Het overkomt bijna elke ondernemer. Je bereikt een punt in je bedrijf waar je het gevoel hebt vast te zitten en de voortgang is gestopt. De zaken gaan misschien goed, maar het kost nog steeds elke minuut van elke dag om op de hoogte te blijven. Je denkt aan andere ondernemers die erin zijn geslaagd om het leven te leiden dat ze altijd hebben gewild, met vrije tijd over om zich te concentreren op nieuwe creatieve inspanningen of vakanties met hun gezin. Wat hebben zij dat jij niet hebt?

De sleutel tot hun succes is eigenlijk iets dat elke ondernemer heeft, maar nog niet de tijd heeft genomen om het te implementeren. Ik heb veel meer succes gezien van de ondernemers met wie ik werk die ervoor kiezen om deze sleutel te gebruiken in vergelijking met degenen die dat niet doen.

De sleutels tot het succes van uw kleine onderneming zijn uw geschreven systemen, beleid en procedures.

De belofte van vrijheid

Ik weet dat "systemen, beleid en procedures" intimiderend en droog klinken. Ik noem dit liefdevol het minst sexy onderdeel van het opbouwen van een bedrijf, maar luister naar me.

Zoals de meeste ondernemers, merk je dat je waarschijnlijk veel minder geld verdient en veel meer uren maakt dan je had gepland. Als u een bedrijf bent begonnen omdat u de vrijheid wilde hebben om een ​​uitzonderlijk leven te leiden met tijd met familie en vrienden, reizen en financiële vrijheid, dan moet u systemen, beleid en procedures ontwikkelen om uzelf uit de onnodige dagelijkse beslommeringen te halen. -dagtaken die u ervan weerhouden om te schalen. Ze kunnen transformeren uw bedrijf, en bevrijdt u van alles zelf te doen. Het is de enige weg naar echte vrijheid bij het runnen van een bedrijf.

Hoe systemen, beleid en procedures werken

Een goed systeem bevat schriftelijk beleid en procedures over een onderwerp in uw bedrijf. Een beleid is iets dat de reden of filosofie achter de procedure geeft, en de procedure geeft de stappen.

Het is absoluut essentieel dat de filosofie achter het beleid duidelijk is, zodat de procedure logisch is. U heeft een speciale manier om iets te doen dat uniek is voor uw bedrijf. Als u direct naar de procedure springt zonder de onderliggende context van het beleid, zullen uw medewerkers niet begrijpen waarom ze doen wat ze doen.

Een geweldig systeem is een systeem dat de werknemer inspireert om actie te ondernemen op de manier die u wilt, de werknemer in staat stelt om beslissingen te nemen, ervoor zorgt dat het proces elke keer op dezelfde manier wordt uitgevoerd en uiteindelijk klanten en klanten een consistente ervaring biedt. Nog belangrijker is dat een geweldig systeem u de vrijheid geeft om uw bedrijf op te bouwen en u op het grote geheel te concentreren.

Snelkoppelingen voor het ontwikkelen van uw systemen

Dus waar begin je met je systemen? Ik begin graag met alle dingen die ik niet graag doe. Denk aan de dingen die het slechtste gebruik van je tijd zijn, of die je keer op keer doet. Ik noem dit repetitieve processen. Dit kunnen zaken zijn als maandelijkse boekhouding en financiële beoordeling, hoe potentiële klanten echte klanten worden, of zelfs hoe u de telefoon opneemt. Schrijf precies op hoe u wilt dat deze taken worden afgehandeld. Ga dan geleidelijk verder met de andere onderdelen van uw bedrijf.

Vervolgens — laat uw medewerkers het beleid en de procedures voor hun rollen in uw bedrijf opschrijven. Dit omvat alles, van hoe ze de koffie zetten tot hoe ze omgaan met en omgaan met klanten. Deze documentatie van uw medewerkers geeft u ook een uitstekende kans om alle beleidsregels of procedures die u wilt verbeteren of verwerpen, door te nemen, terwijl u medewerkers een belangrijk eigenaarschap geeft over het proces.

Als je een nieuwe medewerker hebt die de baan binnenstapt zonder vooraf geschreven procedures, kun je ze ook de procedures in realtime laten opschrijven terwijl ze ze leren.

Laat je niet overweldigen

Als je bent zoals ik (en de meeste ondernemers die ik ken), kan dit een angstaanjagende en overweldigende taak lijken die de meeste doorzetters liever vermijden. Doe het gewoon stap voor stap. Plan een of twee dagen per maand in de kalender om alleen aan uw systemen en procedures te werken. Maar zorg ervoor dat u het plant - het moet op de kalender staan. Op geen enkel moment in mijn leven denk ik:"Ik heb een extra uur, ik zal aan procedures werken." U moet ruimte maken voor u en uw medewerkers om aan dit project te werken, en het project zal veel gemakkelijker worden naarmate u meer vaart krijgt binnen uw bedrijf.

Gesystematiseerd worden zal uw bedrijf radicaal verbeteren

Sinds ik mijn hele bedrijf heb gesystematiseerd met beleid en procedures, heb ik het exponentieel sneller zien groeien dan ik had gedacht. Wat er nu gebeurt, is dat mijn medewerkers andere medewerkers kunnen trainen met behulp van het systeemboek dat we hebben gemaakt. Ze nemen meer verantwoordelijkheid voor het bedrijf en voelen zich gesterkt en zelfverzekerd om de juiste beslissingen te nemen. Ik kan weken achtereen naar Europa of Afrika reizen, zonder in te checken per telefoon of e-mail , en vertrouw erop dat mijn medewerkers mijn bedrijf runnen tijdens mijn afwezigheid.

In het grotere geheel geven geschreven systemen jou, de eigenaar, een platform om op te staan ​​en weer te groeien. Zie deze als de bouwstenen van uw bedrijf. Het zijn de bouwstenen die de vrijheid creëren waar je naar verlangt.

Door nu de tijd te investeren om deze structuur in uw bedrijf te creëren, kunt u zich bevrijden en uw bedrijf verder brengen dan u dacht dat mogelijk was.