Er gebeuren fouten, vooral als het gaat om het vastleggen van transacties in uw boeken. Een soort boekhoudfout die gemakkelijk te maken is, is een omzettingsfout. Lees verder om te leren wat een omzettingsfout is en hoe deze uw boekhouding kan beïnvloeden.
Een omzettingsfout in de boekhouding is wanneer iemand de volgorde van twee getallen omkeert bij het registreren van een transactie (bijvoorbeeld 81 versus 18). Dit type boekhoudfout is gemakkelijk te maken, vooral wanneer transacties met de hand worden gekopieerd. U kunt een omzettingsfout maken bij het schrijven van een getal van twee cijfers of een reeks getallen (bijv. 1835 versus 1853).
Nu u weet wat omzetting in de boekhouding is, vraagt u zich misschien af waar deze fouten kunnen optreden. Transpositieboekhouding kan in uw journaalboekingen, bedrijfsgrootboek, financiële overzichten of facturen sluipen. U kunt ook onbedoeld de cijfers van het loon van een werknemer omdraaien tijdens het schrijven van hun salaris.
In principe kunnen transponeringsfouten overal voorkomen waar u nummers opneemt.
Houd er rekening mee dat omzettingsfouten niet alleen beperkt zijn tot boekhoudkundige boeken. Bedrijven kunnen dit soort fouten ook maken bij het opschrijven van het telefoonnummer, adres of nummerreeks van een klant in een e-mailadres. Evenzo kunnen individuen omzettingsfouten maken.
Boekhoudkundige fouten zijn tijdrovend en kostbaar. Er zijn een aantal problemen waartoe een eenvoudige omzettingsfout kan leiden, waaronder:
Er zijn veel soorten boekhoudkundige fouten die u bij de omzetting kunt maken. Bekijk de onderstaande voorbeelden om te zien hoe een eenvoudige omzettingsfout uw kleine onderneming kan beïnvloeden.
Stel dat u een verkoop op krediet doet aan een klant voor $ 1.810. Tijdens het maken van de journaalboeking crediteert u $ 1.810 op uw verkoopaccount. Maar u transponeert de cijfers en debiteert uw debiteurenrekening $ 1.180.
Zo ziet uw journaalboeking eruit:
| Datum | Account | Opmerkingen | Debet | Tegoed |
| X/XX/XXXX | Debiteuren | Verkoop op krediet | 1.180 | |
| Verkoop | 1.810 |
Zoals je kunt zien, zijn debet en credit ongelijk.
Laten we nu doen alsof u de klant gaat factureren voor de debiteuren hierboven. Je bladert door je journaalposten en ziet de $1.180 die je per ongeluk hebt opgeschreven.
In plaats van de klant te factureren voor $ 1.810, factureert u ze voor $ 1.180. Kunt u het zich veroorloven om het verschil van $ 630 te dekken tussen wat u verschuldigd bent en waarvoor u factureert?
Werkgevers kunnen ook een omzettingsfout maken bij het uitvoeren van de salarisadministratie. Stel dat u het uurtarief van een werknemer omdraait terwijl u informatie invoert in uw salarissoftware.
Het uurtarief van de werknemer is $ 21 per uur, maar u voert per ongeluk $ 12 in. Deze fout leidt niet alleen tot lagere lonen voor uw werknemer, maar leidt ook tot kostbare fiscale misrekeningen.
Dit is een omzettingsfout waarvoor achteraf moet worden betaald.
Er zijn een aantal belastingformulieren waarbij u omzettingsfouten kunt maken, waaronder uw belastingaangiften voor kleine bedrijven en loonbelastingformulieren.
Laten we zeggen dat u formulier 941 invult, de KWARTAALSE federale belastingaangifte van de werkgever. U gaat de lonen, fooien en andere vergoedingen opschrijven die u uw personeel tijdens het kwartaal heeft betaald. Maar in plaats van $ 41.935,12 op te schrijven, transponeer je de getallen en voer je $ 49.135,12 in.
Die eenvoudige, gemakkelijk te maken omzettingsfout waarschuwt de IRS dat uw belastingstortingen niet overeenkomen met de betaalde lonen.
In tegenstelling tot andere boekhoudfouten, is er een eenvoudige truc die u kunt gebruiken om een omzettingsfout op te sporen. En het komt allemaal neer op het getal '9'.
Maar laten we eerst even een stapje terug doen en praten over waar u nummerverschillen kunt vinden. U ziet mogelijk een omzettingsfout in de proefbalans, wanneer uw rekeningen niet gelijk zijn.
Een proefbalans is een rapport dat bedrijven gebruiken om boekhoudfouten op te sporen. Proefbalansen laten zien of debet en credit aan elkaar gelijk zijn. Als ze ongelijk zijn, kunt u teruggaan naar uw journaalboekingen om te zien waar de fout vandaan komt.
Over het algemeen stellen bedrijven aan het einde van elke rapportageperiode proefbalansen op. Maar u hoeft niet zo lang te wachten om een omzettingsfout te ontdekken. Als u merkt dat twee accounts ongelijk zijn, moet u onmiddellijk actie ondernemen.
OK, dus laten we nu teruggaan naar de magische "9" -identificatie van de omzettingsfout. Alle afwijkingen van de omzettingsfout zijn deelbaar door het cijfer 9. Als uw verschil gelijkelijk deelbaar is door het cijfer 9, heeft u mogelijk een omzettingsfout in handen.
Als u de getallen uit het bovenstaande voorbeeld gebruikt, schrijft u $ 1.180 op terwijl u $ 1.810 had moeten schrijven.
Zoek het verschil ($1.810 – $1.180) om te bepalen of het een omzettingsfout is. U houdt een verschil van $ 630 over.
Is het deelbaar door 9?
$630 / 9 =70
Ja! Het deelbaar door 9-trucje laat zien dat je een transponeringsfout in je handen hebt.
Heeft u een betere manier nodig om het geld van uw bedrijf bij te houden? De online boekhoudsoftware van Patriot kan helpen. Voer naadloos saldi in, registreer betalingen, stuur schattingen en nog veel meer! Waarom wachten tot morgen? Start vandaag nog uw gratis proefperiode.
De gevolgen van financiële problemen
3 grote misvattingen over de markt die u als belegger kunnen schaden
De grote vragen over prijsbepaling … beantwoord!
‘Diversiteit’, de Big Four … en de controlewaakhond
Het kleine boek dat de markt overtreft Boekenoverzicht
De grootste beleggingsfout die 90% beginners maken!
De problemen met schenkingsplannen