacht of nationale afkomst.
   
• Geslacht – Vermijd dit tenzij seks een wettelijk erkende en bonafide beroepskwalificatie voor de baan is.
   
• Leeftijd – Meestal kunt u alleen controleren of de aanvrager 18 jaar of ouder is. Vraag anders alleen naar de geboortedatum als u zeker bent van een wettelijk erkende leeftijdsvereiste voor de functie. Een andere leeftijdsgerelateerde vraag die je moet vermijden, is de datum van afstuderen van de persoon op de middelbare school en/of universiteit.
   
• Geboorteplaats – Blijf hier uit de buurt om discriminatie op grond van nationaliteit of immigratie te voorkomen.
   
• Residentie – Voorbij zijn de dagen dat je kon vragen of iemand huurt of bezit. Tegenwoordig kan dit discriminerend lijken voor degenen die huren in plaats van bezitten.
   
• Type ontslag uit militaire dienst – In sommige staten is het onwettig om op deze basis te discrimineren.
   
• Handicap, gezondheid – Stel nooit medische vragen en verwijs niet naar medische of lichamelijke onderzoeken totdat u een voorwaardelijk aanbod heeft gedaan.
   
• Burgerschap – Op het staatsburgerschap gebaseerde discriminatie is onwettig volgens de Immigration Reform and Control Act van 1986. Vraag niet "Bent u een Amerikaans staatsburger", "Heeft u een werkvisum" of "Heeft u een wettelijk recht om permanent in de VS te blijven ?”

3. Wettelijke onthullingen voor een extra beschermingslaag

Naast wat uw sollicitaties NIET KUNNEN bevatten, is er de kwestie van wat ze kunnen en MOETEN bevatten. Om te voldoen aan de verschillende federale en staatswetten die van toepassing zijn op het wervingsproces, mag u alleen sollicitaties gebruiken met:

• Door het EEOC goedgekeurde vraag over het vermogen van de sollicitant om de essentiële functies van de baan uit te voeren, met of zonder redelijke aanpassingen
• Algemene niet-intimidatieclausule met de laatste informatie over discriminatie op basis van genetische informatie
• Vraag over eerdere niet-concurrentiebedingen
• Juridisch onderzoek naar de vraag of sollicitanten opnieuw solliciteren naar een functie na een verlengd militair verlof, waarbij u wordt gewaarschuwd dat USERRA mogelijk solliciteert
• Disclaimer dat de toepassing beperkt is tot een specifieke opening op een specifiek tijdstip, waardoor uw bedrijf wordt beschermd tegen aansprakelijkheid voor claims buiten die parameters
• Waarschuwing met valse verklaring om potentiële klanten te informeren dat het indienen van valse informatie niet wordt getolereerd. Deze verklaring stelt u niet alleen in staat om oneerlijke werknemers te ontslaan of te diskwalificeren, ze beschermt u ook in geval van arbeidsrechtszaken, omdat "sollicitatiefraude" een geschikte verdediging is wanneer u wordt beschuldigd van het onrechtmatig ontslaan van iemand.
• Andere belangrijke openbaarmakingen die u beschermen tegen aansprakelijkheid, zoals een at-will arbeidsverklaring en vrijgave om referenties te controleren.

Profiteer van correcte, legale sollicitaties

Het belang van het gebruik van degelijke, door advocaten goedgekeurde sollicitaties kan niet genoeg worden benadrukt. Anders zou u van discriminatie kunnen worden beschuldigd en de goedbedoelde wervingsinspanningen van uw bedrijf ernstig ondermijnen. Om van begin tot eind een juiste juridische aanpak te garanderen, gebruikt u staatsspecifieke sollicitaties die aan alle vereisten voldoen - en bekijkt u het on-demand webinar "Hire with Confidence:How to Comply with 'Ban the Box' and Other Trending Hiring Laws " voor aanvullende begeleiding.