Een van de geneugten van het runnen van een klein bedrijf is hoe hecht u en uw werknemers kunnen worden. Voor veel ondernemers is hun personeel meer familie. Daarom kan het zo pijnlijk zijn om te denken dat een van uw medewerkers een verduistering is. Personeelsfraude komt echter vaker voor dan u misschien denkt.

Sterker nog, het merendeel (55 procent) van de verduistering vindt plaats bij bedrijven met minder dan 100 werknemers, blijkt uit een onderzoek van verzekeringsmaatschappij Hiscox.

Maar dat is niet alles. Kleine bedrijven worden niet alleen onevenredig getroffen door verduistering, maar ook onevenredig hoge kosten wanneer ze worden beroofd. Overweeg dit:een incident van verduistering kost kleine bedrijven gemiddeld $ 289.000. Kan uw bedrijf zo'n grote hit krijgen?

Dit is wat u moet weten om uw bedrijf te beschermen tegen een 'inside job'.

Profiel van een verduisteraar

• Ongeveer 37 procent van de verduisteraars in de studie werkt op financiële of boekhoudafdelingen. Verduistering kan echter op elke afdeling van een bedrijf voorkomen.
• Bij verduistering is doorgaans slechts één werknemer betrokken.
• Managers en leidinggevenden zijn even waarschijnlijk oplichters als elke andere werknemer.
• In de meeste gevallen zijn verduisteraars midden tot eind veertig.
• Vrouwen hebben iets meer kans dan mannen om te verduisteren.

Hoe verduisteraars stelen

Verduistering kan een bedrijf honderdduizenden of zelfs miljoenen dollars kosten, maar het gebeurt zelden allemaal tegelijk. In plaats daarvan zullen verduisteraars gedurende een periode van jaren kleine hoeveelheden geld stelen om onder de radar te blijven. Het gemiddelde geval van een verduistering die vijf jaar duurt, kost een bedrijf 2,2 miljoen dollar; het gemiddelde geval van een verduistering die 10 jaar duurt, kost een bedrijf $ 5,4 miljoen.

Gelddiefstal is de meest voorkomende vorm van verduistering. Oplichters stelen door de deposito's of contanten van het bedrijf over te schrijven naar een bankrekening die zij beheren.

Chequefraude is de op één na populairste verduisteringsmethode. Verduisteraars wijzigen cheques of vervalsen cheques om geld op hun eigen rekeningen te storten.

Facturering aan leveranciers of valse facturering is een andere verduisterende zwendel. Werknemers kunnen facturen van echte leveranciers wijzigen of fabriceren, of nepleveranciers creëren en facturen van hen indienen. Betalingen worden gedaan op een rekening die de verduisteraar beheert.

Creditcardfraude is een veelgebruikte tactiek van managers. Ze gebruiken de creditcard van het bedrijf voor persoonlijke aankopen of geven zichzelf ongeautoriseerde creditcards uit.

Minder vaak voorkomend, maar mogelijk duurder, zijn loonfraude (loon betaald aan fictieve werknemers die daadwerkelijk naar de bankrekening van de verduisteraar gaan) en leningfraude (waarbij de verduisteraar een lening aanvraagt ​​op naam van het bedrijf en de opbrengst van de lening op zijn eigen accounts).

Hoe vang je een verduisteraar

Hiscox raadt aan om een ​​systeem van checks and balances te gebruiken om uw bedrijf te beschermen tegen verduistering. Iets eenvoudigs als twee mensen nodig hebben om elke financiële transactie goed te keuren, kan alles zijn wat u nodig heeft. Bedrijfseigenaren moeten ook de bankafschriften, creditcardafschriften en andere gegevens van financiële transacties van het bedrijf bekijken met het oog op eventuele onregelmatigheden.

Voer altijd een antecedentenonderzoek uit voordat u werknemers inhuurt die met de financiën van uw bedrijf gaan werken. Natuurlijk kan een medewerker die met vlag en wimpel slaagt later gaan verduisteren. Hiscox adviseert om uit te kijken voor werknemers die luxer leven dan hun salaris lijkt toe te staan. Ten slotte moet u ook op uw hoede zijn voor die hardwerkende werknemer die nooit een dag vrij neemt en zich door niemand anders laat bezighouden met salarisadministratie, schulden of een ander aspect van uw financiën. Dat kan zijn omdat ze iets hebben dat ze proberen te verbergen.

Als je een verduisteraar vindt, onderneem dan actie

Wat moet u doen als u interne fraude vermoedt? Begin met het maken van aantekeningen en het bekijken van financiële gegevens. Als u anderen bij uw onderzoek moet betrekken, beperk dit dan tot een paar vertrouwde medewerkers die het geheim kunnen houden. Tijdens het onderzoek kan het een goed idee zijn om de toegang van de verdachte tot uw bedrijfsfinanciën te beperken.

Als verduistering wordt ontdekt, praat dan met een advocaat en meld het misdrijf bij de autoriteiten. Hoewel de kans groot is dat u het geld dat is verduisterd ooit terugkrijgt, zal het indienen van een aanklacht andere werknemers laten zien dat u fraude niet tolereert.

Leer ten slotte van de ervaring. Gebruik de informatie die u in uw onderzoek vindt om het beleid van uw bedrijf aan te passen en diefstal in de toekomst te helpen voorkomen.

Meer advies nodig over het beveiligen van uw bedrijf? De mentoren van SCORE kunnen helpen.