Het verwerken van loonlijsten kan arbeidsintensief zijn. Dus, hoe zou de wereld eruit zien als we loonlijsten met één klik zouden kunnen verwerken?

Tegenwoordig kunnen payrollbureaus een oplossing met één klik installeren. Hier is hoe...

Stel dat een bureaupraktijk meer dan 300 loonlijsten van klanten beheert. De helft van die payrolls wordt aangemerkt als standaard- of drempellonen (betaald tot de drempel van NIC). Met andere woorden, er is geen verandering van de ene betaalperiode naar de andere, en laten we aannemen dat het allemaal maandelijkse loonlijsten zijn.

Maandelijks proces

Met behulp van een bekende payroll software starten we het maandelijkse proces. De eerste stap is contact opnemen met 150 klanten om te bevestigen dat er deze maand geen wijzigingen zijn. Vervolgens moeten we elke loonlijst één voor één openen en een reeks taken uitvoeren, zoals belastingcodes bijwerken vanuit HMRC, automatische inschrijving uitvoeren, de loonlijst verwerken, de rapporten en loonstroken afdrukken, een back-up maken van de loonlijst, betalingen naar BACS sturen en maandelijks indienen keert terug naar pensioenmaatschappijen en HMRC.

Het uitvoeren van dit proces voor elke loonlijst op zijn beurt is door één accountant geschat op 20 minuten per loonlijst. (Ik laat u de berekening doen). Dit alles hoewel ongeveer 95 procent van die loonlijsten niet verandert van de ene betalingsperiode naar de andere.

Systems stuurt automatisch een e-mail

Stel je nu een proces voor waarbij het systeem automatisch een e-mail naar de klant stuurt met het verzoek de e-mail te beantwoorden met eventuele wijzigingen binnen een bepaald tijdsbestek. Voor de 5 procent die wel antwoordt, haalt het systeem hun loonlijst uit het geautomatiseerde proces.

De resterende loonlijsten worden verwerkt door alle noodzakelijke controles uit te voeren, rapporten en loonstroken te uploaden of af te drukken naar uw ePayslips-oplossingen, betalingen zoals nettoloon, gerechtelijke bevelen, pensioenen automatisch in te dienen en terug te sturen naar HMRC.

Afgezien van aanzienlijke kostenbesparingen, zou de productiviteit toenemen omdat geautomatiseerde bewerkingen ervoor zorgen dat taken niet worden vergeten of in de verkeerde volgorde lopen.

Geautomatiseerde processen

Dit is mogelijk door middel van open API's die accountants en bureaus ontwikkelingshulpmiddelen bieden om hun eigen geautomatiseerde processen uit te bouwen. API's (Application Programming Interface) bestaan ​​al een tijdje. De markt voor salarissoftware heeft echter slechts het oppervlak van API's bekrast en degenen die wel beweren dat API-aanbiedingen zeer beperkt zijn.

In 2015 lanceerde HMRC zijn API-strategie. David Gauke, de toenmalige financieel secretaris van de Schatkist, zei:"De API-strategie erkent dat het belangrijk is om samen te werken met ontwikkelaars van software". En HMRC is niet de enige, in 2016 ondersteunde het Britse ministerie van Financiën ook het gebruik van meer API's in de banksector.

Payroll-API's zijn niet de toekomst ... ze zijn er nu.

Payrun.io staat op stand 398 op Accountex.