Een belangrijk onderdeel van het starten van een klein bedrijf is het indienen van al het juiste papierwerk. Hoewel het opzetten van de juridische structuur van uw bedrijf en het invullen van formulieren vervelend en ontmoedigend kunnen lijken, is het vaak een wettelijk verplicht onderdeel van het proces. Twee documenten waar veel eigenaren van kleine bedrijven in de war raken, zijn operationele overeenkomsten en statuten. De kans is groot dat u een versie van beide documenten nodig heeft voor uw bedrijf, dus het is belangrijk om het doel van elk document te begrijpen.
Een operationele overeenkomst schetst en definieert interne operationele procedures en relatieovereenkomsten tussen de leden (eigenaren) van een naamloze vennootschap (LLC). Het algemene doel van een exploitatieovereenkomst is om richtlijnen vast te stellen voor hoe de bedrijfseigenaren zich professioneel tot elkaar verhouden op het gebied van management en bedrijfsvoering. Statuten zijn vergelijkbaar met een exploitatieovereenkomst, behalve dat ze worden gebruikt in bedrijven (S-bedrijven en C-bedrijven) in plaats van LLC's, en ze hebben vaak wettelijke vereisten voor welke informatie ze moeten bevatten.
De informatie die u opneemt in uw bedrijfsovereenkomst of statuten is afhankelijk van uw specifieke zakelijke en staatsvereisten; het bevat echter over het algemeen details over eigendom, bedrijfsvoering, beheer en financiering.
Robert Gauvreau, CPA en oprichter van Gauvreau &Associates, heeft een overzicht gemaakt van wat voor soort informatie een operationele overeenkomst kan dekken. Het bevat de volgende elementen:
Een exploitatieovereenkomst kan ook andere zaken bevatten die volgens u nodig zijn voor de bedrijfsvoering en de bescherming van de rechten van het bedrijf en zijn eigenaren.
Afhankelijk van het type bedrijf dat u heeft (LLC, S Corporation, C Corporation) en de staat waarin u woont, bent u mogelijk wettelijk verplicht om een exploitatieovereenkomst in te dienen. Elke LLC die zaken doet in Californië, Delaware, Maine, Missouri of New York is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om een LLC-exploitatieovereenkomst in te dienen. Hoewel LLC's in de andere 45 staten niet wettelijk verplicht zijn om een exploitatieovereenkomst te hebben, wordt dit ten zeerste aanbevolen.
Evenzo zijn bedrijven (S corps en C corps) door geen enkele staat wettelijk verplicht om een operationele overeenkomst te hebben, maar experts adviseren eigenaren van deze bedrijven om hun versie van een operationele overeenkomst, de zogenaamde statuten, op te stellen en uit te voeren.
"Statuten leggen de rechten en plichten vast van de partijen die bij de onderneming betrokken zijn en beperken, indien correct gevolgd door de partijen, de mogelijkheid dat rechtbanken 'de bedrijfssluier doorbreken' en aandeelhouders persoonlijk aansprakelijk stellen voor bedrijfsschulden," zei Kelly DuFord Williams, oprichter en managing partner van Slate Law Group. "Bovendien zullen sommige banken en kredietverstrekkers om bedrijfsstatuten vragen om de legitimiteit van het bedrijf te waarborgen voordat ze leningen verstrekken of rekeningen openen."
Belangrijkste afhaalmaaltijden: Een exploitatieovereenkomst (of statuten voor een bedrijf) wordt gebruikt om de relatieovereenkomsten tussen bedrijfseigenaren vast te stellen en te schetsen.
Oprichtingsstatuten, ook bekend als een oprichtingscertificaat of bedrijfscharter (certificaat van oprichting voor LLC's), is een juridisch document dat formeel een bedrijf opricht in de ogen van de staat.
Het belangrijkste voordeel van statuten is de juridische bescherming die het biedt voor uw persoonlijke bezittingen, aangezien dit document de bedrijfsactiva scheidt van de activa van de bedrijfseigenaar. Statuten worden vaak gedeponeerd bij de minister van Buitenlandse Zaken, met een indieningsvergoeding van ongeveer $ 50 tot $ 300.
De informatie die u in uw statuten of het oprichtingscertificaat opneemt, is afhankelijk van uw specifieke bedrijfs- en staatsvereisten. Gauvreau zei echter dat elk statutendocument doorgaans de volgende informatie bevat:
Uw statuten hebben mogelijk aanvullende informatie nodig, afhankelijk van de staat waarin u actief bent.
Of u wettelijk verplicht bent om statuten in te dienen, hangt af van het type bedrijf dat u bezit. LLC's zijn bijvoorbeeld niet wettelijk verplicht om statuten in te dienen, maar het wordt ten zeerste aanbevolen om een oprichtingscertificaat te hebben. Aan de andere kant is elk bedrijf wettelijk verplicht om statuten bij de staat in te dienen.
"Elk bedrijf moet zijn statuten opstellen en deze indienen bij de staat waarin ze ervoor kiezen om op te nemen," zei Williams. "Dit is de eerste stap bij het oprichten van een bedrijf - het bedrijf bestaat niet totdat de artikelen zijn ingediend."
Belangrijkste afhaalmaaltijden: De statuten, of een oprichtingscertificaat voor LLC's, is een juridisch document dat formeel een bedrijf opricht in de ogen van de staat.
Een exploitatieovereenkomst (statuten) is een intern document dat bepaalt hoe de bedrijfseigenaren zich professioneel tot elkaar verhouden, terwijl de statuten (certificaat van oprichting) een openbaar document zijn dat wettelijk een bedrijf als een bedrijf vestigt. Samen vormen deze documenten het juridische kader van uw organisatie.
Operationele overeenkomsten en statuten verschillen ook op basis van juridische structuur, verplichting, staatsvereisten, fiscale resultaten, volledigheid en rigiditeit. Operationele overeenkomsten zijn vaak minder formeel en gemakkelijker te wijzigen.
"Statuten worden ingediend vanaf de datum van oprichting en worden vaak niet bijgewerkt om aandeelhoudersinformatie, winstverdelingsmethoden of andere lopende zakelijke relaties op te nemen, terwijl operationele overeenkomsten gemakkelijker kunnen worden aangepast om bij te blijven met de huidige stand van zaken", zei Gauvreau.
Het is ook belangrijk om te begrijpen dat, hoewel ze een soortgelijk doel dienen, operationele overeenkomsten enigszins verschillen van de statuten van een bedrijf. Operationele overeenkomsten hebben de neiging om items gedetailleerder te schetsen dan de statuten van een bedrijf zouden doen.
"In de situatie van een bedrijf is het heel gebruikelijk om aanvullende overeenkomsten te laten sluiten, vaak aangeduid als een aandeelhoudersovereenkomst, die in meer detail de informatie schetst die normaal gesproken in een operationele overeenkomst zou staan," zei Gauvreau.
Belangrijkste afhaalmaaltijden: Een operationele overeenkomst is een intern document dat de relaties met de bedrijfseigenaar beschrijft, en de statuten definiëren een bedrijf wettelijk als een bedrijf met de staat.
Operationele overeenkomsten en statuten werken hand in hand om uw bedrijfsstructuur te schetsen en te bepalen hoe u legaal zult opereren. Ze hebben echter een beetje overlap en delen een paar vergelijkbare functies. Ze bevatten bijvoorbeeld allebei de nodige bedrijfsinformatie en delen een vergelijkbare functionaliteit en overzicht.
De operationele overeenkomst en de statuten "bevatten beide informatie over het bedrijf, zoals de bedrijfsnaam, het doel en hoe het bedrijf zal opereren", zei Gauvreau. "Bovendien definiëren beide documenten de eigendomsstructuur en zijn ze noodzakelijk om de functie van het bedrijf te begrijpen."
Het is verstandig voor elke LLC om een schriftelijke exploitatieovereenkomst en een oprichtingscertificaat op te stellen, en voor elke onderneming om statuten en oprichtingsartikelen op te stellen. Houd er rekening mee dat het onjuist indienen van deze documenten tot vertragingen kan leiden. Om u te helpen bij het correct opstellen en archiveren van deze bestuursdocumenten, is het raadzaam juridisch advies in te winnen voor hulp.
Belangrijkste afhaalmaaltijden: Operationele overeenkomsten en statuten definiëren beide het eigendom van het bedrijf en schetsen de structuur van het bedrijf.
Het wie, wat en waarom van geheimhoudingsovereenkomsten
Wat moet de exploitatieovereenkomst van uw LLC bevatten?
Wat is een koop-verkoopovereenkomst en waarom heeft uw kleine onderneming er een nodig
IP Primer:wat zijn mijn intellectuele eigendomsrechten en hoe bescherm ik ze?
Wat zijn futures en opties
Wat zijn derivaten en de soorten ervan?
Wat zijn GILT-fondsen? En hoe werken GILT-fondsen?