'Midden in moeilijkheden   ligt kans' – Albert Einstein

Onze vriend Dan Richards bij MyFirmApp heeft dit artikel samengesteld … een paar kalmerende en bemoedigende woorden in deze moeilijke tijden.

Rustig. Zorg. Communiceer:dit is het moment om de vertrouwde adviseur te zijn

Terwijl de coronaviruspandemie de wereld overspoelt, zou het maar al te gemakkelijk zijn om alleen het negatieve te zien in wat er gebeurt.

De uitdagingen voor bedrijven, groot en klein, zijn ongetwijfeld enorm en het is een zorgwekkende tijd voor iedereen. Ons advies is simpel; blijf kalm, zorg voor uw medewerkers en uw klanten en communiceer effectief met beide.

Rustig

  Blijf kalm. In onzekere tijden kijken mensen naar leiders voor geruststelling en begeleiding en hier ligt een echte kans voor accountants om de echte rol van vertrouwde adviseur op zich te nemen en nieuwe manieren te vinden om nog dichter bij hun klanten te komen om hen door deze crisis te leiden.

Zorg

Laat zien dat je om je geeft. Op dit moment hebben uw klanten en uw medewerkers u meer dan ooit nodig. Ze zijn waarschijnlijk bezorgd over wat hen te wachten staat en willen het gevoel hebben dat iemand die ze vertrouwen, voor hen zorgt. Maak er een prioriteit van om regelmatig met hen te spreken om hen op de hoogte te houden met een gestage stroom van nauwkeurige informatie, terwijl u hen tegelijkertijd verzekert dat u altijd beschikbaar bent om praktisch advies te geven.

Communiceren

  Communiceer zoveel mogelijk. Negeer alle oude regels over wanneer en hoe te communiceren en te bellen, e-mailen, Skypen, sms'en en pushmeldingen te gebruiken om te praten over de uitdagingen waarmee uw klanten worden geconfronteerd en hen te laten weten dat u aan hun kant staat. Iedereen heeft hulp nodig in een tijd als deze en met overheidsadviezen die dagelijks veranderen, is er zeker geen gebrek aan begeleiding die je met hen kunt delen via digitale kanalen, van het laatste overheidsadvies, het bewaken van de cashflow tot het helpen regelen van de financiën.

Dit is een snel veranderende situatie en degenen die de gelegenheid aangrijpen om deze uiterst belangrijke versnelling te schakelen en dichter bij hun klanten te komen, zullen in de beste positie zijn om sterker uit de strijd te komen. Om de bal aan het rollen te brengen, volgen hier onze topaanbevelingen om operationeel en tegelijkertijd klantgericht te blijven. Dezelfde tips kunnen ook aan uw klanten worden doorgegeven.

1. Gebruik alle technologie die nu beschikbaar is

  De regering heeft geadviseerd om niet-essentiële reizen en contact te vermijden, dus het gebruik van technologie moet worden opgevoerd en waar mogelijk worden gebruikt om constant contact te houden. Het is nooit een beter moment geweest om te investeren in technologietools voor samenwerking en om uw communicatiemethoden te moderniseren, want zelfs nadat deze situatie voorbij is, zal de manier waarop we werken op de lange termijn aanzienlijk zijn veranderd.

• Bekijk het gebruik van cloudservers om gegevens in realtime te delen
• In plaats van persoonlijke vergaderingen te houden, zijn vergaderapplicaties zoals Skype of Zoom, die nu zo dicht mogelijk bij persoonlijke vergaderingen liggen, een geweldig alternatief
• Gebruik op chat gebaseerde samenwerkingstools zoals Slack of Microsoft Teams om in realtime op de hoogte te blijven van collega's en zelfs klanten. U kunt gebruikmaken van functies zoals samenwerking aan documenten, één-op-één chat en teamchat. Ze hebben ook hun eigen mobiele app, zodat je altijd verbonden bent
• De nadruk zal liggen op videochats en telefoontjes om contact te houden. Deze aanpak zal waarschijnlijk de zegen van uw klanten opleveren, aangezien tijd doorbrengen buiten hun bedrijf in vergaderingen steeds meer wordt gezien als een verspilling van kostbare tijd
• Door technologische ontwikkelingen is elektronische handtekeningen de veiligste en snelste manier om papierwerk en retouren geautoriseerd te krijgen. Als een klant vanwege het virus thuis werkt en het document naar zijn kantoor is gestuurd, zal er onvermijdelijk enige tijd vertraging zijn voordat het wordt ondertekend. Gebruik de huidige situatie als de perfecte gelegenheid om over te stappen op elektronische handtekeningen, met behulp van tools zoals Docusign, Adobe Sign of een mobiele documentscanner (we hebben een gratis versie beschikbaar in OneApp) waar mogelijk voor een snellere en milieuvriendelijkere doorlooptijd

2. Blijf in contact met klanten

  De onzekerheid is verontrustend en bedrijven zullen de komende maanden meer dan ooit de hulp van hun accountants nodig hebben. De begroting kondigde een reeks maatregelen van £ 12 miljard aan om diegenen te helpen die contant geld nodig hebben, waaronder de opschorting van de 'tijd om te betalen' door HM Revenue en Custom, verlichting van bedrijfstarieven, £ 3.000 subsidies voor de kleinste bedrijven, de Coronavirus Business Interruption Scheme en het terugvorderen van de kosten van 14 dagen ziektegeld.

De regering heeft sindsdien een financieel reddingspakket aangekondigd, inclusief garanties voor staatsleningen ter waarde van £ 330 miljard, samen met nog eens £ 20 miljard aan financiële toewijzingen om worstelende bedrijven te helpen het hoofd te bieden aan de economische catastrofe veroorzaakt. Uw klanten zullen willen weten welke gevolgen dit voor hen heeft en hoe zij indien nodig toegang kunnen krijgen tot de financiering - het is uw rol om hen daarbij te begeleiden.

Het tempo van de aankondigingen en de steeds veranderende situatie waarin we ons momenteel bevinden, betekent dat je onmiddellijke en effectieve manieren nodig hebt om contact te maken met je klanten om ze op de hoogte te houden en te laten zien dat je om hen geeft. Bij MyFirmsApp sturen we tijdig push-notificaties naar de Apps van onze klanten om hun klanten op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen. Sommige van onze klanten hebben ook geprofiteerd van het sturen van hun klanten zelf regelmatig push-berichten via hun app - het voordeel van push-berichten is dat ze direct zijn en bijna altijd worden gelezen, in plaats van verloren te gaan in de e-mailinbox, wat van vitaal belang is wanneer er continu nieuws is veranderen.

3. Noodplanning

  Het handhaven van het hoogste niveau van klantenzorg zal een vaste prioriteit blijven. Hier zijn slechts een paar aandachtspunten:

• Kijk naar het beleid rond zakenreizen en als een verbod wordt opgelegd, adviseer klanten over alternatieve methoden
• Bepaal wie verantwoordelijk is voor het adviseren van klanten als medewerkers positief zijn getest op het virus of zichzelf isoleren
• Maak een back-upbeleid voor het geval het personeel niet in staat is om tijdkritische taken uit te voeren
• Houd een IT-beoordeling voor degenen die thuis werken om te controleren of systemen net zo veilig zijn als op kantoor. Zorg ervoor dat alle klantinformatie vertrouwelijk blijft, wordt opgeslagen op een centrale server of in de cloud en dat er een back-up van wordt gemaakt
• Zorg ervoor dat de technologie aanwezig is om fysieke vergaderingen op afstand te houden, u zult waarschijnlijk aangenaam verrast zijn over hoe gemakkelijk online vergaderingen eigenlijk zijn!
• Plan resourcingstrategieën om het risico op verstoring tot een minimum te beperken als grote aantallen medewerkers afwezig zijn, zoals het opnieuw toewijzen van personeel, het opsplitsen van teams en de kruisopleiding van personeel dat bedrijfskritieke functies vervult
• Ontwikkel noodplannen voor kostenbesparingen in het geval dat de inkomsten negatief worden beïnvloed, om de bedrijfscontinuïteit zoveel mogelijk te waarborgen. Dit kan minimale salarisverlagingen voor al het personeel omvatten om volledige werkgelegenheid te behouden
• Stel digitale procedures in voor het ondertekenen van documenten

De tijd voor leiderschap is nu

  De volledige gevolgen van het coronavirus zijn nog onduidelijk, maar één ding weten we wel:de menselijke en zakelijke impact zal enorm zijn. Accountantskantoren hebben nu de plicht om voor hun werknemers en klanten te zorgen en de uitdagingen aan te gaan die zich voordoen.

Meer dan ooit moeten accountants zichzelf presenteren als de vertrouwde adviseur in tijden van crisis en sterke klantrelaties onderhouden door middel van effectieve communicatie en het gebruik van moderne, collaboratieve technologie.

MyFirmsApp maakt accountancybedrijven beter en helpt hen te groeien door ervoor te zorgen dat essentiële communicatie wordt gezien en concurrentievoordeel en loyaliteit wordt behouden door verbeterde betrokkenheid en interacties. Als wereldwijde nummer één leverancier van op maat gemaakte apps voor accountants en boekhouders die worden gebruikt door de meest vooruitstrevende bedrijven in de sector, heeft het bedrijf meer dan 1.200 apps voor accountants en boekhouders ontwikkeld die beschikbaar zijn in 11 landen en die dagelijks door meer dan een kwart miljoen bedrijven worden gebruikt om hun financiën beheren . www.mijnfirmsapp.co.uk