Van eenmanszaken tot Fortune 500-bedrijven, geen enkel bedrijf kan ontsnappen aan de gevreesde taak van boekhouding. Hoewel het zeker niet een van de meest glamoureuze onderdelen van het werk is, vormt boekhouding de kern van het succes van kleine bedrijven, wat betekent dat fouten verlammend kunnen zijn.

Om de financiële kopzorgen die gepaard gaan met een slechte boekhouding te voorkomen, is het belangrijk om je eerst bewust te zijn van de valkuilen die je in de val kunnen laten lopen.

Hier zijn de 10 meest voorkomende boekhoudfouten die eigenaren van kleine bedrijven maken bij het omgaan met bedrijfsfinanciën:

1. Bewaar geen bonnetjes van minder dan $ 75.

Hoewel ze misschien niet vereist zijn door de IRS, bieden bonnen onder $ 75 ondersteunende documentatie voor veel van de inhoudingen die u kunt claimen. Hoewel het in het geval van een audit nog steeds nodig is om ze in een map of doos te bewaren, hebben de meeste digitale en online boekhoudprogramma's add-on-applicaties waarmee u een foto van uw bon kunt maken en deze kunt koppelen aan de bijbehorende recordinvoer. Als u uw bonnen liever apart bewaart, zijn er ook veel toepassingen van derden waaruit u kunt kiezen.

2. Terugbetaalbare kosten kunnen niet worden gevolgd.

Verwaarlozen om terugbetaalbare uitgaven bij te houden, is als geld door de wc spoelen. Er kan niet alleen geld verloren gaan, maar ook belastingaftrek kan verloren gaan, wat in wezen hetzelfde is. Nogmaals, er zijn veel apps en programma's voor het bijhouden van uitgaven beschikbaar om dit proces eenvoudig en consistent te maken. Probeer er een gewoonte van te maken om uw uitgaven bij te houden terwijl u ze verzamelt - hoe langer u niet bijhoudt, hoe groter de kans dat uw uitgaven over het hoofd worden gezien. Het bijhouden van vergoedbare uitgaven is net zo belangrijk als het bewaren van uw kleinste bonnetjes:één stelt u in staat om op papier te volgen in het geval van een audit; met de andere kunt u de financiële gezondheid van uw bedrijf volgen.

3. Medewerkers niet goed indelen.

Met zoveel onafhankelijke contractanten, consultants en freelancers tegenwoordig, kan het soms moeilijk zijn om te bepalen wie er in dienst is en wie niet. Dit mag echter niet worden verwaarloosd. Het verkeerd classificeren van werknemers en aannemers kan aanzienlijke gevolgen hebben, zoals fiscale boetes en rechtszaken.

4. Er wordt niet gecommuniceerd.

Of u nu besluit een parttime accountant in te huren of het werk uitbesteedt aan een professional, communicatie is de sleutel tot een effectieve boekhouding, omdat het iedereen op één lijn houdt en fouten tot een minimum beperkt. Een van de meest voorkomende fouten is bijvoorbeeld het betalen van een bonus aan iemand en het niet melden aan de accountant. Een andere is het kopen van benodigdheden en het niet rapporteren van de accountant of het niet verstrekken van bonnen.

5. Weigeren zich te verzoenen.

Het afstemmen van uw boeken op uw bankafschriften is van cruciaal belang voor het bepalen van uw financiële gezondheid. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dit correct en consequent wordt gedaan. Door de boeken op elkaar af te stemmen, kunt u bepalen hoeveel geld u op een bepaald moment bij de hand hebt en kunt u bankfouten ontdekken voordat ze grote problemen worden. Afstemming kan echter ingewikkeld zijn, dus het inhuren van een ervaren accountant wordt ten zeerste aanbevolen.

6. Geen papieren back-up.

Als het op audits aankomt, kan een papierloos kantoor een grote verantwoordelijkheid zijn, vooral bij technische problemen. Belastingdiensten zoals de Belastingdienst willen een papieren spoor zien met duidelijk zichtbare documentatie en een overzichtelijk systeem van papieren back-ups. Applicaties die uw bonnen bewaren, kunnen de dagelijkse activiteiten gemakkelijker maken, maar het is nog steeds belangrijk om een ​​back-up van uw financiën te bewaren gedurende ten minste zeven jaar.

7. Het niet innen of aftrekken van de toepasselijke omzetbelasting.

Door de explosie van e-commerce in de afgelopen 10 jaar is omzetbelasting voor veel kleine bedrijven een complex probleem geworden. Historisch gezien was de fout die ze het vaakst maakten, simpelweg het niet aftrekken van omzetbelasting van de totale omzet, wat resulteerde in forfaitaire verrassingen bij belastingtijd. Hoewel dit het geval blijft, hebben recente wijzigingen in de federale wetgeving het innen van omzetbelasting moeilijker gemaakt als het gaat om online naleving van staat tot staat. Zorg ervoor dat u en uw accountant op de hoogte zijn van de laatste regelwijzigingen, zodat u kunt blijven voldoen aan de regels en uw algehele belastingplicht kunt beperken.

8. Kleingeld is niet buiten gebruik.

Elk klein bedrijf dat kleingeld gebruikt, zou een toegewijde bewaarder moeten hebben, die het kan beheren en aankopen kan goedkeuren, de verantwoording kan waarborgen en de kans op fraude, diefstal en misbruik kan beperken. Daartoe moeten bedrijven een duidelijk beleid hebben met betrekking tot kleine contante aankopen en elke aankoop die ermee wordt gedaan, moet vergezeld gaan van een ontvangstbewijs voor de onkosten om duidelijke documentatie van aftrekposten bij te houden op het moment van belastingaangifte. Ontvangsten en andere contanten moeten gelijk zijn aan het oorspronkelijke bedrag in dollars dat voor het fonds is bestemd. Wanneer het fonds op is, kan een cheque naar contant geld worden geschreven om het volledige bedrag opnieuw in te stellen. Het niet hebben van een kleingeldbeleid, een bewaarder of kwitanties kan hoofdpijn veroorzaken voor uw accountant en kan leiden tot ernstige problemen bij het indienen van belastingen.

9. Misclassificatie of overcategorisatie.

Het bijhouden van een duidelijk en georganiseerd rekeningschema is van cruciaal belang voor uw boekhouding. Hoewel de meeste onkostencategorieën vrij standaard en duidelijk zijn, is de fout die veel bedrijfseigenaren maken bij het bijhouden van hun eigen boeken, het creëren van dubbele categorieën of het niet invoeren van uitgaven in de juiste categorie. Gebruik algemene boekhoudrichtlijnen voor standaardcategorieën en creëer zo min mogelijk nieuwe categorieën. Een professionele accountant kan u helpen uw boeken op te schonen en ervoor te zorgen dat uw rekeningschema wendbaar en schoon is.

10. Probeer het zelf te doen.

De meeste eigenaren van kleine bedrijven hebben een hekel aan het maken van hun eigen boeken, maar staan ​​erop het zelf te doen. Professionele en competente accountants hebben de vaardigheden om de klus snel en efficiënt te klaren, en ze hebben de ervaring om subtiele fouten op te sporen die anders misschien gemist zouden worden. Als professionals bent u ook op de hoogte van de fiscale wijzigingen die uw dagelijkse financiële praktijken kunnen beïnvloeden. Op de lange termijn is een tweede paar ogen op uw financiële administratie zeer gunstig en bespaart u tijd en geld.

Als u een vraag heeft over uw boekhoudpraktijken of uw financiële administratie wilt verbeteren, neem dan vandaag nog contact op met een SCORE-adviseur!