De Internal Revenue Service beschouwt een auto van de zaak als een belastbaar niet-contant extralegaal voordeel. Uw werkgever rapporteert de contante waarde in vak 1 en beschrijft het in vak 14 van uw jaarlijkse W-2-formulier, of rapporteert de contante waarde op een 1099-MISC als u een onafhankelijke contractant bent. De waarde ervan in termen van inkomen -- en het bedrag aan inkomstenbelasting dat u betaalt -- hangt af van of en hoeveel u de auto gedurende het kalenderjaar om persoonlijke redenen hebt gebruikt.
Volgens de IRS-regels heeft een bedrijfswagen die uitsluitend voor zaken wordt gebruikt, geen waarde in termen van belastbaar inkomen. Het gebruik ervan heeft geen invloed op het gerapporteerde loon of verhoogt uw aanslagbiljet inkomstenbelasting niet, ongeacht het aantal kilometers dat u rijdt. Gebruikt u de auto echter ook om persoonlijke redenen, dan moet u onderscheid maken tussen zakelijke en niet-zakelijke kilometers. Het is van vitaal belang om een kilometerlogboek bij te houden, omdat 100 procent van de waarde van de auto meetelt als inkomen op uw jaarlijkse W-2 of 1099-MISC, als u dit onderscheid niet kunt maken.
De IRS heeft geen specifieke vorm of methode die u moet gebruiken om mijlen voor zakelijk en persoonlijk gebruik bij te houden en te onderscheiden, maar het bevat wel een voorbeeldformulier op pagina 27 van publicatie 463 - Reis-, amusements-, cadeau- en autokosten.
In de IRS-publicatie 15-B Werkgeversbelastinggids voor extralegale voordelen, schetst sectie 3 een aantal methoden die worden gebruikt voor het bepalen van de waarde van een bedrijfswagen. Als u het voertuig voor persoonlijk gebruik mag gebruiken, zal uw werkgever waarschijnlijk ofwel de cent-per-mile-regel of de leasewaarde-regel gebruiken.
Vanaf de publicatiedatum beschouwt de cent-per-mijl-regel elke persoonlijke mijl die wordt gereden door een werknemer of een onafhankelijke contractant als gelijk aan 56 cent aan loon als u alle brandstofkosten betaalt en 50,5 cent aan loon als uw werkgever betaalt voor de brandstof. Om de volledige waarde te berekenen, vermenigvuldigt u het toepasselijke kilometertarief met het totaal aantal gereden persoonlijke mijlen. Als volgens uw kilometerlogboek bijvoorbeeld 455 van 7.000 mijlen voor persoonlijk gebruik waren en u voor brandstof hebt betaald, is het extralegaal voordeel gelijk aan $ 254,80 aan belastbaar inkomen. Als uw werkgever voor de brandstof heeft betaald, komt dit overeen met $ 229,78.
De leasewaarderegel, die alleen van toepassing is op een leaseauto, baseert de waarde van de auto in inkomen op de reële marktwaarde en de jaarlijkse leasewaarde van de auto volgens tabel 3-1 in IRS-publicatie 15-B, vanaf de eerste dag dat u het voor een persoonlijke reden gebruikt. Om de waarde te berekenen, deelt u het totale aantal gereden persoonlijke mijlen door het totale aantal mijlen en vermenigvuldigt u het resultaat met de jaarlijkse leasewaarde.
Als volgens uw kilometerlogboek bijvoorbeeld 455 van 7.000 mijlen voor persoonlijk gebruik waren en u voor brandstof hebt betaald, is een auto met een FMV van $ 12.500 -- en een overeenkomstige jaarlijkse leasewaarde van $ 3.600 gelijk aan $ 234 -- (455/ 7000) x 3.600 -- in lonen.
De leasewaarderegel omvat niet de waarde van brandstof, ongeacht wie ervoor betaalt. Daarom kan uw werkgever een afzonderlijke toeslag van 5,5 cent per mijl in rekening brengen voor alle gereden mijlen of deze toeslag alleen toepassen op persoonlijke mijlen.
Gedetailleerde rijgegevens zijn de sleutel tot het verlagen van de waarde van een bedrijfswagen in termen van inkomen. Tijdig bijhouden is ook van vitaal belang, want hoe langer u wacht met het registreren van gereden kilometers, hoe minder nauwkeurig uw terugroeping kan zijn. Om dit te voorkomen, raadt de IRS u aan onderscheid te maken tussen zakelijke en persoonlijke mijlen op of zo dicht mogelijk bij het tijdstip van elke rit.