Virtuele vergaderingen vereisen een heel andere strategie. Heb je je aangepast?

Veel organisaties hebben hun draaiboeken in 2020 opnieuw moeten uitvinden omdat ze zich hebben aangepast aan werken op afstand zonder tijd om te plannen of te acclimatiseren aan een ander werkplekmodel. Een struikelblok waarmee veel bedrijven worden geconfronteerd bij het maken van deze overstap, is het aanpassen van hun persoonlijke vergaderingen aan een virtuele setting.

Ga er niet vanuit dat uw persoonlijke vergaderformaten goed zullen worden overgedragen naar een virtuele omgeving. Hoewel een videoconferentie persoonlijke vergaderingen benadert, is het vaak moeilijk om de aandacht en betrokkenheid van deelnemers in deze vorm vast te houden. Veel van uw persoonlijke vergaderingen zijn minder noodzakelijk of minder effectief op een externe werkplek.

De overgang naar werken op afstand is het perfecte moment om de balans op te maken van uw vergaderstrategie. In een kantooromgeving worden vergaderingen standaard. Het is gemakkelijker om een ​​collega een kwartier langs uw kantoor te laten komen om iets uit te zoeken, in plaats van een uur lang e-mails heen en weer te sturen. Virtuele vergaderingen zijn moeilijker te plannen en het is moeilijker om te weten of u de workflow van uw collega's onderbreekt.

Met doelgericht nadenken en bewuste actie kunt u de vergaderpraktijken van uw team aanpassen aan het nieuwe, virtuele normaal. Hier zijn drie manieren om te beginnen:

Snijd onnodige vergaderingen af

Wanneer mensen verhuizen, nemen ze een inschatting van alle bezittingen die ze niet meer gebruiken en gebruiken het als een tijd om het huis schoon te maken. Hetzelfde geldt voor vergaderingen; de eerste vergaderingen die u moet schrappen, zijn die vergaderingen die geen waarde hebben voor iedereen die aanwezig is.

Het is handig om na te denken over het doel voor elke vergadering en of het wordt gehaald, vooral in een externe omgeving. Als u wilt brainstormen over ideeën of een belangrijke discussie wilt voeren over een kernfocus van het bedrijf, is een vergadering wellicht de beste optie. Er zijn echter te veel mensen die vergaderingen houden waar niet iedereen aan deelneemt en de besproken informatie kan anders worden verspreid.

Korter is beter

Zoomvermoeidheid is de laatste tijd een populaire term geworden, en terecht:mensen hebben niet de energie om de hele dag te videobellen. Als basisregel geldt dat virtuele vergaderingen waarschijnlijk half zo lang moeten duren als ze persoonlijk waren.

Het helpt om vergaderingen korter te houden, maar het is ook cruciaal om ervoor te zorgen dat geen enkele persoon te lang ononderbroken spreekt. Anders is het geen vergadering, maar een monoloog en zullen medewerkers onvermijdelijk stoppen met luisteren.

Evenzo is het handig om na te denken over de juiste cadans voor vergaderingen tussen managers en direct ondergeschikten. In een kantoor kunnen managers elke ochtend direct ondergeschikten bij zich hebben voor een check-in van 15 minuten onder het genot van koffie, of eenmaal per week een uur lang vergaderen. Wanneer u een virtueel team leidt, vindt u het misschien beter om deze vergaderingen te verminderen en te consolideren. Dit helpt om de planning van uw medewerkers voor projecttijd vrij te maken en te voorkomen dat videogesprekken nog meer vermoeid raken.

Met videoconferenties kunnen mensen volledig interactief vergaderen op een virtuele werkplek. Het kan echter ook leiden tot zelfgenoegzaamheid, misleidende managers en leiders door te denken dat ze hun persoonlijke vergaderbenadering kunnen nemen en deze eenvoudig online kunnen overbrengen.

Stop "Vergaderingen bijwerken"

De vergaderingen die de meeste tijd voor organisaties verspillen, zijn 'updatevergaderingen'. Updatevergaderingen zijn wanneer een enkele of een klein aantal sprekers een heleboel informatie voorleest, vaak uit notities of een gedeeld PowerPoint-deck. Er is heel weinig discussie of interactiviteit in deze vergaderingen, en ze kunnen vaak als een verspilling van kostbare tijd voelen, vooral in een afgelegen omgeving.

Zelfs als de informatie belangrijk is, update de inhoud van vergaderingen op zo'n droge manier dat teamleden er maar weinig aandacht aan besteden. Er zijn betere manieren om uw team op de hoogte te houden en mensen verantwoordelijk te houden.

Een van deze tactieken is een memosysteem, het meest recentelijk gepopulariseerd door Amazon-CEO Jeff Bezos. Bij Amazon vereist Bezos dat teamleden vóór elke vergadering een geschreven memo maken. Deze memo biedt het achtergrondmateriaal en relevante informatie voor discussie. Vervolgens wordt de memo aan het begin van de vergadering aan alle aanwezigen uitgedeeld en neemt iedereen de tijd om de relevante informatie afzonderlijk te lezen voordat de discussie begint.

We hebben dit systeem aangepast voor een externe omgeving:memo's worden vóór de vergadering verzonden en medewerkers worden verwacht voorbereid en klaar te arriveren om de memo te bespreken. De memo vermindert de tijd die nodig is voor de vergadering met ten minste de helft, en de productiviteit en betrokkenheid zijn veel hoger.

Voor onderwerpen die meer nuance vereisen, kunt u overwegen een vergadering te vervangen door een asynchrone of eenrichtingsvideo. Als je een ingewikkelde vraag moet beantwoorden of een gedetailleerde uitleg moet geven aan een collega, overweeg dan om een ​​paar minuten de tijd te nemen om een ​​video op te nemen van jezelf terwijl je door het antwoord loopt of een update deelt. Dit is niet alleen persoonlijker dan een e-mail, maar het is ook duidelijker:het zorgt ervoor dat belangrijke zaken als toon en lichaamstaal in uw reactie worden opgenomen. Een asynchrone video kost ook minder tijd dan een vergadering, zowel voor de afzender als voor de ontvanger.

De waarheid is dat virtuele vergaderingen een heel ander spel zijn. Maar als u zich richt op het beperken van onnodige vergaderingen, het gebruik van asynchrone video, het uitproberen van een memosysteem en het verkorten van de vergaderingen die u heeft, kunt u vergaderingen van wereldklasse houden in een externe omgeving.